Kartenzahlung auf dem Campingplatz, ohne Überraschung auf der Abrechnung

Samstag im August, die Schlange an der Rezeption wird länger, und die Familie vom Mobilheim 12 möchte den Restbetrag mit Karte zahlen. Das Terminal braucht zehn Sekunden, jemand schlägt Überweisung vor, und am Monatsende steht auf der Abrechnung Ihres Dienstleisters eine Zeile Gebühren, die niemand erklären kann. Kartenzahlung ist auf einem Campingplatz längst die Regel: Anzahlung online bei der Buchung, Rest bei der Anreise, Kleinigkeiten am Kiosk. Hier steht, was sie wirklich kostet, was Sie dem Gast dafür berechnen dürfen und was bei Erstattungen und beim Finanzamt zu beachten ist.

Kein Aufschlag: was Sie nicht weitergeben dürfen

Beginnen wir mit der Regel, gegen die am häufigsten verstoßen wird. Nach § 270a des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist eine Vereinbarung unwirksam, durch die der Zahlende für die Nutzung einer SEPA-Überweisung, einer SEPA-Lastschrift oder einer gängigen Zahlungskarte ein Entgelt zahlen soll. Das Schild "bei Kartenzahlung 50 Cent Aufschlag" ist also keine Preispolitik, sondern eine unwirksame Abrede.

Was Sie dürfen: selbst entscheiden, welche Zahlungsmittel Sie annehmen, und das deutlich ankündigen. Eine allgemeine Pflicht, Karten zu akzeptieren, gibt es in Deutschland nicht, und einen Mindestbetrag für Kartenzahlung dürfen Sie festlegen, solange Sie ihn vorher sichtbar machen und keinen Aufschlag daraus machen. In der Praxis stellt sich die Frage kaum: Ein niederländischer oder dänischer Gast reist ohne Bargeld an, und die Karte abzulehnen kostet mehr als die Gebühr.

Woraus sich die Gebühr zusammensetzt

Was Ihr Dienstleister berechnet, ist kein einzelner Betrag, sondern eine Stapelung. Sie auseinanderzunehmen ist die Grundlage jeder Verhandlung:

• Das Interbankenentgelt, das an die Bank des Gastes geht. Für Verbraucherkarten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum ist es durch eine EU-Verordnung gedeckelt, bei Debitkarten niedriger als bei Kreditkarten. Firmenkarten und Karten von außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums fallen nicht unter diese Deckel, und genau das merken Sie bei einer Buchung, die mit einer britischen oder einer Firmenkarte bezahlt wurde.
• Das Systementgelt des Zahlungsnetzes, klein, aber vorhanden.
• Die Marge Ihres Dienstleisters. Das ist der Teil, über den Sie sprechen können.
• Bei der Girocard gilt ein eigenes Entgeltmodell, das sich von dem der internationalen Kreditkarten unterscheidet. Lassen Sie sich beides getrennt ausweisen.

Verlangen Sie deshalb immer eine Aufschlüsselung nach Kartenart, nie einen Durchschnitt. Und prüfen Sie den Rest des Vertrags: Miete oder Kauf des Terminals, fester Betrag je Transaktion, monatliche Grundgebühr, Gutschriftsfrist auf Ihrem Konto und die Kosten einer Erstattung.

Anzahlung online, Rest bei der Anreise

Online zu kassieren bringt einem Platz die meiste Ruhe, denn eine Anzahlung, die bei der Buchung eingeht, macht aus einer Anfrage eine echte Buchung. Für Zahlungen im Internet gilt die starke Kundenauthentifizierung, meist eine Bestätigung in der Bank-App des Gastes. Das kostet eine halbe Sekunde und schützt auch Sie: Eine authentifizierte Zahlung ist deutlich schwerer zu widersprechen.

Prüfen Sie in dem System, mit dem Sie buchen, drei Dinge:

1. Die Anzahlung wird verlangt und eingezogen, bevor die Buchung bestätigt wird, mit den im selben Schritt akzeptierten Stornobedingungen.
2. Der Restbetrag lässt sich online vor der Anreise oder an der Rezeption zahlen, und landet in beiden Fällen auf derselben Buchung.
3. Jede Zahlung erzeugt einen Beleg oder eine Rechnung, ohne dass jemand sie abtippt.

Erstattungen und Widersprüche

Irgendwann storniert ein Gast fristgerecht, oder jemand widerspricht einer Abbuchung bei seiner Bank. Die Regeln, die Verluste vermeiden:

• Die Erstattung geht auf dieselbe Karte zurück, über das Terminal oder das Portal, nie in bar und nie auf ein anderes Konto. Fragen Sie vorher, ob Ihr Dienstleister die ursprüngliche Gebühr einbehält.
• Eine Stornierung am selben Tag, vor dem Kassenschnitt, kostet weniger als eine Erstattung am Tag darauf.
• Bei einem Chargeback verlangt die Bank des Gastes Nachweise: die Buchung, die akzeptierten Bedingungen, den Schriftverkehr, die Anwesenheit auf dem Platz. Wer alles an einem Ort hat, antwortet in zehn Minuten; wer in zwei Postfächern sucht, gibt auf.
• Zu jeder Erstattung gehört der passende Korrekturbeleg, mit der Kurtaxe gesondert behandelt, falls sie eingezogen war.

Was das Finanzamt erwartet

Ein Punkt, der bei Plätzen gern untergeht, wenn das Kassensystem gewechselt wird: Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, braucht nach der Kassensicherungsverordnung eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, und es gilt die Belegausgabepflicht. Dazu kommt die Mitteilungspflicht für elektronische Kassensysteme gegenüber dem Finanzamt. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, was für Ihr System gilt, und lassen Sie sich vom Anbieter bestätigen, dass die Anforderungen erfüllt sind. Eine Kassennachschau kommt unangekündigt, und dann will man die Unterlagen nicht suchen.

Zur Rechnung selbst: Pflichtangaben vollständig, und die Kurtaxe getrennt ausgewiesen, weil sie Geld der Gemeinde ist und nicht Ihr Entgelt.

Jede Zahlung an ihre Buchung

Die eigentlichen Kosten des bargeldlosen Zahlens sind oft nicht die Gebühren, sondern der Vormittag am Monatsende, an dem jemand einen Kontoauszug neben einen Papierplan legt. Die Lösung passt in einen Satz: Jede Zahlung lebt an ihrer Buchung, nicht in einer Belegschublade.

CampSuite zieht Anzahlungen und Restbeträge per Karte ein, online wie an der Rezeption, und hält jede Zahlung an der zugehörigen Buchung, zusammen mit den Gästen, ihren Daten und den Nachrichten, auf dem Telefon. Rechnungen und Quittungen kommen aus derselben Buchung, eine Erstattung geht von dort aus, und die Auswertung der Einnahmen von Tag und Monat sagt Ihnen, was hereingekommen ist, ohne zwei Listen nebeneinanderzulegen. Online-Buchungen und die an der Rezeption notierten laufen in denselben Belegungsplan, sodass eine Parzelle nicht zweimal vergeben wird. Ob Touristikparzellen, Mietunterkünfte und Glamping oder beides: die Logik bleibt gleich.

Prüfliste für diese Woche

• Vertrag des Zahlungsdienstleisters gelesen: Entgelte je Kartenart, Terminalmiete, Kosten einer Erstattung, Gutschriftsfrist.
• Kein Aufschlag für Kartenzahlung, und kein Schild, das einen andeutet.
• Mindestbetrag, falls Sie einen setzen, sichtbar an der Rezeption.
• Terminal mit zweiter Verbindung und Ersatzakku für die Samstage im August.
• Anzahlung bei der Buchung eingezogen, Stornobedingungen im selben Schritt akzeptiert.
• Ablauf für Erstattungen schriftlich: dieselbe Karte, Korrekturbeleg, Kurtaxe gesondert.
• Unterlagen für einen Chargeback in zehn Minuten auffindbar.
• Technische Sicherheitseinrichtung und Belegausgabe mit der Steuerberatung geklärt, Bestätigung des Anbieters abgelegt.
• Jede Zahlung an ihrer Buchung, nicht an einem losen Beleg.

Damit zahlt die Familie vom Mobilheim 12 in dreißig Sekunden, an der Rezeption diskutiert niemand über Aufschläge, und jede Zeile der Monatsabrechnung hat eine Erklärung. Wenn Sie sehen möchten, wie CampSuite Buchungen, Zahlungen und Rechnungen an einem Ort hält, sehen Sie sich die Preise an oder schreiben Sie uns.