GDPR in campeggio, senza riempire la reception di moduli

Alla reception di un campeggio passano ogni estate migliaia di documenti d'identità, targhe, indirizzi, date di nascita, allergie dichiarate al ristorante e numeri di telefono scritti a penna su un foglio che resta sul bancone fino a sera. Il GDPR in campeggio non chiede di smettere di raccogliere questi dati, perché senza non potresti né far entrare l'ospite né fare la comunicazione alloggiati. Chiede di sapere perché li raccogli, per quanto tempo li tieni e chi altro li vede. Questo articolo mette in fila le cose che servono davvero, senza la parte di teoria che non ti riguarda.

Quali dati tratta davvero un campeggio

Prima di scrivere qualsiasi informativa, fai l'elenco. Nella pratica un campeggio medio tratta almeno questi gruppi di dati:

• Dati dell'ospite per la prenotazione: nome, contatti, date, piazzola o alloggio, numero di persone.
• Dati per la comunicazione alloggiati: documento, cittadinanza, data di nascita, per tutti i presenti.
• Dati fiscali: nome e codice fiscale o partita IVA per ricevute e fatture.
• Dati di pagamento: gli estremi della transazione, che in genere restano presso il gestore del pagamento e non da te.
• Immagini della videosorveglianza all'ingresso e nelle aree comuni.
• Dati del personale, compresi i turni e le presenze.
• Indirizzi email di chi si iscrive alla newsletter.

Ogni gruppo ha una ragione diversa per esistere, e il punto del GDPR è proprio questo. Non serve un consenso per tutto: serve la base giuridica giusta per ciascuno.

Le basi giuridiche, una per gruppo

La prenotazione, il soggiorno e la fattura si trattano perché servono al contratto che hai con l'ospite: non chiedi il consenso per registrare una prenotazione, perché senza quei dati la prenotazione non esiste. La comunicazione alloggiati alla Questura tramite Alloggiati Web, prevista dall'art. 109 del TULPS, e la conservazione dei documenti contabili si fanno per obbligo di legge. La videosorveglianza si regge di norma sul legittimo interesse alla sicurezza di persone e beni, che va però motivato e bilanciato. La newsletter e le offerte commerciali, invece, richiedono il consenso, libero e revocabile, raccolto separatamente dalla prenotazione.

La conseguenza pratica è semplice: un modulo di check in che chiede una firma unica per tutto è sbagliato. La casella per il marketing sta da sola, non è precompilata, e se l'ospite non la spunta il soggiorno funziona lo stesso. Il resto lo spieghi con l'informativa, non lo fai firmare.

L'informativa, in italiano e in almeno una seconda lingua, dice chi sei, quali dati tratti, perché, per quanto tempo, a chi li comunichi e come si esercitano i diritti. Tienila su una pagina del tuo sito e richiamala con una riga nella conferma di prenotazione e con un cartello alla reception. Non serve consegnarla stampata a ogni arrivo.

Telecamere: cartelli, tempi brevi e i lavoratori

La videosorveglianza è il punto su cui si sbaglia di più. Tre regole reggono quasi tutto. La prima: i cartelli vanno messi prima del raggio di ripresa, sono visibili anche di notte e rimandano all'informativa completa. La seconda: le riprese si conservano per un tempo breve. Il Garante indica come regola generale poche ore o comunque un periodo molto contenuto, dell'ordine delle ventiquattro ore, e tempi più lunghi solo se hai una ragione specifica da documentare, ad esempio la chiusura stagionale o una richiesta dell'autorità. La terza: non si riprendono aree dove l'ospite si aspetta riservatezza, quindi niente telecamere verso i bagni, le docce, l'interno delle piazzole o gli alloggi.

C'è poi una parte che riguarda te come datore di lavoro e che viene dimenticata quasi sempre. Un impianto da cui può derivare anche solo indirettamente un controllo a distanza dei lavoratori, e una telecamera che inquadra la reception o il bar lo è, richiede l'accordo con le rappresentanze sindacali oppure l'autorizzazione dell'Ispettorato territoriale del lavoro, secondo l'art. 4 dello Statuto dei lavoratori. Vale anche se l'impianto è stato messo solo per la sicurezza. Se hai telecamere e dipendenti, verifica questo punto con il consulente del lavoro prima della prossima stagione: è il tipo di irregolarità che emerge durante un'ispezione fatta per tutt'altro motivo.

Per quanto tempo tieni i dati

Il criterio è che ogni dato sparisce quando non serve più allo scopo per cui l'hai raccolto. In concreto significa distinguere:

• I documenti contabili, ricevute e fatture comprese, seguono i termini di conservazione previsti dalla normativa civilistica e fiscale, quindi anni, non mesi.
• I dati della comunicazione alloggiati li tratti per l'adempimento e poi segui le indicazioni della Questura: non tenerli oltre senza una ragione.
• Le prenotazioni vecchie si possono conservare per la gestione dei rapporti con l'ospite e per eventuali contestazioni, ma con un termine scritto, non per sempre.
• Le registrazioni video si sovrascrivono da sole nel termine breve che hai deciso.
• Gli indirizzi per la newsletter restano finché l'iscritto non revoca il consenso, e il link per farlo sta in ogni invio.

Scrivi questi termini una volta sola, in una tabella di due colonne, e appendila accanto al registro dei trattamenti. Vale più di dieci pagine di informativa.

Il registro dei trattamenti e chi tocca i dati

Il registro dei trattamenti è un documento interno che elenca cosa tratti, perché, per quanto e con quali misure di sicurezza. Per una struttura come un campeggio, che tratta dati di molte persone in modo non occasionale, è un documento che ti conviene avere anche quando ti sembri troppo piccolo: è la prima cosa che ti viene chiesta se qualcosa va storto, ed è anche l'unico modo per accorgerti di quante copie degli stessi dati girano.

Fai poi l'elenco dei fornitori che vedono i dati per conto tuo: il gestionale, il gestore dei pagamenti, il servizio di posta elettronica, chi tiene la contabilità, i portali di prenotazione. Con ciascuno serve un accordo che li nomini responsabili del trattamento. Chiedilo, di solito è un documento standard che il fornitore ha già pronto.

Sul lato interno vale la regola più banale e più efficace: ogni persona ha il suo accesso, nessuno usa la password del collega, e chi lascia il campeggio a fine stagione perde l'accesso lo stesso giorno. In CampSuite la prenotazione con i suoi ospiti e i loro dati, la caparra, i messaggi, la ricevuta e la fattura stanno in un posto solo, anche dal telefono, invece che su un foglio al bancone e in tre file diversi. Quanto costa lo trovi nella pagina dei prezzi, e come funzionano prenotazioni e documenti lo vedi nelle funzionalità.

Violazioni e richieste degli ospiti

Se perdi il controllo dei dati, per esempio un portatile rubato dall'ufficio o un accesso non autorizzato al gestionale, hai un termine stretto: la notifica al Garante va fatta senza ingiustificato ritardo e comunque entro settantadue ore da quando ne vieni a conoscenza, salvo che il rischio per le persone sia improbabile. Tieni quindi un foglio con chi chiami per primo, il consulente e il fornitore del gestionale, perché settantadue ore passano in fretta ad agosto.

Quando un ospite chiede una copia dei suoi dati, la cancellazione o la correzione, hai in genere un mese per rispondere, prorogabile in casi complessi. La risposta è dovuta anche quando è negativa, per esempio perché una fattura non si può cancellare prima del termine di legge: in quel caso spieghi il motivo, non ignori la richiesta.

Checklist prima della prossima stagione

• Elenco dei dati trattati e della base giuridica di ciascun gruppo.
• Informativa pubblicata sul sito, richiamata nella conferma e in reception, in due lingue.
• Consenso marketing separato, non precompilato, revocabile.
• Cartelli videosorveglianza prima del raggio di ripresa, visibili di notte.
• Tempo di conservazione delle immagini breve e impostato sul registratore.
• Nessuna telecamera verso bagni, docce, piazzole e alloggi.
• Art. 4 dello Statuto dei lavoratori verificato con il consulente del lavoro.
• Tabella dei tempi di conservazione scritta e affissa.
• Registro dei trattamenti aggiornato.
• Nomine dei responsabili firmate con tutti i fornitori.
• Accessi personali per ogni dipendente, revocati a fine stagione.
• Procedura per le settantadue ore, con i numeri di telefono giusti.

Nessuna di queste cose richiede un progetto: richiedono una mattina di ottobre, quando il campeggio è vuoto e la reception è libera. Fatte una volta, restano valide per stagioni. Se vuoi vedere come tenere prenotazioni, dati degli ospiti e documenti fiscali in un posto solo, guarda le soluzioni per campeggi piccoli o scrivici dalla pagina contatti.