La comunicazione ISTAT in campeggio, con i numeri che tornano

È il primo del mese, la reception è ancora piena di partenze, e arriva la mail dell'Ufficio statistica della Regione: mancano i dati di agosto. Il gestore apre il portale, guarda le caselle "arrivi" e "presenze" divise per paese di provenienza, e capisce che i numeri che ha in testa non sono quelli che chiede il modulo. La comunicazione ISTAT dei flussi turistici è l'adempimento meno conosciuto di un campeggio: non c'entra con la Questura, non c'entra con l'imposta di soggiorno, e chi lo scopre lo scopre quasi sempre da un sollecito. Qui trovi cosa devi comunicare, con quali numeri, dove, e come organizzarti perché i dati escano dalle prenotazioni e non da un conteggio a mano.

Cos'è la rilevazione e perché tocca anche al campeggio

L'ISTAT rileva ogni mese il movimento dei clienti negli esercizi ricettivi: quanti ospiti sono arrivati, quante notti hanno dormito, da dove vengono. La rilevazione fa parte del Programma statistico nazionale e riguarda tutte le strutture ricettive, alberghiere ed extralberghiere, quindi anche campeggi, villaggi turistici e aree attrezzate. Rispondere è un obbligo di legge, con sanzioni amministrative previste dal decreto legislativo 322/1989 per chi non risponde; l'importo lo stabilisce la legge, e l'Ufficio statistica ti dice come regolarizzare se sei in ritardo.

La raccolta è affidata alle Regioni e alle Province autonome, ciascuna con il proprio portale e le proprie scadenze. In molte Regioni la comunicazione è mensile, in alcune si può inviare giorno per giorno; in tutte i dati vanno trasmessi anche per i mesi di chiusura, con la struttura dichiarata chiusa. Chi ti dice qual è il tuo portale e la tua scadenza è la Regione, non l'ISTAT.

Tre comunicazioni, tre uffici, tre scopi

Il campeggio comunica gli stessi ospiti tre volte, a tre enti diversi, e confonderli è la fonte di quasi tutti gli errori:

• Alloggiati Web, alla Questura, entro 24 ore dall'arrivo: nome, documento, dati anagrafici di ogni ospite. Serve alla pubblica sicurezza. Regola: art. 109 TULPS.
• Imposta di soggiorno, al Comune: quante notti a pagamento, quante esenti, quanto incassato. Serve alla cassa comunale. Regola: il regolamento del tuo Comune.
• Rilevazione ISTAT, alla Regione: arrivi e presenze per provenienza, senza nomi. Serve alla statistica. Regola: il Programma statistico nazionale.

Nessuno dei tre enti passa i dati agli altri, ma tutti e tre possono confrontarli. Un campeggio che dichiara 3.000 presenze alla Regione e 2.200 notti al Comune ha una domanda in arrivo. I numeri devono uscire dalla stessa fonte.

Cosa devi comunicare: arrivi, presenze, provenienza

Il modulo chiede poche cose, ma le chiede in un modo preciso:

1. Gli arrivi: il numero di ospiti che hanno iniziato un soggiorno nel mese. Una famiglia di quattro persone conta quattro arrivi, non uno.
2. Le presenze: il numero di notti passate, sommate per persona. Quattro persone per sette notti sono 28 presenze. Un soggiorno a cavallo di due mesi si divide fra i due mesi.
3. La provenienza: la regione di residenza per gli italiani, il paese per gli stranieri. Non la nazionalità: un tedesco residente a Bolzano è un arrivo dal Trentino-Alto Adige.
4. La capacità della struttura: piazzole, unità abitative, posti letto, e i giorni di apertura del mese. Cambia di rado, ma va tenuta aggiornata.
5. In alcune Regioni, anche il tipo di ospite (turismo, lavoro) o il tipo di unità (piazzola, bungalow).

Due casi che fanno sbagliare i campeggi: gli stagionali, che vanno contati solo per le notti effettivamente passate in campeggio, non per l'intero periodo del contratto, e i bambini, che ai fini ISTAT sono ospiti come gli altri anche se per l'imposta di soggiorno sono esenti.

Come far uscire i numeri dalle prenotazioni

Il campeggio che soffre a fine mese è quello che ha le prenotazioni in un posto, le schede della Questura in un altro e le presenze in un quaderno. Il campeggio che ci mette dieci minuti ha una regola sola: ogni ospite è dentro la sua prenotazione, con il numero di persone, la residenza e le date, e i totali si tirano da lì. Per arrivarci:

• Chiedi il numero di adulti e bambini e la residenza al momento della prenotazione, non all'arrivo, e correggi al check-in se cambia.
• Registra le date reali di arrivo e partenza, non quelle prenotate: una partenza anticipata cambia le presenze.
• Tieni le piazzole, i bungalow e le tende nello stesso planning, così la capacità e le presenze escono dallo stesso conteggio.
• Estrai il report degli arrivi e delle presenze il primo del mese, prima di compilare qualsiasi altra dichiarazione, e usa gli stessi numeri per il Comune.

CampSuite tiene ogni prenotazione con gli ospiti e i loro dati, le date e i pagamenti in un solo posto, sul telefono, e riporta prenotazioni, occupazione e incassi per il periodo che scegli, così arrivi e presenze del mese sono un report e non un pomeriggio di conteggio. Piazzole, bungalow e glamping stanno nello stesso planning, ognuno con il suo prezzo, e le prenotazioni online e quelle segnate a mano finiscono nello stesso posto. Quello che CampSuite non fa è inviare la comunicazione al portale regionale, né ad Alloggiati Web: tiene pronti i dati che il modulo chiede, e l'invio lo fai tu. Se il tuo campeggio ha molte piazzole e più tipi di unità, la pagina delle soluzioni per i campeggi grandi mostra come si tengono insieme i numeri.

La lista per il primo del mese

• Portale regionale individuato, credenziali attive, scadenza del mese in agenda con un nome accanto.
• Capacità della struttura aggiornata sul portale: piazzole, unità, posti letto, giorni di apertura.
• Report di arrivi e presenze del mese estratto dalle prenotazioni, con la provenienza.
• Soggiorni a cavallo del mese divisi correttamente, stagionali contati per le notti reali.
• Stessi numeri usati per la dichiarazione dell'imposta di soggiorno.
• Mesi di chiusura comunicati come chiusi, non lasciati vuoti.
• Ricevuta dell'invio conservata con i report del mese.

Con questa organizzazione la mail della Regione non spaventa più: i numeri sono già in un report, tornano con quelli del Comune, e l'invio prende meno tempo di un caffè. CampSuite arriva in Italia nelle prossime settimane; se vuoi vederlo con le prenotazioni del tuo campeggio, lasciaci i tuoi contatti e ti avvisiamo appena potrai aprire il tuo account.