Saisonkräfte auf dem Campingplatz: Vertrag und Meldungen

Ein Dienstplan an einer Pinnwand neben einem Stapel unterschriebener Verträge

Die beste Saisonkraft, die Sie je hatten, war im Februar noch zu haben und im April nicht mehr. Das ist der eine Satz, den jeder Platzbetreiber nach drei Jahren selbst sagt, und er beschreibt genau, warum dieses Thema in den Winter gehört und nicht in den Mai. Der zweite Grund ist unangenehmer: Saisonbeschäftigung hat in Deutschland mehr bewegliche Teile als jede andere Personalform, und fast alle davon muss man vor dem ersten Arbeitstag geregelt haben, nicht danach.

Dieser Beitrag sortiert, was zu entscheiden ist, in welcher Reihenfolge, und wo Sie Ihre Steuerberatung fragen müssen, statt sich auf eine Zahl aus einem alten Artikel zu verlassen.

Erstens: welche Beschäftigungsform passt

Es gibt drei Wege, und die Wahl entscheidet über Abgaben, Meldungen und darüber, wie viel jemand arbeiten darf.

Befristeter Arbeitsvertrag. Der Normalfall für eine Kraft, die die ganze Saison bleibt. Eine Befristung mit Sachgrund ist bei saisonalem Bedarf möglich; ohne Sachgrund gelten eigene Grenzen. Wichtig und oft falsch gemacht: Die Befristung muss vor Arbeitsantritt schriftlich vereinbart und unterschrieben sein. Wird am ersten Tag nur mündlich abgesprochen und der Vertrag später nachgereicht, kann aus der Befristung ein unbefristetes Arbeitsverhältnis werden.
Kurzfristige Beschäftigung. Gedacht für Einsätze, die im Kalenderjahr auf einen kurzen Zeitraum begrenzt sind und nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Die Zeitgrenzen und die Frage, wann Berufsmäßigkeit vorliegt, sind der Punkt, an dem es teuer wird, wenn man sich irrt. Lassen Sie sich den aktuellen Stand vor der Saison von Ihrer Steuerberatung bestätigen und halten Sie die Auskunft schriftlich.
Minijob. Für laufende kleine Einsätze über die Saison. Die Verdienstgrenze ist seit einigen Jahren an den Mindestlohn gekoppelt und ändert sich deshalb, wenn der Mindestlohn sich ändert. Schreiben Sie sich den geltenden Betrag jedes Jahr neu auf, statt ihn aus dem Kopf zu verwenden, und melden Sie über die Minijob-Zentrale.

Eine Mischform ist möglich und üblich: eine feste Rezeptionskraft befristet über die Saison, Reinigungskräfte als Minijob, Aushilfen für die Hauptwochen kurzfristig. Aber jede Person braucht ihre eigene saubere Einordnung.

Zweitens: die Meldungen, vor dem ersten Arbeitstag

Betriebsnummer der Agentur für Arbeit, falls Sie noch keine haben.
Anmeldung zur Sozialversicherung bei der zuständigen Krankenkasse beziehungsweise der Minijob-Zentrale, fristgerecht.
Sofortmeldung. In bestimmten Branchen ist die Meldung spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung abzugeben. Ob Ihr Betrieb darunter fällt, hängt davon ab, wie er eingeordnet ist, und ein Campingplatz mit Gastronomie ist hier ein Grenzfall. Fragen Sie das vor der Saison ab, nicht beim ersten Zoll-Besuch.
Unfallversicherung. Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft und jährliche Entgeltmeldung.
A1-Bescheinigung. Wenn Sie Kräfte aus anderen EU-Staaten beschäftigen, die dort sozialversichert bleiben, gehört die Bescheinigung in die Personalakte, bevor gearbeitet wird.
Ausweis und Aufenthaltstitel bei Drittstaatsangehörigen, mit Kopie und Prüfdatum.

Drittens: Arbeitszeit, Mindestlohn und Aufzeichnung

Das Arbeitszeitgesetz gilt auch im Juli. Die werktägliche Arbeitszeit ist begrenzt und eine Verlängerung nur unter Ausgleich zulässig, zwischen zwei Schichten liegt eine Ruhezeit, und Pausen sind vorgeschrieben. Für Beherbergung und Gaststätten gibt es Besonderheiten bei Sonn- und Feiertagsarbeit, aber keine Befreiung von den Grenzen.

Dazu kommt die Aufzeichnungspflicht. In mehreren Branchen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet und aufbewahrt werden, und bei Minijobs gilt sie ohnehin breit. Das heißt praktisch: ein Stundenzettel pro Person und Woche, von der Person abgezeichnet, aufbewahrt. Keine Excel-Datei, die im September rückwirkend entsteht. Genau danach wird bei einer Prüfung gefragt, und genau das fehlt in den meisten Betrieben.

Arbeiten bei Ihnen Jugendliche unter achtzehn, gilt zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz, mit eigenen Zeiten, Pausen und Verboten. Das ist kein Detail: es betrifft fast jeden Platz, der im Sommer Schülerinnen und Schüler einsetzt.

Viertens: Unterkunft und Verpflegung

Viele Plätze stellen Saisonkräften ein Zimmer, einen Wohnwagen oder ein Mobilheim. Drei Dinge, die dann gelten:

Stellen Sie Unterkunft oder Verpflegung, ist das in der Regel ein geldwerter Vorteil, der mit den amtlichen Sachbezugswerten anzusetzen ist. Die Werte ändern sich jährlich, also holen Sie sie jedes Jahr frisch.
Die Unterkunft muss zumutbar sein: Heizung, abschließbarer Raum, Sanitär, Privatsphäre. Ein ungedämmter Wohnwagen im April ist ein Problem, das Ihnen am dritten kalten Morgen die Kraft kostet.
Regeln Sie schriftlich, was bei Vertragsende mit der Unterkunft passiert, und zu welcher Frist.

Fünftens: Einarbeitung, die eine halbe Saison spart

Der häufigste Fehler ist nicht rechtlicher Art. Er besteht darin, eine neue Kraft am ersten Samstag allein an die Rezeption zu stellen. Planen Sie einen halben Tag ein, vor dem ersten Dienst, mit fünf Punkten:

Rundgang über den Platz mit dem Platzplan, bis sie jeden Standplatz findet.
Eine komplette Buchung von Anfang bis Ende, selbst gemacht: anlegen, kassieren, bestätigen, stornieren.
Meldeschein und Kurtaxe: was gefragt wird, was aufbewahrt wird.
Was im Notfall passiert: Feuerlöscher, Sammelplatz, wer angerufen wird, wo die Abschaltungen sind.
Was sie selbst entscheiden darf und was nicht, mit Beträgen.

Dafür muss die Technik so sein, dass eine neue Kraft sie an einem Vormittag versteht. CampSuite führt Online-Buchungen und von Hand eingetragene Buchungen in einem Belegungsplan zusammen, sodass ein Standplatz nie doppelt vergeben wird, hält jede Buchung mit ihren Gästen und deren Daten, der Anzahlung und den Nachrichten an einem Ort, auch auf dem Telefon, nimmt Anzahlungen und Restbeträge per Karte, stellt Rechnungen und Belege aus und zeigt die Anreisen und Abreisen des Tages. Was enthalten ist, steht auf der Funktionsseite, und was das für kleinere Plätze bedeutet auf der Lösungsseite.

Prüfliste für den Winter

Personalbedarf je Woche geplant, nicht je Monat.
Für jede Stelle die Beschäftigungsform festgelegt und mit der Steuerberatung bestätigt.
Aktuelle Zeitgrenzen für kurzfristige Beschäftigung und die geltende Minijob-Verdienstgrenze schriftlich eingeholt.
Verträge vor Arbeitsantritt unterschrieben, Befristung schriftlich.
Betriebsnummer, Anmeldungen und gegebenenfalls Sofortmeldung geklärt.
Berufsgenossenschaft angemeldet, Entgeltmeldung im Kalender.
A1-Bescheinigungen und Aufenthaltstitel in der Personalakte.
Stundenzettel vorbereitet, Aufbewahrung geregelt.
Jugendarbeitsschutz geprüft, wenn Minderjährige mitarbeiten.
Sachbezugswerte des Jahres geholt, Unterkunft geprüft und schriftlich geregelt.
Einarbeitungshalbtag terminiert, mit Unterschrift.
Rückkehrangebot an die guten Kräfte des Vorjahres im Januar verschickt.

Der letzte Punkt ist der, der am meisten bringt und am wenigsten kostet. Wer im Januar schreibt, bekommt die Leute, die im April nicht mehr frei sind. Wenn Sie darüber sprechen möchten, wie Ihre Dienste und Ihre Buchungen gerade organisiert sind, schreiben Sie uns über die Kontaktseite; die Preise der einzelnen Pakete stehen auf der Preisseite.

Saisonkräfte einstellen, bevor alle weg sind