Saison vorbei, jetzt die richtigen Zahlen ansehen

Im Oktober sagen alle Platzbetreiber denselben Satz: Es war eine gute Saison. Manchmal stimmt das, und manchmal heißt es, dass im August kein Standplatz frei war und den Rest des Jahres niemand angesehen hat. Der Unterschied kostet Geld, denn die Preise für das kommende Jahr legen Sie jetzt fest, und zwar entweder aus der Erinnerung oder aus Zahlen, die Sie nachrechnen können.

Dies sind die Zahlen, die sich lohnen, in der Reihenfolge, in der man sie ansehen sollte. Keine davon braucht eine Buchhaltungssoftware. Sie brauchen die erfassten Übernachtungen und eine halbe Stunde Ruhe.

Erstens: Auslastung, aber je Standplatzart

Die Gesamtauslastung der Saison ist fast nutzlos. Sie sagt, dass es voll war, nicht was voll war. Nützlich ist die Auslastung getrennt nach Art: Standplätze ohne Strom, Standplätze mit Strom, große Plätze für Wohnmobile, Mietunterkünfte, Glampingzelte, Dauerstandplätze.

Die Rechnung ist einfach: verkaufte Nächte geteilt durch verfügbare Nächte, wobei die verfügbaren Nächte die Zahl der Einheiten dieser Art mal die Öffnungstage sind. Rechnen Sie es je Art, und meistens kommen zwei Erkenntnisse heraus. Die erste: Eine Art von Unterkunft läuft deutlich schlechter als die übrigen, und die Gesamtzahl hat das verdeckt. Die zweite: Die Art, die seit drei Jahren über neunzig Prozent liegt, hat den falschen Preis, nicht die falsche Nachfrage.

Zweitens: Erlös je verfügbarem Standplatz

Das ist die Zahl, die die Preisdiskussion beendet. Nehmen Sie den Übernachtungserlös einer Standplatzart und teilen Sie ihn durch die verfügbaren Nächte derselben Art. Heraus kommt, was Ihnen jeder Platz dieser Art an jedem Tag einbringt, an dem der Platz geöffnet ist, ob belegt oder leer.

Diese Zahl ist nötig, weil Preis und Auslastung einzeln täuschen. Ein Stromplatz zu einem höheren Preis mit mittlerer Belegung kann mehr bringen als ein einfacher Platz, der immer voll ist. Solange Sie nur auf die Auslastung sehen, erkennen Sie das nicht und rabattieren weiter genau das, was am meisten einbringt.

Lassen Sie die Kurtaxe außen vor. Sie vereinnahmen sie für die Gemeinde, sie ist kein Erlös. Und halten Sie die Nebenleistungen getrennt: Strom nach Verbrauch, Hund, Waschmaschine, Verleih. Die sehen Sie gleich danach an, denn dort wächst es meist mit dem geringsten Aufwand.

Drittens: die durchschnittliche Aufenthaltsdauer

Verkaufte Nächte geteilt durch die Zahl der Buchungen. Diese Zahl erklärt, wie viel Arbeit die Rezeption hat. Zwei Plätze mit gleicher Auslastung und unterschiedlicher Aufenthaltsdauer haben nicht denselben Beruf: Bei drei Nächten im Schnitt machen Sie dreimal den Check-in, dreimal die Reinigung, dreimal die Abrechnung.

Sehen Sie sie je Monat an, nicht nur für das Jahr. Liegt sie im Juni bei zwei Nächten und im August bei neun, ist Ihr Juni-Problem nicht der Preis, sondern die Mindestaufenthaltsdauer und die Art, wie Sie die Brückentage bewerben. Eine Mindestdauer an Feiertagen und in der Hauptsaison, jetzt entschieden und in die Preisliste geschrieben, ist der einfachste Hebel auf diese Zahl.

Viertens: woher die Buchungen kamen

Teilen Sie die Buchungen der Saison in vier Gruppen: direkt über die eigene Website, Telefon oder E-Mail, Portale und Vermittler, Stammgäste. Schreiben Sie neben jede Gruppe den Erlös und bei den Portalen die gezahlte Provision.

• Ist der Anteil der Portale gegenüber dem Vorjahr gestiegen, haben Sie für dieselbe Belegung mehr Provision bezahlt.
• Stehen die Direktbuchungen still, sehen Sie sich Ihre Website an: Wie viele fragen an, und wie viele buchen ohne Anruf.
• Haben Sie viele Stammgäste, schreiben Sie ihnen nächstes Jahr, bevor Sie die Kontingente auf den Portalen öffnen. Das ist die günstigste Belegung, die es gibt.
• Bringen die Portale nur Nächte in der Hauptsaison, in der Sie ohnehin voll geworden wären, zahlen Sie Provision für nichts: Kontingent in den vollen Wochen kürzen und im Juni und September offen lassen.

Fünftens: Stornos, Nichtanreisen und Anzahlungen

Zählen Sie, wie viele Buchungen storniert wurden, wie viele nicht angereist sind und wie viele Anzahlungen offen geblieben sind. Sehen Sie dann nach, wann die Stornos kamen: drei Monate vor dem Termin verkauft sich der Platz wieder, drei Tage vorher nicht.

Sind die späten Stornos häufig, ist die Antwort nicht eine härtere Stornogebühr, sondern eine Anzahlung, die Sie immer verlangen, auch auf Standplätzen ohne Strom, und Bedingungen, die bei der Buchung klar und schriftlich akzeptiert werden. Sind die Nichtanreisen häufig, liegt es fast immer daran, dass in den Tagen vor der Anreise niemand geschrieben hat.

Dieselben Daten brauchen Sie ohnehin

Ein praktischer Vorteil davon, das im Oktober geordnet zu haben: Sie brauchen diese Zahlen sowieso. Die Beherbergungsstatistik des Statistischen Landesamtes fragt Ankünfte und Übernachtungen nach Herkunft, Monat für Monat; ab welcher Betten- oder Stellplatzzahl Sie meldepflichtig sind, sagt Ihnen das Landesamt, und diese Auskunft gehört in Ihren Ordner. Die Kurtaxe rechnen Sie mit der Gemeinde oder der Kurverwaltung nach deren Satzung ab, und die Satzung ist die einzige Stelle, an der Frist und Formular richtig stehen. Die Meldescheine haben Sie nach den Paragrafen 29 und 30 des Bundesmeldegesetzes laufend erfasst, aber das Verzeichnis brauchen Sie, um die Übernachtungen abzugleichen.

Wenn Sie von der Erfassung ausgehen und nicht von der Erinnerung, lassen sich diese drei Pflichten aus derselben Datei ausfüllen und widersprechen sich nicht. Und es ist der Widerspruch zwischen zwei Meldungen, nicht die Zahl selbst, der Rückfragen auslöst.

Woher Sie die Zahlen bekommen, ohne eine Woche zu verlieren

Lag die Saison in einem Papierkalender, lassen sich diese Rechnungen machen, aber sie kosten zwei Tage, und man macht sie genau einmal. Wurde die Saison laufend erfasst, sind sie eine Seite, die man in einer halben Stunde ansieht.

CampSuite hält jede Buchung mit ihren Gästen und deren Daten, der Anzahlung und den Nachrichten an einem Ort, auch auf dem Telefon, führt Online-Buchungen und von Hand eingetragene Buchungen in einem Belegungsplan zusammen, listet Standplätze, Unterkünfte und Glamping mit eigenen Preisen, nimmt Anzahlungen und Restbeträge per Karte, stellt Rechnungen und Belege aus, zeigt die Anreisen und Abreisen des Tages und gibt die Zahlen zu Buchungen, Belegung und Umsatz. Was enthalten ist, steht auf der Funktionsseite, und was das für kleinere Plätze bedeutet auf der Lösungsseite.

Die Liste für diese Woche

• Auslastung je Standplatzart, verkaufte durch verfügbare Nächte.
• Erlös je verfügbarem Standplatz, je Art, ohne Kurtaxe und ohne Nebenleistungen.
• Nebenleistungen einzeln: Strom, Hund, Waschmaschine, Verleih.
• Durchschnittliche Aufenthaltsdauer, je Monat.
• Buchungen je Kanal, mit der gezahlten Provision daneben.
• Stornos und Nichtanreisen, mit der Vorlaufzeit.
• Wochen unter siebzig Prozent, namentlich aufgelistet.
• Drei schriftliche Entscheidungen für die Preisliste des nächsten Jahres.

Es braucht keine schöne Tabelle. Es braucht, dass Sie im November, wenn Sie Preise und Mindestaufenthalte festlegen, auf acht Zahlen sehen und nicht auf die Erinnerung an einen Sommer. Wenn Sie darüber sprechen möchten, schreiben Sie uns über die Kontaktseite; die Preise der einzelnen Pakete stehen auf der Preisseite.