Ferragosto e i ponti in campeggio, pieni ma senza overbooking

Il 13 agosto alle sei del pomeriggio arrivano insieme quattordici equipaggi, il telefono squilla senza sosta, e alla piazzola 22 c'è una famiglia che dice di aver prenotato mentre sul quaderno quella piazzola risulta libera da ieri. Ferragosto e i ponti sono i giorni in cui un campeggio fa una parte importante dell'anno, e anche quelli in cui basta una disponibilità aggiornata male per trasformare il tutto esaurito in overbooking. La differenza tra i due non la fa la fortuna: la fanno le regole decise a marzo e applicate senza eccezioni ad agosto.

Quali sono le date che contano davvero

In Italia il calendario delle partenze è prevedibile e vale la pena scriverlo una volta e riusarlo ogni anno. Il centro della stagione è la settimana di Ferragosto, intorno al 15 agosto, che in molti campeggi si vende come settimana intera con arrivo fisso. Intorno ci sono i ponti che riempiono la bassa e la media stagione: il 25 aprile, il 1 maggio, il 2 giugno, il 1 novembre e l'8 dicembre per chi resta aperto, oltre alla Pasqua che si sposta ogni anno e va segnata sul calendario appena esce.

Su ciascuna di queste date decidi in anticipo quattro cose, e scrivile nel listino prima di aprire le vendite:

• Il soggiorno minimo: quante notti, e da quale data a quale data si applica.
• Il giorno di arrivo, se è fisso (tipicamente il sabato per la settimana di Ferragosto) oppure libero.
• L'acconto richiesto e la scadenza del saldo.
• La politica di cancellazione per quelle date, che può essere diversa da quella del resto dell'anno purché sia scritta e accettata prima del pagamento.

Il soggiorno minimo: lo strumento che evita i buchi

Il problema di Ferragosto non è riempire, è riempire senza lasciare buchi da una notte tra due prenotazioni. Una piazzola libera solo il 14 agosto non la vende nessuno, e vale zero in una settimana in cui vale il massimo.

Per questo il soggiorno minimo si imposta a scaglioni, non con un numero unico:

1. Sulla settimana centrale di agosto, sette notti con arrivo fisso, almeno per le case mobili e i bungalow.
2. Sulle settimane ai lati, tre o quattro notti, così chi non può fare la settimana intera entra comunque.
3. Sui ponti, il numero di notti del ponte stesso, in modo che l'arrivo del venerdì non blocchi il sabato.
4. Nelle ultime due settimane prima della data, se restano piazzole isolate, abbassa il minimo e vendile: meglio due notti che zero.

Questa ultima regola è quella che più spesso manca. Il minimo serve a proteggere la settimana mentre la stai costruendo, non a difenderla quando ormai è il 5 agosto e hai tre piazzole spaiate.

Acconto e cancellazioni sulle date forti

Una prenotazione di Ferragosto senza acconto non è una prenotazione, è un'intenzione. Su queste date conviene chiedere una percentuale più alta del resto dell'anno e un saldo anticipato rispetto all'arrivo, perché una settimana che si libera il 10 agosto difficilmente si rivende allo stesso prezzo.

Chiama le cose con il loro nome. L'acconto è una parte del prezzo che segue la tua scala di rimborso; la caparra confirmatoria ha il regime dell'articolo 1385 del codice civile, per cui chi recede la perde e chi l'ha ricevuta, se recede lui, ne restituisce il doppio. Scrivi quale delle due stai chiedendo: se non lo scrivi, la discussione la fa il cliente ad agosto davanti alla fila.

Metti per iscritto anche il no show: fino a che ora del giorno successivo tieni la piazzola e cosa viene trattenuto se non si presenta nessuno. Ad agosto quella riga vale una piazzola al giorno.

Chiudere le vendite prima di essere pieno

L'overbooking non lo causa il portale, lo causa il tempo che passa tra una prenotazione e il momento in cui gli altri canali lo vengono a sapere. Su Ferragosto quel ritardo costa il doppio, perché tutti i canali vendono le stesse date nello stesso momento. Quindi:

• Tieni un solo planning dove entrano tutte le prenotazioni: sito, portali, telefono, sportello. Se il telefono finisce su un quaderno, il quaderno è il canale che sovraprenota.
• Dai ai portali un contingente piccolo e fisso per le date forti, non l'intera disponibilità.
• Chiudi le vendite sui portali qualche giorno prima di riempirti, non quando sei già pieno. Le ultime piazzole vendile tu, dal sito e dal telefono, dove non paghi commissione e sai chi arriva.
• Tieni una lista d'attesa vera, con nome, date e recapito, non foglietti sul bancone. Sulle date forti le cancellazioni ci sono sempre, e una lista d'attesa ordinata le rivende in mezza giornata.

Il giorno degli arrivi: scaglionare invece di subire

Anche con le piazzole giuste, il 13 agosto resta il giorno in cui arriva tutto insieme. Tre accorgimenti che valgono più di una persona in più alla reception:

• Fascia oraria di arrivo comunicata nella conferma, ad esempio dalle 14 alle 19, e chiedi a chi arriva più tardi di avvisare. Non serve a controllare i clienti, serve a distribuire la fila.
• Dati raccolti prima: numero di adulti e bambini, targa, documenti per la comunicazione alloggiati. Se li chiedi al momento della prenotazione, al gate resta solo la verifica.
• Mappa e numero di piazzola nella conferma, così l'ospite sa dove andare senza fermarsi due volte.

Ricorda che la comunicazione degli ospiti alla Questura tramite Alloggiati Web resta dovuta entro 24 ore dall'arrivo, e il 13 agosto è il giorno in cui è più facile dimenticarsene. Se i dati sono già nella prenotazione, la trasmissione della sera è una cosa sola, non una raccolta.

CampSuite tiene le prenotazioni online e quelle segnate a mano nello stesso planning, così una piazzola non viene offerta due volte, e mostra gli arrivi e le partenze del giorno a chi sta in reception. Ogni prenotazione conserva gli ospiti con i loro dati, l'acconto e i messaggi in un unico posto, sul telefono, e l'acconto e il saldo si incassano con la carta. C'è anche un channel manager per far scendere la disponibilità dei portali insieme a quella del planning. Quello che CampSuite non fa è inviare la comunicazione ad Alloggiati Web: tiene pronti i dati, l'invio lo fai tu. Se il tuo campeggio ha molte piazzole e più tipi di unità, guarda le soluzioni per i campeggi grandi.

La lista da preparare a marzo

• Date di Ferragosto, Pasqua e di ogni ponte segnate sul calendario dell'anno.
• Soggiorno minimo a scaglioni e giorno di arrivo deciso per ciascuna data.
• Acconto più alto e saldo anticipato sulle date forti, scritti nel listino.
• Acconto o caparra: scelto, scritto e accettato prima del pagamento.
• Regola del no show con orario preciso.
• Contingente piccolo e fisso ai portali sulle date forti.
• Data in cui chiudere le vendite sui portali, decisa in anticipo.
• Lista d'attesa unica, con recapiti.
• Fascia oraria di arrivo nella conferma, con mappa e numero di piazzola.
• Dati per Alloggiati Web raccolti alla prenotazione.

Con queste regole il 13 agosto resta una giornata lunga, ma diventa una giornata prevedibile: la fila scorre, le piazzole tornano, e alla 22 c'è la famiglia giusta. CampSuite arriva in Italia nelle prossime settimane; se vuoi vederlo con le prenotazioni del tuo campeggio, lasciaci i tuoi contatti e ti avvisiamo appena potrai aprire il tuo account.