Der Papierkalender, und die richtige Woche, ihn zu verlassen

Der Papierkalender funktioniert. Er funktioniert seit zwanzig Jahren, man liest ihn in einer Sekunde, er geht nicht aus und verlangt keine Updates. Das Problem ist nicht der Kalender: es ist, dass es nur einen gibt, dass er an einem Ort liegt und dass er eine Frage auf einmal beantworten kann. Wenn die Rezeption am Telefon ist und gleichzeitig eine Mail kommt, wenn Sie im Dorf sind und Ihre Tochter sagen soll, ob Parzelle 47 über Pfingsten frei ist, wenn Sie im März wissen müssen, wie viel Anzahlungen hereingekommen sind, reicht Papier nicht mehr. Dieser Beitrag geht durch den Umstieg vom Papierkalender zur Software auf dem Campingplatz, ohne die Saison zu riskieren.

Die drei Punkte, an denen Papier nachgibt

Bevor Sie etwas ändern, sollten Sie genau wissen, was Sie lösen, denn eine Software, die das falsche Problem löst, benutzt nach zwei Wochen niemand mehr.

Der erste Punkt ist die Doppelbelegung. Sie entsteht, wenn dieselbe Parzelle am Telefon und in einer Mail am gleichen Nachmittag zugesagt wird, oder wenn das Portal eine Nacht verkauft, die Sie schon vergeben hatten. Auf Papier ist das Gegenmittel das Gedächtnis dessen, der schreibt, und im Juli setzt das Gedächtnis aus.

Der zweite ist das Geld. Erhaltene Anzahlungen, offene Restbeträge, zurückzugebende Kautionen: auf Papier leben sie in einer Bleistiftspalte, die nie ganz aufgeht. Im Oktober weiß niemand mit Sicherheit, wer noch etwas schuldet.

Der dritte ist der Zugriff. Ein einziger Kalender heißt, dass immer nur eine Person den Zustand des Platzes kennt, und dass diese Person im August nicht krank werden darf.

Wenn Ihnen keiner dieser drei Punkte etwas sagt, kann der Wechsel warten. Wenn Ihnen auch nur einer etwas sagt, zahlen Sie die Rechnung bereits, sie steht nur auf keiner Rechnung.

Der richtige Zeitpunkt ist der Oktober, nicht der Juni

Umgestellt wird am Saisonende, wenn der Platz leer ist, nicht wenn die Buchungen kommen. Der Grund ist einfach: während des Übergangs müssen Sie ein paar Tage zwei Systeme gleich halten, und ein paar Tage im Oktober kosten nichts, während sie im Juni eine Doppelbelegung kosten.

Oktober und November haben einen zweiten Vorteil: es sind die Monate, in denen die Buchungen für die nächste Saison eintreffen, und die können Sie direkt im neuen System anlegen, ohne das Papier noch anzufassen. So startet die erste Saison vollständig, statt halb im Heft und halb auf dem Bildschirm.

Vermeiden Sie nur eine Phase: die zwei Wochen, in denen Sie die Buchung für das neue Jahr öffnen. Stellen Sie vorher um, nicht währenddessen.

Welche Daten mitkommen, und welche nicht

Die Versuchung ist, alles mitzunehmen, zehn Jahre Hefte eingeschlossen. Das ist nicht nötig und wird nie fertig. Nehmen Sie dieses mit, in dieser Reihenfolge:

• Den Platzplan: Parzellen und Unterkünfte mit ihrer genauen Bezeichnung, Größe, Stromanschluss und Art. Das ist die längste Arbeit und die, die alles Weitere bestimmt.
• Die Preisliste, je Zeitraum und je Stellplatz- oder Unterkunftsart, mit den Nebenleistungen: Person, Kind, Hund, zweites Fahrzeug, Kaution, Endreinigung.
• Die künftigen Buchungen, bereits bestätigt, mit erhaltenen Anzahlungen und offenen Restbeträgen.
• Dauercamper und Stammgäste, mit ihrer Parzelle und den vereinbarten Bedingungen.
• Die Gästekontakte der letzten zwei oder drei Saisons, mit Mailadresse, denn das brauchen Sie, um die Nebensaison zu füllen.

Die ältere Historie lassen Sie in den Heften und bewahren die Hefte auf. Sie dienen für Nachweise und für das Gedächtnis, nicht für die tägliche Arbeit. Vergessen Sie dabei nicht, dass auch die Hefte personenbezogene Daten enthalten: sie gehören verschlossen aufbewahrt und irgendwann vernichtet, nicht in den Papiercontainer.

Die Rezeption entscheidet, ob der Umstieg hält

Eine Software, die nur Sie bedienen können, ist eine Software, die im August verschwindet. Schulen Sie alle, die ans Telefon gehen, auch die Familienmitglieder, die zwei Wochen helfen, und schulen Sie sie auf vier Handgriffe, nicht auf zwanzig Funktionen: eine Verfügbarkeit suchen, eine Buchung anlegen, eine Zahlung erfassen, eine Notiz an der Buchung hinterlassen.

Dann legen Sie eine Regel fest, über die nicht verhandelt wird: was nicht im System steht, existiert nicht. Kein Zettel, keine Erinnerung im Handy, keine mündliche Abrede, die später eingetragen wird. Das ist die einzige Regel, die zählt, und sie muss allen am selben Tag gesagt werden.

Halten Sie für die erste Woche einen Rückfall bereit: drucken Sie jeden Morgen die Ankünfte und Abfahrten des Tages. Das kostet ein Blatt und nimmt die Angst, die der Hauptgrund ist, warum Umstellungen auf halbem Weg stehen bleiben.

Was Sie konkret gewinnen

In CampSuite liegen online getätigte und telefonisch angenommene Buchungen in derselben Planung, sodass eine Parzelle nicht zweimal angeboten wird, und jede Buchung hält die Gäste und ihre Daten, die Anzahlung, die Nachrichten, die Rechnung und die Nebenleistungen zusammen. Parzellen, Unterkünfte und Glamping haben jeweils eigene Preise, die Ankünfte und Abfahrten des Tages stehen auf einem Bildschirm, auch auf dem Handy, und die Auswertung gibt Ihnen Buchungen, Belegung und Erlös je Zeitraum. Kartenzahlungen nehmen Sie an der Rezeption und online entgegen, und Bestätigungen gehen aus derselben Buchung an den Gast. Dazu kommen ein Kanalmanager, ein Websitebaukasten und ein Werkzeug für den Platzplan. Was es kostet, steht auf der Seite mit den Preisen, wie es funktioniert in den Funktionen.

Zwei Dinge, die Sie vor dem Start wissen sollten, damit es keine Überraschung gibt. Die Unterstützung per Chat und Mail ist auf Deutsch; Telefonsupport und die Live-Demo sind auf Englisch. Und die Meldung an die Meldebehörde sowie die Abrechnung der Kurtaxe bleiben Ihre Aufgabe: das System hält die Daten vor, es reicht sie nicht ein.

Prüfliste für den Umstieg

• Entschieden, welches der drei Probleme Sie lösen: Doppelbelegung, Geld oder Zugriff.
• Umstieg auf Oktober oder November gelegt, vor der Öffnung der neuen Buchungssaison.
• Platzplan erfasst: genaue Bezeichnungen, Größen, Anschlüsse, Arten.
• Preisliste je Zeitraum und Art, mit allen Nebenleistungen.
• Künftige Buchungen eingetragen, mit erhaltenen Anzahlungen und offenen Restbeträgen.
• Dauercamper und Stammgäste mit ihren Bedingungen eingetragen.
• Mailadressen der letzten Saisons aus den Heften übernommen.
• Alte Hefte aufbewahrt, nicht abgeschrieben, und verschlossen gelagert.
• Alle, die ans Telefon gehen, auf die vier Handgriffe geschult.
• Regel allen am selben Tag gesagt: was nicht im System steht, existiert nicht.
• Täglicher Ausdruck der Ankünfte als Rückfall für die erste Woche.
• Ein Termin im Januar notiert, um zu prüfen, dass niemand mehr mit Zetteln arbeitet.

Der Umstieg ist kein IT-Projekt: er ist eine Woche im Oktober und eine klar gesagte Regel. Was sich ändert, ist nicht die Geschwindigkeit, mit der Sie eine Buchung aufschreiben, denn auf Papier war das schon schnell, sondern dass Sie im März genau wissen, wie viele Nächte Sie verkauft und wie viel Sie eingenommen haben. Wenn Sie sehen möchten, wie das für einen Platz wie Ihren aussieht, sehen Sie sich die Lösung für kleine Plätze an oder schreiben Sie uns über die Kontaktseite.