Gestaffelte Sommerferien, aus einem Nachteil eine lange Saison machen

Im Juli sind drei Wochen Vollbelegung, dann fällt die Kurve ab, und Mitte August kommt sie noch einmal, weil Bayern und Baden-Württemberg erst dann Ferien haben. Wer im Rheinland plant, plant anders als jemand am Bodensee, und wer viele niederländische Gäste hat, plant nach einem dritten Kalender. Die gestaffelten Sommerferien sind für einen Campingplatz kein Ärgernis, sondern das wichtigste Planungswerkzeug der Saison: Sie verlängern sie um Wochen, wenn man sie kennt, und sie sorgen für halb leere Wochen, wenn man sie ignoriert. Hier steht, wie Sie daraus eine Belegung bauen, ohne am Ende zweimal dieselbe Parzelle zu verkaufen.

Ihr Kalender beginnt bei Ihren Quellmärkten

Die Ferientermine der Bundesländer werden langfristig abgestimmt und rollieren, damit nicht alle gleichzeitig starten. Für Sie heißt das: Ihre Saison hat nicht einen Höhepunkt, sondern mehrere, je nachdem, woher Ihre Gäste kommen.

Setzen Sie sich im Januar hin und bauen Sie einen Kalender mit:

• Den Sommerferien der fünf Bundesländer, aus denen die meisten Ihrer Gäste kommen. Nicht der Nachbarländer im geografischen Sinn, sondern der tatsächlichen Herkunft aus Ihrer Auswertung des Vorjahres.
• Den Ferien Ihres wichtigsten Auslandsmarkts. Für viele deutsche Plätze sind das die Niederlande, die ihre Sommerferien in drei Regionen staffeln, dazu Dänemark und die Schweiz.
• Den beweglichen Feiertagen: Ostern, Himmelfahrt, Pfingsten. Pfingstferien gibt es nicht in jedem Bundesland, und wo es sie gibt, füllen sie eine ganze Woche.
• Den Brückentagen des laufenden Jahres, die sich jedes Jahr verschieben.
• Den Herbstferien, die für Plätze mit Mietunterkünften oft der zweitbeste Zeitraum sind.

Diesen Kalender brauchen Sie nicht schön, sondern vollständig, und er gehört neben den Belegungsplan, nicht in eine Schublade.

Woche für Woche entscheiden, nicht Saison für Saison

Ein Preis für die Hauptsaison und einer für die Nebensaison verschenkt bei gestaffelten Ferien bares Geld. Entscheiden Sie stattdessen je Woche, und zwar vier Dinge:

1. Mindestaufenthalt. In den Wochen, in denen drei Bundesländer gleichzeitig Ferien haben, sieben Nächte mit festem Anreisetag für Mietunterkünfte. In den Randwochen drei oder vier Nächte, damit hineinkommt, wer keine ganze Woche kann.
2. Anreisetag. Fest in den Spitzenwochen, frei im Rest. Ein fester Anreisetag verhindert die einzelne Restnacht, die niemand mehr kauft.
3. Preisstufe. Nicht sieben Stufen, aber auch nicht zwei. Drei bis vier reichen, wenn sie den Ferienterminen folgen statt dem Kalendermonat.
4. Kontingent für Portale. In den Spitzenwochen klein und fest, in den Randwochen großzügig, weil Sie dort Reichweite brauchen und nicht Schutz.

Und eine Regel, die viele zu spät anwenden: In den letzten zwei Wochen vor einem Termin senken Sie den Mindestaufenthalt wieder, wenn einzelne Lücken übrig sind. Der Mindestaufenthalt schützt die Woche, während Sie sie aufbauen, nicht wenn sie am 5. August aus drei versprengten Parzellen besteht.

Die Randwochen füllen, statt auf Juli zu warten

Die gestaffelten Ferien geben Ihnen etwas, das ein Hotel in der Stadt nicht hat: sechs bis acht Wochen, in denen irgendwo jemand frei hat. Damit füllen Sie die Ränder:

• Sprechen Sie in den frühen Ferienwochen gezielt die Bundesländer an, die gerade starten, statt allgemein zu werben. Dieselbe Anzeige, anderes Timing.
• Nutzen Sie die Wochen ohne Schulferien für Gäste ohne schulpflichtige Kinder: Paare, Wohnmobilisten, Dauercamper, Gäste mit Hund. Diese Gruppe fragt nach Ruhe, nicht nach Animation.
• Halten Sie die Herbstferien frei im Kopf: Sie sind kürzer, aber sie verkaufen Mietunterkünfte gut, wenn Heizung und Ausstattung stimmen.
• Prüfen Sie die ACSI-Karte oder vergleichbare Vor- und Nachsaisonprogramme für genau diese Wochen. Dort ist ein reduzierter Festpreis sinnvoll, in der Spitzenwoche wäre er teuer.

Überbuchung vermeiden, wenn alles gleichzeitig gefragt ist

Überbuchung entsteht nicht in der ruhigen Woche, sondern genau dann, wenn mehrere Kanäle dieselben Termine gleichzeitig verkaufen. Was das verhindert:

• Ein Belegungsplan für alle Buchungen: Portale, eigene Website, Telefon, Tresen. Läuft das Telefon in ein Heft, ist das Heft der Kanal, der überbucht.
• Ein Channel Manager, der jede Portalbuchung entgegennimmt und die Verfügbarkeit überall nachzieht.
• Verkaufsstopps auf den Spitzenwochen, gesetzt bevor Sie voll sind, nicht danach.
• Gleiche Bedingungen in allen Kanälen, damit die Rezeption nicht erst fragen muss, woher die Buchung kam.
• Eine geführte Warteliste mit Namen, Terminen und Kontakt statt Zetteln am Tresen. In den Spitzenwochen gibt es immer Absagen, und eine geordnete Warteliste verkauft sie am selben Tag weiter.

CampSuite führt Online-Buchungen und die an der Rezeption notierten im selben Belegungsplan, sodass eine Parzelle nicht zweimal vergeben wird, und bietet einen Channel Manager, damit die Verfügbarkeit der Portale mit dem Plan mitgeht. Jede Buchung hält ihre Gäste mit ihren Daten, die Anzahlung und die Nachrichten an einem Ort, auf dem Telefon, und die Auswertung zeigt Belegung und Einnahmen je Woche und je Einheitentyp. Genau diese Auswertung brauchen Sie im Januar, um den Kalender des nächsten Jahres zu bauen: Sie zeigt, welche Ferienwochen bei Ihnen wirklich ziehen. Für Plätze mit Mietunterkünften und Glamping gilt dasselbe, nur mit festem Anreisetag.

Prüfliste für die Planung im Januar

• Ferientermine der fünf wichtigsten Herkunftsländer beziehungsweise Bundesländer im Kalender.
• Ferien des wichtigsten Auslandsmarkts ergänzt, bei den Niederlanden alle drei Regionen.
• Ostern, Himmelfahrt, Pfingsten und die Brückentage des Jahres eingetragen.
• Mindestaufenthalt und Anreisetag je Woche festgelegt, nicht je Saison.
• Drei bis vier Preisstufen, die den Ferienterminen folgen.
• Portalkontingent je Woche entschieden, klein in den Spitzenwochen.
• Regel notiert, den Mindestaufenthalt zwei Wochen vorher für Restlücken zu senken.
• Randwochen mit einem eigenen Angebot belegt, nicht mit demselben wie Juli.
• Verkaufsstopps terminiert, Warteliste mit Kontaktdaten angelegt.
• Auswertung des Vorjahres je Woche angesehen, bevor Preise gesetzt werden.

So wird aus einem Kalender, der Ihre Saison zerschneidet, ein Kalender, der sie verlängert: acht planbare Wochen statt drei volle und fünf halbe. Wenn Sie sehen möchten, wie CampSuite Belegung, Kanäle und Zahlen an einem Ort hält, sehen Sie sich die Preise an oder schreiben Sie uns.