DSGVO auf dem Platz, ohne die Rezeption in Formulare zu begraben

Über den Rezeptionstresen eines Campingplatzes gehen in einer Saison tausende Ausweise, Kennzeichen, Adressen, Geburtsdaten und Telefonnummern, die jemand mit Kugelschreiber auf einen Zettel schreibt, der bis abends liegen bleibt. Die DSGVO auf dem Campingplatz verlangt nicht, damit aufzuhören, denn ohne diese Daten können Sie den Gast weder einchecken noch den Meldeschein führen. Sie verlangt, dass Sie wissen, warum Sie welche Daten haben, wie lange, und wer sie außer Ihnen sieht. Dieser Beitrag nimmt die Punkte, die auf einem Platz wirklich anfallen.

Erst die Liste, dann die Erklärung

Bevor Sie irgendeinen Text schreiben, machen Sie die Aufstellung. Ein durchschnittlicher Platz verarbeitet mindestens diese Gruppen:

• Buchungsdaten: Name, Kontakt, Zeitraum, Parzelle oder Unterkunft, Anzahl der Personen.
• Meldedaten nach dem Bundesmeldegesetz, für alle anwesenden Personen.
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten.
• Zahlungsdaten, die meist beim Zahlungsdienstleister liegen und nicht bei Ihnen.
• Aufnahmen der Videoüberwachung an der Schranke und in gemeinsamen Bereichen.
• Beschäftigtendaten, samt Dienstplänen und Arbeitszeiten.
• Adressen für den Newsletter.
• Daten der Dauercamper, oft über Jahrzehnte gewachsen.

Jede Gruppe hat einen eigenen Grund zu existieren, und genau darum geht es: Sie brauchen nicht für alles eine Einwilligung, Sie brauchen für jede Gruppe die richtige Rechtsgrundlage.

Rechtsgrundlagen, eine je Gruppe

Buchung, Aufenthalt und Rechnung verarbeiten Sie zur Erfüllung des Vertrags. Für eine Buchung fragen Sie keine Einwilligung ab, denn ohne diese Daten gibt es keine Buchung. Der Meldeschein und die Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen beruhen auf einer rechtlichen Verpflichtung. Die Videoüberwachung stützt sich in der Regel auf das berechtigte Interesse an der Sicherheit von Personen und Sachen, das aber begründet und abgewogen sein muss. Newsletter und Werbung brauchen eine Einwilligung, freiwillig und widerruflich, getrennt von der Buchung erhoben.

Praktische Folge: ein Anmeldeformular mit einer Unterschrift für alles ist falsch. Das Kästchen für Werbung steht allein, es ist nicht vorausgefüllt, und wenn der Gast es nicht ankreuzt, funktioniert der Aufenthalt genauso. Alles andere erklären Sie in der Datenschutzinformation, Sie lassen es nicht unterschreiben.

Die Information selbst, auf Deutsch und in mindestens einer weiteren Sprache, nennt wer Sie sind, welche Daten Sie verarbeiten, wofür, wie lange, an wen Sie sie weitergeben und wie man seine Rechte ausübt. Stellen Sie sie auf eine Seite Ihrer Website, verweisen Sie mit einer Zeile in der Buchungsbestätigung darauf und hängen Sie ein Schild an die Rezeption. Sie müssen sie nicht bei jeder Anreise ausdrucken.

Die Löschfristen, die Sie wirklich brauchen

Der nützlichste Teil dieses Themas ist eine Tabelle mit zwei Spalten. Diese Fristen fallen auf jedem Platz an:

• Meldescheine: nach dem Bundesmeldegesetz ein Jahr aufzubewahren und danach innerhalb von drei Monaten zu vernichten. Nicht länger behalten, weil es praktisch wäre, und nicht früher wegwerfen.
• Rechnungen und Buchhaltung: nach den steuerlichen Vorschriften, also Jahre, nicht Monate.
• Alte Buchungen: für die Abwicklung und mögliche Ansprüche begrenzt aufbewahren, mit einer schriftlich festgelegten Frist, nicht für immer.
• Videoaufnahmen: kurz, und das Überschreiben läuft von selbst. Eine Speicherdauer von wenigen Tagen lässt sich begründen, Wochen in der Regel nicht.
• Newsletteradressen: bis zum Widerruf, und der Abmeldelink steht in jedem Versand.
• Bewerbungen von Saisonkräften: nach Abschluss des Verfahrens löschen, außer die Person stimmt einer längeren Aufbewahrung zu.

Schreiben Sie diese Fristen einmal auf und hängen Sie die Tabelle neben das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Sie ist mehr wert als zehn Seiten Datenschutzerklärung.

Kameras: Schild, kurze Frist, und der Betriebsrat

Die Videoüberwachung ist der Punkt, an dem am meisten falsch gemacht wird. Drei Regeln tragen fast alles. Erstens: das Hinweisschild steht vor dem Erfassungsbereich, ist auch nachts erkennbar und verweist auf die vollständige Information. Zweitens: kurze Speicherdauer, automatisch überschrieben, länger nur mit konkretem Anlass, etwa einem Vorfall oder einer Anfrage der Behörden. Drittens: keine Kameras dort, wo der Gast Rückzug erwartet, also nicht in Richtung Sanitärgebäude, Duschen, Parzellen oder Mietunterkünfte.

Dazu kommt ein Teil, der Sie als Arbeitgeber betrifft. Eine Kamera, die die Rezeption oder den Kioskbereich erfasst, erfasst auch Ihre Beschäftigten, und das ist arbeitsrechtlich ein eigenes Thema. Wenn bei Ihnen eine Arbeitnehmervertretung besteht, ist sie zu beteiligen. Besteht keine, bleibt die Abwägung trotzdem erforderlich und dokumentationspflichtig. Prüfen Sie das vor der nächsten Saison, nicht nach einer Beschwerde.

Verzeichnis, Auftragsverarbeiter und Zugänge

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist ein internes Dokument, das auflistet, was Sie verarbeiten, wozu, wie lange und mit welchen Schutzmaßnahmen. Für einen Campingplatz, der Daten vieler Personen nicht nur gelegentlich verarbeitet, lohnt es sich auch dann, wenn Sie sich klein fühlen: es ist das Erste, was verlangt wird, wenn etwas schiefgeht, und der einzige Weg, zu merken, wie viele Kopien derselben Daten im Haus herumliegen.

Listen Sie dann die Dienstleister auf, die Daten in Ihrem Auftrag sehen: Verwaltungssoftware, Zahlungsdienstleister, Mailanbieter, Steuerberatung, Buchungsportale. Mit jedem brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Fragen Sie danach, in der Regel hat der Anbieter ein Standarddokument bereit.

Prüfen Sie außerdem, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen. In Deutschland gilt dafür unter anderem eine Schwelle bei der Zahl der Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, und auf einem Platz mit vielen Saisonkräften an Rezeption, Bar und Reinigung kommt man dieser Schwelle näher als man denkt. Rechnen Sie Ihre Saison einmal durch und lassen Sie es sich bestätigen.

Innen gilt die banalste und wirksamste Regel: jede Person hat ihren eigenen Zugang, niemand nutzt das Passwort der Kollegin, und wer am Saisonende geht, verliert den Zugang am selben Tag. In CampSuite liegen die Buchung mit ihren Gästen und deren Daten, die Anzahlung, die Nachrichten und die Rechnung an einer Stelle, auch auf dem Handy, statt auf einem Zettel am Tresen und in drei verschiedenen Dateien. Was es kostet, steht auf der Seite mit den Preisen, wie Buchungen und Unterlagen zusammenlaufen in den Funktionen. Die Meldung an die Meldebehörde nehmen Sie weiter selbst vor: das System hält die Daten vor, es reicht sie nicht ein.

Vorfälle und Anfragen

Wenn Sie die Kontrolle über Daten verlieren, etwa durch einen gestohlenen Laptop oder einen unbefugten Zugriff, ist die Frist knapp: die Meldung an die Aufsichtsbehörde erfolgt unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden nach Kenntnis, es sei denn, ein Risiko für die betroffenen Personen ist unwahrscheinlich. Halten Sie ein Blatt mit den Nummern bereit, die Sie zuerst anrufen, denn 72 Stunden gehen im August schnell vorbei.

Wenn ein Gast eine Kopie seiner Daten, eine Löschung oder eine Korrektur verlangt, haben Sie in der Regel einen Monat Zeit, in komplexen Fällen verlängerbar. Antworten müssen Sie auch dann, wenn die Antwort negativ ist, etwa weil eine Rechnung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden darf. Dann erklären Sie den Grund, statt die Anfrage liegen zu lassen.

Prüfliste für den Herbst

• Aufstellung aller Datengruppen und der Rechtsgrundlage je Gruppe.
• Datenschutzinformation auf der Website, in Bestätigung und an der Rezeption erwähnt, in zwei Sprachen.
• Werbeeinwilligung getrennt, nicht vorausgefüllt, jederzeit widerruflich.
• Löschfristentabelle geschrieben und ausgehängt.
• Meldescheine ein Jahr aufbewahrt und danach fristgerecht vernichtet.
• Hinweisschilder zur Videoüberwachung vor dem Erfassungsbereich, nachts erkennbar.
• Speicherdauer der Aufnahmen kurz und am Rekorder eingestellt.
• Keine Kameras auf Sanitär, Duschen, Parzellen und Unterkünfte.
• Kameras, die Beschäftigte erfassen, arbeitsrechtlich geprüft und dokumentiert.
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aktuell.
• Verträge zur Auftragsverarbeitung mit allen Dienstleistern unterschrieben.
• Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten für Ihre Saisonbesetzung geprüft.
• Eigene Zugänge je Person, am Saisonende entzogen.
• Ablauf für die 72 Stunden festgelegt, mit den richtigen Telefonnummern.

Nichts davon ist ein Projekt: es ist ein Vormittag im Oktober, wenn der Platz leer ist und die Rezeption frei. Einmal gemacht, trägt es über Jahre. Wenn Sie Buchungen, Gästedaten und Unterlagen an einer Stelle führen möchten, sehen Sie sich die Lösung für kleine Plätze an oder schreiben Sie uns über die Kontaktseite.