Buchungsportale für Ihren Campingplatz: Provision kennen, Kontingent steuern

An einem Donnerstag im Juni kommt über ein Portal eine Buchung für zehn Nächte auf Parzelle 8. Am selben Nachmittag bucht ein Paar aus Hannover dieselbe Parzelle für dieselben Tage über Ihre eigene Website, und am Samstag steht ein ACSI-Karteninhaber am Schlagbaum, der sie mit Rabatt möchte. Drei Gäste, eine Parzelle, ein Wochenende voller Entschuldigungen. Buchungsportale füllen Plätze, die sonst niemand findet, aber sie kosten eine Provision, und wenn das Kontingent nicht gesteuert wird, verkaufen sie, was Sie nicht mehr haben. Hier steht, welche Portale in Deutschland zählen, was eine Buchung wirklich kostet und wie Sie die Verfügbarkeit in der Hand behalten.

Welche Portale für deutsche Plätze zählen

Jedes Portal bringt einen anderen Gast, und das sollte man wissen, bevor man unterschreibt:

• ACSI ist zweierlei: der Eurocampings-Führer samt App, in dem Sie für den Eintrag zahlen, und die ACSI Camping Card, mit der Karteninhaber in der Nebensaison einen festen, reduzierten Tagespreis zahlen. Das ist kein klassisches Buchungsportal, sondern eine Preisvereinbarung, und sie füllt Mai, Juni und September.
• Camping.info ist im deutschsprachigen Raum die Suchmaschine mit den meisten Bewertungen und der Ort, an dem viele Gäste den Platz zuerst vergleichen.
• Pitchup bringt vor allem niederländische, britische und dänische Gäste, die früh buchen und online zahlen, gegen Provision je bestätigter Buchung.
• Booking.com listet immer mehr Plätze mit Mietunterkünften und Glamping. Viel Volumen, viele Kurzentschlossene, die höchste Provision und die unbeweglichsten Bedingungen.
• Google ist kein Portal, aber mit Unternehmensprofil und Bewertungen die Seite, auf der die Entscheidung tatsächlich fällt.

Dazu kommen die Portale der Landesverbände und der regionalen Tourismusorganisationen, oft mit niedriger oder ganz ohne Provision. Fragen Sie bei Ihrem Landesverband nach, bevor Sie annehmen, es gebe nur die Großen.

Was eine Portalbuchung wirklich kostet

Die Provision liegt bei Campingportalen üblicherweise im niedrigen zweistelligen Prozentbereich des Buchungswerts, bei Booking.com eher darüber. Entscheidend ist aber nicht der Prozentsatz allein, sondern vier Fragen, die im Vertrag stehen:

• Worauf wird gerechnet? Auf den gesamten Aufenthalt oder nur auf die Anzahlung. Zahlt der Gast den Rest an der Rezeption und das Portal rechnet auf die Gesamtsumme, zahlen Sie Provision auf Geld, das Sie noch gar nicht gesehen haben.
• Wer kassiert beim Gast? Kassiert das Portal, rechnet es Wochen später ab und behält seine Provision ein; kassieren Sie selbst, stellt das Portal die Provision separat in Rechnung. Das Zweite ist besser für Ihre Liquidität.
• Was passiert bei Stornierung? Welche Provision bleibt fällig, wenn der Gast absagt oder nicht erscheint.
• Wie kommt die Rechnung? Die Provisionsrechnung eines Portals mit Sitz in einem anderen EU-Staat kommt ohne deutsche Umsatzsteuer. Als Leistungsempfänger schulden Sie die Steuer selbst, Stichwort Reverse-Charge nach § 13b UStG, und melden sie in Ihrer Voranmeldung. Klären Sie das einmal mit Ihrer Steuerberatung, dann nie wieder.

Rechnen Sie eine typische Buchung einmal durch, bis zu dem Betrag, der am Ende auf Ihrem Konto bleibt, und stellen Sie daneben dieselbe Buchung über Ihre eigene Website, wo nur die Gebühr des Zahlungsdienstleisters anfällt. Diese eine Zahl entscheidet im Januar, welchen Vertrag Sie verlängern.

Bestpreisklauseln binden Sie nicht mehr

Viele Betreiber glauben bis heute, sie dürften auf der eigenen Website nicht günstiger sein als auf dem Portal. Das stimmt in Deutschland nicht. Das Bundeskartellamt hat sowohl weite als auch enge Bestpreisklauseln von Buchungsportalen untersagt, der Bundesgerichtshof hat dieses Verbot 2021 bestätigt, und der Europäische Gerichtshof hat 2024 entschieden, dass Bestpreisklauseln keine notwendigen Nebenabreden zum Portalvertrag sind.

Praktisch heißt das: Sie dürfen auf Ihrer eigenen Seite den besseren Preis, die bessere Stornobedingung oder die letzte freie Parzelle anbieten. Nutzen Sie das. Ein Gast, der auf dem Portal sucht und dann auf Ihrer Seite bucht, ist die günstigste Buchung, die Sie bekommen können. Wenn ein Vertrag Ihnen etwas anderes vorschreibt, lassen Sie ihn prüfen, statt sich daran zu halten.

Kontingent: wie viele Parzellen bekommt welches Portal

Das Kontingent ist die Zahl der Einheiten, die ein Portal ohne Rückfrage verkaufen darf. Es gibt zwei Modelle, und das Donnerstagsdesaster entsteht, wenn man sie versehentlich mischt:

1. Festes Kontingent: Jedes Portal bekommt eine feste Zahl von Einheiten, etwa zehn Parzellen für das eine und vier Mietunterkünfte für das andere, und diese Einheiten verkaufen Sie über keinen anderen Kanal. Einfach und sicher, aber teuer, weil im August Unterkünfte für ein Portal blockiert sind, das sie vielleicht nicht verkauft.
2. Geteiltes Kontingent: Alle Kanäle verkaufen aus derselben Verfügbarkeit, und jede Buchung zieht überall gleichzeitig eine Einheit ab. Das füllt am besten und funktioniert nur, wenn die Verfügbarkeit sofort aktualisiert wird, nicht abends von Hand.

Die Faustregel für einen mittleren Platz: geteiltes Kontingent für die Touristikparzellen, die zahlreich und untereinander ähnlich sind, und ein kleines festes Kontingent für Mietunterkünfte, die wenige und teuer zu überbuchen sind. Und immer die eigene Website mit denselben Terminen.

Wie Sie doppelte Belegung vermeiden

Überbuchung verursacht nicht das Portal, sondern die Zeit zwischen einer Buchung und dem Moment, in dem die anderen Kanäle davon erfahren. Diese Lücke schließen Sie so:

• Ein einziger Belegungsplan für alle Buchungen: Portal, eigene Website, Telefon. Wenn das Telefon in ein Heft geht, ist das Heft der Kanal, der überbucht.
• Ein Channel Manager, der jede Portalbuchung entgegennimmt und die Verfügbarkeit in den anderen Kanälen nachzieht.
• Gleiche Bedingungen überall: dieselbe Anzahlung, dieselbe Stornoregel, dieselbe späteste Anreisezeit, damit die Rezeption nicht erst fragen muss, woher die Buchung kam.
• Verkaufsstopps für die starken Termine: Pfingsten, Brückentage und die Wochen der gestaffelten Sommerferien schließen Sie im Portal, bevor Sie voll sind, nicht danach.

CampSuite führt Online-Buchungen und die an der Rezeption notierten im selben Belegungsplan, sodass eine Parzelle nicht zweimal vergeben wird, und bietet einen Channel Manager, damit die Verfügbarkeit der Portale mit dem Plan mitgeht. Jede Buchung hält ihre Gäste mit ihren Daten, die Anzahlung und die Nachrichten an einem Ort, auf dem Telefon, gleich über welchen Kanal sie kam, und die Auswertung zeigt, welcher Kanal wie viele Buchungen und welchen Umsatz gebracht hat. Wenn Ihre eigene Seite der stärkste Kanal werden soll, sehen Sie sich die Online-Buchung an.

Prüfliste vor der nächsten Vertragsverlängerung

• Provision, Bemessungsgrundlage, Abrechnung und Stornoregel je Portal schriftlich vorliegen.
• Reverse-Charge für Provisionsrechnungen aus dem EU-Ausland mit der Steuerberatung geklärt.
• Bestpreisklausel im Vertrag geprüft; eigene Website darf günstiger sein.
• Kontingent je Einheitentyp entschieden: geteilt für Parzellen, klein und fest für Mietunterkünfte.
• Ein Belegungsplan für alle Buchungen, Telefonbuchungen eingeschlossen.
• Gleiche Anzahlung und Stornobedingungen in allen Kanälen.
• Verkaufsstopps für Brückentage und Ferienwochen gesetzt.
• Auswertung je Kanal am Saisonende: Buchungen, Umsatz, Provision.

Portale sind ein guter Partner, solange Sie wissen, was eine Buchung kostet, und solange Sie bestimmen, wer über Ihre Verfügbarkeit verfügt. CampSuite kommt in den nächsten Wochen nach Deutschland; wenn Sie sehen möchten, wie es mit Ihren Parzellen und Kanälen aussieht, hinterlassen Sie uns Ihre Kontaktdaten, und wir melden uns, sobald Sie Ihr Konto eröffnen können.