Ein Rezeptionstresen mit einem Schlüssel und einer Ankunftsliste

Samstag, siebzehn Uhr, zweiundzwanzig Anreisen. Vor der Rezeption steht eine Schlange bis zur Tür, vorne sucht eine niederländische Familie die Ausweise von vier Kindern, das Telefon klingelt, und draußen warten drei Wohnmobile an der Schranke und blockieren die Ausfahrt. Wer einen Platz betreibt, kennt diese Szene auswendig. Der Check-in auf dem Campingplatz löst sich nicht dadurch, dass eine zweite Person an den Tresen tritt: er löst sich dadurch, dass fast alles, was heute am Samstag passiert, aus dem Samstag herausgenommen wird.

Messen, was den Tresen wirklich aufhält

Bevor Sie etwas ändern, zählen Sie. Notieren Sie an zwei Hauptsaisonsamstagen, wie lange jede Anreise dauert und was sie aufhält. Das Ergebnis ist fast immer dasselbe: wenige Minuten für den eigentlichen Vorgang, und erheblich mehr für das Erfassen der Meldedaten aller Personen, für die Erklärung, wo die Parzelle liegt, für das Kassieren, für das Suchen des Schwimmbadbändchens und für zwei Fragen, die mit der Anreise nichts zu tun haben.

Diese Liste ist Ihr Arbeitsplan, denn jeder einzelne Punkt lässt sich vorziehen, vereinfachen oder verschieben. Die echte Bearbeitungszeit lässt sich nicht verkürzen, alles andere schon.

Den Meldeschein vor der Anreise ausfüllen lassen

Die Meldepflicht nach den §§ 29 und 30 Bundesmeldegesetz braucht die Daten aller Personen, die übernachten, Kinder eingeschlossen. Die Frage ist nicht, ob Sie sie erheben, sondern wann. Wenn Sie sie am Samstag am Tresen erheben, bezahlen Sie diese Zeit im teuersten Moment der Woche.

Fragen Sie sie stattdessen einige Tage vorher ab, mit einer Nachricht, die der Gast in Ruhe am Küchentisch ausfüllt: Namen, Geburtsdaten, Anschrift und die Angaben, die Ihr Meldeschein verlangt. Bei der Anreise bleiben zwei Dinge zu tun, nämlich den Ausweis der unterschreibenden Person anzusehen und zu prüfen, dass die Daten stimmen. Das ist eine Minute statt zehn.

Fragen Sie in derselben Nachricht alles ab, was Sie zur Planung des Tages brauchen: Kennzeichen, voraussichtliche Ankunftszeit, Länge von Wohnwagen oder Wohnmobil, ob ein Hund mitkommt, ob eine Parzelle in der Nähe der Sanitäranlagen gebraucht wird. Jede Antwort, die vorher kommt, ist eine Frage weniger am Tresen.

Zur Unterschrift: der Meldeschein braucht sie, und sie wird bei der Ankunft geleistet. Der Sinn der Vorab-Erfassung ist nicht, die Unterschrift zu sparen, sondern das Schreiben. Legen Sie den fertig ausgedruckten oder auf dem Bildschirm vorbereiteten Schein hin, lassen Sie unterschreiben, fertig.

Anreisefenster staffeln statt sie zu erleiden

Die Anreisezeit von fünfzehn bis zwanzig Uhr ist eine Konvention, kein Naturgesetz. Wenn sie in der Vor- und Nachsaison nicht gebraucht wird, erzeugt sie im August die Schlange von allein.

Zwei Maßnahmen wirken fast überall. Erstens: fragen Sie in der Bestätigung ein Zeitfenster ab und schlagen Sie eines vor, statt völlige Freiheit zu lassen. Viele Gäste antworten und kommen tatsächlich, wann sie es gesagt haben. Zweitens: trennen Sie die Anreisen, die Zeit brauchen, etwa ein Mobilheim mit Inventar und Kaution, von den schnellen, etwa eine bereits bezahlte Parzelle, und bearbeiten Sie sie in zwei Schlangen. Ein zweiter Tresen im Freien, nur für die schnellen, nimmt die Hälfte der Anreisen aus dem Büro heraus.

Denken Sie bei der Schranke auch an den Platz davor: dort müssen zwei oder drei Fahrzeuge stehen können, ohne die Ausfahrt zu versperren, sonst wird aus der Schlange ein Verkehrsproblem statt eines Empfangsproblems.

Vorher kassieren, nicht bei der Ankunft

Die Restzahlung am Tresen ist der zweite große Zeitfresser und der am leichtesten zu beseitigende. Verlangen Sie den Restbetrag vor der Anreise, oder machen Sie es zumindest möglich, vorher online zu zahlen, dann bleiben am Tresen nur die Kaution und der Verbrauch während des Aufenthalts.

Der Vorteil ist nicht nur Zeit. Ein bereits bezahlter Aufenthalt nimmt die Diskussion über den Preis vor der wartenden Schlange heraus, und er erspart Ihnen die Situation, von einer müden Familie nach sechs Stunden Autobahn Geld zu verlangen.

Denken Sie auch an die Kurtaxe und die Gästekarte. Wenn Ihre Gemeinde Gästekarten ausgibt, klären Sie vorher, wie viele Sie vorbereiten, damit Sie sie nicht einzeln ausfüllen, während die Schlange wächst. In CampSuite hält die Buchung die Gäste und ihre Daten, die Anzahlung, die Nachrichten und die Rechnung an einer Stelle, auch auf dem Handy, Ankünfte und Abfahrten des Tages stehen auf einem Bildschirm, und Kartenzahlungen nehmen Sie an der Rezeption und online entgegen. Die Meldung an die Meldebehörde und die Abrechnung mit der Kurverwaltung nehmen Sie weiter selbst vor: das System hält die Daten vor, es reicht sie nicht ein. Die Kosten stehen auf der Seite mit den Preisen, der Ablauf in den Funktionen.

Informationen aushändigen statt sie zu wiederholen

Jede Information, die Sie am Samstag zweiundzwanzig Mal sagen, ist eine, die Sie einmal hätten schreiben sollen. Machen Sie ein Blatt, keine Broschüre, mit dem Platzplan und der eingekreisten Parzelle, den Zeiten von Schwimmbad, Kiosk und Brötchenservice, den Regeln zu Nachtruhe, Autos und Hunden, der Nummer für die Nacht und dem WLAN-Zugang.

Schicken Sie es mit der Bestätigung und halten Sie gedruckte Exemplare am Tresen für die, die Nachrichten nicht lesen. Zeichnen Sie auf dem Plan den Weg vom Eingang zur Parzelle ein: das ist die häufigste Frage überhaupt und sie verschwindet mit einem Strich Filzstift.

Den Samstag am Freitag vorbereiten

Eine halbe Stunde am Freitagabend ist zwei Stunden am Samstag wert. Öffnen oder drucken Sie die Ankunftsliste, prüfen Sie, dass jede Buchung vollständige Daten hat, und rufen Sie an, wo etwas fehlt. Legen Sie Bändchen und Schlüssel in der Reihenfolge der erwarteten Ankunft bereit. Prüfen Sie, dass die abreisenden Mietunterkünfte der Reinigung mit einer Uhrzeit zugeordnet sind. Markieren Sie auf der Liste, wer bezahlt hat und wer nicht.

Legen Sie außerdem fest, wer was macht: eine Person am Tresen, eine draußen, die einweist und begleitet, und eine klare Regel, wer das Telefon annimmt. Ein Anruf mitten in einer Anreise verdoppelt die Zeit für beide.

Prüfliste für den nächsten Samstag

Keiner dieser Punkte braucht mehr Personal: sie brauchen, dass die Arbeit vom Samstagnachmittag auf den Mittwochmorgen wandert. Das Ergebnis sieht man sofort, und nicht nur an der Schlange: Gäste, die ohne zwanzig Minuten Warten ankommen, beginnen den Urlaub gut gelaunt, und das landet in den Bewertungen. Wenn Sie Buchungen, Gästedaten und die Ankünfte des Tages an einer Stelle führen möchten, sehen Sie sich die Lösung für kleine Plätze an oder schreiben Sie uns über die Kontaktseite.