Gruppen auf dem Platz, ein Segen im Mai und ein Risiko im Juli

Im Februar kommt eine Mail: eine Schule fragt für Mitte Mai nach dreißig Schülern, vier Begleitpersonen und vier Nächten. Das sind vier belegte Nächte in einer Woche, in der sonst sechs Wohnwagen stehen, und es ist gleichzeitig die Buchung, bei der am meisten schiefgehen kann. Gruppen und Jugendgruppen auf dem Campingplatz sind in der Vor- und Nachsaison bares Geld und in der Hauptsaison oft ein Fehler. Dieser Beitrag geht durch die Fragen, die vor der Zusage geklärt sein müssen, und durch das, was in den Vertrag gehört.

Erst die Anfrage bewerten, dann antworten

Bevor Sie zusagen, klären Sie sechs Punkte, am besten in der Antwortmail als Rückfragen formuliert:

• Wer ist der Vertragspartner: die Schule, der Verein, der Träger, oder eine Privatperson, die für alle bezahlt.
• Alter der Teilnehmer und wie viele Begleitpersonen mitkommen.
• Anreiseart: Bus, eigene Fahrzeuge, Fahrräder. Ein Reisebus braucht eine Wendemöglichkeit und einen Stellplatz, der nicht die Zufahrt blockiert.
• Unterbringung: eigene Zelte, Mietunterkünfte, oder eine Mischung.
• Programm: Lagerfeuer, Grillen, Sportplatz, Nutzung des Aufenthaltsraums bei Regen.
• Verpflegung: Selbstversorgung mit eigener Küche, Nutzung Ihrer Gastronomie, oder Catering von außen.

Die Antworten entscheiden über den Preis, über den Platzbereich und darüber, ob Sie überhaupt zusagen. Eine Jugendgruppe neben der Dauercamperreihe ist ein Konflikt mit Ansage, auch wenn sich alle Mühe geben.

Der Vertrag läuft mit dem Träger, nicht mit den Teilnehmern

Das ist der wichtigste Satz dieses Beitrags. Bei einer Klassenfahrt ist Ihr Vertragspartner die Schule oder der Schulträger, bei einer Freizeit der Verein. Nicht die einzelnen Eltern, nicht der Lehrer persönlich. Das entscheidet darüber, an wen die Rechnung geht, wer bei Schäden haftet und mit wem Sie sprechen, wenn etwas nicht läuft.

In den Vertrag gehören neben Zeitraum, Personenzahl und Preis:

• Die Anzahlung und wann sie fällig ist, sowie der Restbetrag und ob er vor oder bei Anreise bezahlt wird.
• Eine Stornostaffel, gestaffelt nach Vorlauf, und eine Regelung für eine Gruppe, die statt dreißig nur zweiundzwanzig Personen bringt. Legen Sie eine Mindestteilnehmerzahl fest, bis zu der Sie abrechnen.
• Die Kaution, ihre Höhe, wann sie gezahlt wird und unter welchen Bedingungen sie zurückgeht.
• Die Aufsicht: der Träger stellt die Begleitpersonen und ist für die Aufsicht seiner Teilnehmer verantwortlich, nicht der Platz. Halten Sie fest, dass mindestens eine benannte volljährige Person durchgehend erreichbar ist, mit Handynummer.
• Die Platzordnung als Vertragsbestandteil, ausdrücklich, und die Nachtruhe mit Uhrzeit.
• Eine Abbruchklausel für den Fall wiederholter erheblicher Störungen, damit Sie nicht am dritten Abend improvisieren müssen.

Schicken Sie den Vertrag früh und lassen Sie ihn unterschrieben zurückschicken. Eine Schule braucht dafür Wochen, nicht Tage, weil mehrere Stellen zustimmen müssen.

Meldeschein und Kurtaxe bei Gruppen

Die Meldepflicht entfällt bei Gruppen nicht, aber sie lässt sich praktikabel erledigen. Nach dem Bundesmeldegesetz können für Reisegruppen besondere Meldescheine verwendet werden, sodass nicht jeder Teilnehmer einen eigenen Bogen ausfüllt. Klären Sie mit Ihrer Meldebehörde, welche Form sie erwartet, und geben Sie dem Träger das Formular vier Wochen vor Anreise, damit es ausgefüllt ankommt und nicht am Bus ausgefüllt wird.

Bei der Kurtaxe gilt die Satzung Ihrer Gemeinde, und die enthält häufig Befreiungen oder Ermäßigungen für Kinder, Jugendliche und Schulklassen. Lesen Sie die Satzung nach, bevor Sie ein Angebot schreiben, denn der Unterschied entscheidet bei dreißig Personen über den Gesamtpreis. Wenn Ihre Gemeinde Gästekarten ausgibt, klären Sie vorher, wie die Ausgabe an eine Gruppe organisiert wird.

Vor Ort: Bereich, Ansprechpartner, Übergabe

Weisen Sie der Gruppe einen zusammenhängenden Bereich zu, möglichst am Rand und mit Abstand zu Dauercampern und zu Familien mit kleinen Kindern. Zeigen Sie bei der Ankunft dem Begleitteam, nicht der ganzen Gruppe, die Sanitäranlagen, die Mülltrennung, den Feuerlöscher, den Treffpunkt im Notfall und die Grillstelle, und übergeben Sie Schlüssel gegen Unterschrift.

Machen Sie eine kurze Übergabe am Anfang und eine Abnahme am Ende, beide mit Fotos. Fünf Minuten Rundgang mit dem Handy sparen die Diskussion über die Kaution. Und benennen Sie eine Person bei Ihnen, die für diese Gruppe zuständig ist, damit das Begleitteam nicht jedes Mal jemand anderen fragt.

Notieren Sie Vorfälle direkt an der Buchung, mit Uhrzeit und Namen. In CampSuite liegen die Buchung mit den Gästen und ihren Daten, die Anzahlung, die Nachrichten und die Rechnung an einer Stelle, auch auf dem Handy, sodass der Kollege in der Spätschicht dasselbe sieht wie Sie. Die Ankünfte des Tages stehen auf einem Bildschirm, Gruppe eingeschlossen. Wie das aussieht, sehen Sie in den Funktionen, und was es kostet auf der Seite mit den Preisen.

Prüfliste für die nächste Gruppenanfrage

• Vertragspartner geklärt: Schule, Träger oder Verein, mit Rechnungsanschrift.
• Alter, Teilnehmerzahl und Zahl der Begleitpersonen schriftlich bestätigt.
• Anreise mit Bus geprüft: Zufahrt, Wendemöglichkeit, Parkplatz.
• Zeitraum außerhalb der Hauptsaison gelegt, wenn irgend möglich.
• Platzbereich am Rand zugewiesen, mit Abstand zu Dauercampern.
• Anzahlung, Restzahlung und Stornostaffel im Vertrag.
• Mindestteilnehmerzahl für die Abrechnung festgelegt.
• Kaution vereinbart, mit Bedingungen für die Rückzahlung.
• Aufsichtspflicht beim Träger, eine benannte erreichbare Person mit Handynummer.
• Platzordnung als Vertragsbestandteil, Nachtruhe mit Uhrzeit.
• Abbruchklausel bei wiederholten erheblichen Störungen.
• Meldescheinform mit der Meldebehörde geklärt, Formular vier Wochen vorher verschickt.
• Kurtaxesatzung auf Ermäßigungen für Jugendgruppen geprüft.
• Übergabe und Abnahme mit Fotos, Schlüssel gegen Unterschrift.

Eine gut vorbereitete Gruppe füllt eine Maiwoche, die sonst leer bleibt, und kommt im nächsten Jahr wieder, weil Schulen bei einem Platz bleiben, der funktioniert. Eine schlecht vorbereitete Gruppe kostet Sie drei Dauercamper. Der Unterschied liegt vollständig in den zwei Stunden, die Sie in den Vertrag stecken. Wenn Sie Buchungen, Gruppen und Ankünfte an einer Stelle führen möchten, sehen Sie sich die Lösung für kleine Plätze an oder schreiben Sie uns über die Kontaktseite.