Acconto, caparra e cancellazioni, scritti in modo che reggano

È venerdì di agosto, la piazzola 14 è prenotata da marzo e alle sette di sera è ancora vuota. Nessuno ha telefonato, nessuno ha pagato niente, e tu hai detto di no a tre famiglie che chiedevano proprio quella piazzola. La mattina dopo un altro ospite scrive che annulla la settimana e pretende indietro tutto quello che ha versato. Le due scene si risolvono con la stessa cosa: condizioni di prenotazione e cancellazione chiare, valide e scritte prima che l'ospite paghi. Ecco cosa può chiedere un campeggio in Italia come acconto o caparra, cosa no, e come scriverlo per non discutere in reception.

Acconto, caparra confirmatoria, caparra penitenziale

Tre parole che in reception si usano come sinonimi e che nel codice civile significano cose molto diverse. La differenza salta fuori solo quando qualcuno annulla, cioè quando è troppo tardi per sceglierla.

• L'acconto è semplicemente una parte del prezzo pagata in anticipo. Non è una penale: se il soggiorno salta, quello che succede all'acconto dipende da quello che hai scritto nelle condizioni. Senza una regola scritta, l'acconto tende a doversi restituire.
• La caparra confirmatoria, articolo 1385 del codice civile, ha un regime proprio: se chi l'ha versata è inadempiente, tu la trattieni; se l'inadempiente sei tu, ne restituisci il doppio. In alternativa la parte non inadempiente può chiedere l'esecuzione del contratto o il risarcimento del danno.
• La caparra penitenziale, articolo 1386, è il prezzo del recesso: chi recede perde la caparra, o ne restituisce il doppio, e la cosa finisce lì, senza altri danni da chiedere.

Leggi due volte la seconda metà della confirmatoria, perché è quella che sorprende i gestori. Se accetti una caparra e poi non riesci ad alloggiare quell'ospite, perché hai venduto due volte la piazzola o perché hai deciso di chiudere quel settore, l'ospite può chiedere il doppio. È il miglior motivo esistente per non promettere mai la stessa piazzola a due persone.

Per un campeggio la scelta più semplice è chiamarlo acconto e scrivere una scala di rimborso per date. Se vuoi il regime della caparra, scrivi "caparra confirmatoria" per esteso: non basta la parola caparra buttata lì.

Il recesso di 14 giorni non si applica

La domanda torna ogni estate: "ho prenotato online, quindi ho quattordici giorni per ripensarci". Per la maggior parte degli acquisti a distanza è vero. Per questo no. Il Codice del Consumo, all'articolo 59, esclude dal diritto di recesso i contratti di fornitura di alloggi per fini diversi da quelli residenziali quando il contratto prevede una data o un periodo di esecuzione specifici. Una piazzola o una casa mobile per date fisse rientra esattamente lì.

Quindi valgono le tue condizioni, a una condizione: che l'ospite le abbia ricevute e accettate prima di pagare. È qui che molti campeggi sono deboli. Condizioni che compaiono solo nella mail di conferma, o soltanto in una pagina del sito, sono difficili da far valere. Nella prenotazione online significa: visibili nel percorso di prenotazione, con una spunta, e allegate alla conferma.

Quali clausole non reggono

I tuoi ospiti sono consumatori, quindi le condizioni si misurano con gli articoli 33 e seguenti del Codice del Consumo, che elencano le clausole vessatorie. Due idee decidono quasi tutte le discussioni:

• È vessatoria la clausola che impone al consumatore, in caso di inadempimento o di recesso, una penale manifestamente eccessiva. Trattenere due notti per una cancellazione fatta tre mesi prima, in un campeggio che si riempie comunque, è difficile da difendere. Trattenere l'acconto per un mancato arrivo nella prima settimana di agosto si difende da solo.
• È vessatoria anche la clausola squilibrata, che riconosce a te un diritto senza riconoscere all'ospite l'equivalente quando sei tu a disdire. Se tieni tutto quando annulla lui, devi prevedere qualcosa quando annulli tu.

Una clausola vessatoria è nulla, e la nullità opera solo a vantaggio del consumatore: il contratto resta in piedi senza quella clausola, e tu ti ritrovi senza la regola su cui contavi. Per questo conviene una scala ragionevole e scritta bene, più che una regola dura e inutilizzabile.

Cosa scrivere, in dieci righe

Buone condizioni stanno in dieci righe e superano tre prove: l'ospite le capisce dal telefono, chi sta in reception le applica senza chiamarti, e le accetteresti anche tu dall'altra parte. Scrivi sei cose:

1. Il versamento: quanto, entro quando, e a che titolo, acconto o caparra confirmatoria, con le parole per esteso.
2. Una scala di rimborso per date: per esempio rimborso integrale fino a 30 giorni prima dell'arrivo, metà fino a 7 giorni prima, niente dopo. Adatta gli scaglioni alla tua stagione, non a quelli del campeggio vicino.
3. Il mancato arrivo: fino a che ora del giorno dopo tieni la piazzola e cosa viene trattenuto.
4. La partenza anticipata: se le notti non godute si rimborsano. In alta stagione di norma no, e va scritto.
5. La tua cancellazione: cosa restituisci e come compensi se sei tu a non poter alloggiare. Senza questa riga la precedente è squilibrata.
6. Cosa succede se il versamento non arriva entro la data: la piazzola torna libera.

Lo stesso testo va sulla pagina di prenotazione, nella mail di conferma e su un foglio in reception. Tre versioni diverse significa che vale quella più favorevole all'ospite. L'assicurazione contro l'annullamento puoi proporla, non imporla.

Incassare senza rincorrere nessuno

Condizioni perfette non servono se l'acconto arriva con un bonifico quattro giorni dopo, senza causale, e qualcuno deve abbinarlo a mano alla prenotazione. Quello che funziona in un campeggio con piazzole, case mobili e una stagione corta:

• Incassare l'acconto con la carta al momento della prenotazione, online o in reception, e confermare solo quando il pagamento è arrivato.
• Incassare il saldo all'arrivo, sempre con la carta, con l'importo residuo sotto gli occhi di chi accoglie.
• Tenere ogni prenotazione con i suoi ospiti, l'acconto, le condizioni accettate e i messaggi nello stesso posto, così una cancellazione si risolve aprendo la scheda e non cercando nella posta.

CampSuite lavora così: ogni prenotazione conserva gli ospiti con i loro dati, l'acconto e i messaggi in un unico posto, sul telefono, e acconto e saldo si incassano con la carta. Le prenotazioni online e quelle segnate a mano entrano nello stesso planning, quindi una piazzola non viene promessa due volte, che è l'altra metà di quel venerdì di agosto. Ricevute e note di credito escono dalla stessa prenotazione. Se il tuo campeggio ha anche case mobili e glamping, la logica è la stessa, con un acconto più alto perché una settimana di casa mobile vuota pesa più di una piazzola.

La lista prima della prossima stagione

• Scelto e scritto per esteso se il versamento è acconto o caparra confirmatoria.
• Scala di rimborso per date, mancato arrivo, partenza anticipata e tua cancellazione.
• Nessuna penale manifestamente eccessiva e nessuna clausola a senso unico.
• Condizioni visibili nel percorso di prenotazione, con spunta, e allegate alla conferma.
• Stesso testo sul sito, nella mail e in reception.
• Acconto incassato con la carta alla prenotazione, non con bonifico senza causale.
• Regola scritta su cosa succede se il versamento non arriva in tempo.
• Tutti in reception sanno applicare le condizioni senza telefonarti.

Con questo la piazzola 14 viene pagata anche se non si presenta nessuno, la settimana annullata torna in vendita il giorno stesso, e nessuno discute in reception perché era già tutto scritto. Per vedere come CampSuite tiene prenotazioni, acconti e condizioni nello stesso posto, guarda i prezzi o scrivici.