La settimana prima di aprire, e tutto quello che non si improvvisa

Il campeggio apre il primo weekend di aprile. Il lunedì prima qualcuno apre l'acqua e scopre che una tubazione è spaccata dal gelo, il laboratorio non ha date libere per le analisi della piscina, e il ragazzo che doveva stare in reception ha trovato un altro lavoro a febbraio perché nessuno lo ha richiamato. Nessuna di queste cose è sfortuna: sono tre cose che si decidono a ottobre e si eseguono a marzo. Aprire la stagione in campeggio bene significa avere una lista e cominciare presto. Questo articolo è quella lista, nell'ordine in cui le cose devono accadere.

Sei settimane prima: quello che dipende da altri

Comincia da quello che non controlli, perché è quello che ha le liste d'attesa.

• Il laboratorio per le analisi dell'acqua e della piscina. A marzo le agende si riempiono e una vasca che non può aprire perché manca un referto ti costa il ponte del primo maggio.
• Il personale. Richiama a febbraio chi è stato bene da te l'anno prima, offri il posto per iscritto e chiudi i contratti. Chi aspetta maggio assume chi è rimasto.
• Le manutenzioni con tecnico esterno: estintori, impianto elettrico e quadri delle piazzole, caldaie e boiler, impianto della piscina, ascensore o montascale se ci sono, e la verifica delle attrezzature di gioco.
• I fornitori di gas, biancheria, bar e market, con le prime consegne già a calendario.
• Gli adempimenti con scadenza: rinnovo periodico antincendio se la tua struttura è soggetta, assicurazioni in rinnovo, revisione del documento di valutazione dei rischi se sono cambiate attività o personale.

Prenota tutto questo con una telefonata a testa e scrivi la data accanto. Sei telefonate a febbraio valgono un mese di tranquillità.

Un mese prima: acqua, impianti, verde

L'acqua è la voce che crea più guai all'apertura, perché è stata ferma per mesi. Riapri gradualmente, cerca le perdite con il contatore generale di notte, e fai lavare bene tutti i punti di erogazione prima che arrivi il primo ospite, compresi i blocchi che apri più tardi e gli alloggi non ancora affittati. Controlla le temperature di mandata e di ritorno dell'acqua calda e annotale.

Poi il resto degli impianti: quadri elettrici delle piazzole aperti e controllati dopo l'inverno, illuminazione dei percorsi provata di notte, sbarra e automazioni, pompe della piscina e filtri, rete e wi fi provati in più punti del campeggio e non solo in reception.

Il verde è l'altra metà. Taglio, pulizia del sottobosco, rimozione di rami secchi e, se non l'hai già fatto in autunno, il controllo degli alberi sopra le piazzole, i percorsi e l'area giochi, con il rapporto scritto. Questa è la voce che nessuno vede quando è fatta e che tutti vedono quando non è fatta.

Due settimane prima: prezzi, canali e documenti

Qui si decide quanto incasserai, e qui si fanno gli errori che si pagano per sei mesi.

Metti il listino nuovo in un posto solo e poi propagalo: sito, cartello in reception, risposta tipo della reception, portali. Il motivo per cui un ospite arriva con un prezzo diverso da quello che paghi è quasi sempre che quel numero vive in quattro posti e tre non sono stati aggiornati.

Controlla sui portali, uno per uno, tre cose: periodi e prezzi, disponibilità e contingente, e le condizioni di cancellazione. E verifica che quello che il portale vende corrisponda a quello che hai davvero, perché un contingente dimenticato aperto è una doppia vendita a Ferragosto.

Sul fronte documenti, prima di aprire devono essere pronti: le credenziali per Alloggiati Web funzionanti e provate, non scoperte scadute al primo arrivo; il modulo per i dati degli ospiti da inviare prima dell'arrivo; il regolamento interno aggiornato, in italiano e in almeno un'altra lingua; l'informativa privacy sul sito e richiamata in conferma; e le scadenze della dichiarazione dell'imposta di soggiorno e della comunicazione ISTAT segnate in calendario.

La settimana prima: le persone e la prova

Il personale arriva e va formato prima del primo sabato, non durante. Quattro cose bastano per la reception: cercare una disponibilità, inserire una prenotazione, registrare un incasso, scrivere una nota sulla prenotazione. Per il resto della squadra: sicurezza per la mansione, dove sono gli estintori e il punto di raccolta, chi chiama i soccorsi, e chi è il responsabile per turno.

Fai una prova di evacuazione breve con tutti, prima dell'apertura. In un quarto d'ora scopri la chiave che nessuno trova e il megafono senza batterie, e dopo non ci pensi più per sei mesi.

Poi prova il primo arrivo a vuoto, con un collega che finge di essere un ospite: dalla mail di precompilazione alla sbarra, alla firma, alla mappa, alla piazzola. È il modo più rapido di scoprire che il link non funziona o che la mappa nuova non ha i numeri.

In CampSuite la prenotazione tiene insieme l'ospite e i suoi dati, la caparra, i messaggi, la ricevuta e gli extra, anche dal telefono, gli arrivi e le partenze del giorno sono su una schermata e i prezzi stanno per tipo di piazzola e di alloggio in un posto solo, così il listino che propaghi è uno. Il funzionamento è nelle funzionalità e i costi nella pagina dei prezzi.

Checklist di apertura

• Laboratorio prenotato per acqua e piscina, con le date in calendario.
• Personale richiamato a febbraio, contratti chiusi e formazione fissata.
• Manutenzioni con tecnico esterno prenotate: estintori, elettrico, boiler, piscina, giochi.
• Rinnovo periodico antincendio e assicurazioni verificati nelle scadenze.
• Documento di valutazione dei rischi aggiornato se sono cambiate attività o persone.
• Acqua riaperta gradualmente, perdite cercate col contatore di notte, tutti i punti lavati.
• Temperature dell'acqua calda misurate e annotate.
• Quadri delle piazzole, illuminazione dei percorsi, sbarra e pompe controllati.
• Wi fi provato in più punti del campeggio, non solo in reception.
• Verde tagliato, sottobosco pulito, alberi sopra piazzole e giochi controllati con rapporto.
• Listino in un posto solo e propagato a sito, cartello, risposta tipo e portali.
• Portali controllati uno per uno: periodi, prezzi, disponibilità, contingente, cancellazioni.
• Credenziali Alloggiati Web provate prima del primo arrivo.
• Modulo dati ospiti pronto da inviare prima dell'arrivo.
• Regolamento interno e informativa privacy aggiornati, in due lingue.
• Scadenze di imposta di soggiorno e comunicazione ISTAT in calendario.
• Squadra formata sui quattro gesti e sulla sicurezza, responsabile per turno indicato.
• Prova di evacuazione fatta, con verbale breve.
• Primo arrivo provato a vuoto, dalla mail alla piazzola.

Aprire bene non è una questione di fortuna con il meteo: è una lista cominciata sei settimane prima e una prova a vuoto l'ultima settimana. Chi la fa passa il primo sabato a ricevere ospiti; chi non la fa passa il primo sabato a cercare un idraulico. Se vuoi tenere prenotazioni, prezzi e arrivi in un posto solo prima di aprire, guarda le soluzioni per campeggi piccoli o scrivici dalla pagina contatti.