Un tabellone con l'occupazione settimana per settimana e una calcolatrice

Ottobre è il mese in cui tutti i gestori di campeggio dicono la stessa frase: è andata bene. Qualche volta è vero, qualche volta significa che non sono rimaste piazzole libere ad agosto e che il resto non lo hai guardato. La differenza tra le due cose vale soldi veri, perché il listino dell'anno prossimo lo decidi ora, e lo decidi su quello che ricordi oppure su quello che puoi contare. Questi sono i numeri che contano davvero, nell'ordine in cui conviene guardarli.

Primo numero: l'occupazione, ma per tipo di piazzola

Il tasso di occupazione totale della stagione è un numero quasi inutile. Ti dice che hai riempito, non ti dice cosa hai riempito. Quello che serve è l'occupazione divisa per tipo: piazzole nude, piazzole con corrente, piazzole grandi per camper, case mobili, tende glamping, piazzole stagionali.

Il calcolo è semplice: notti vendute diviso notti disponibili, dove le notti disponibili sono il numero di unità di quel tipo moltiplicato per i giorni di apertura. Fallo per ogni tipo e quasi sempre scopri due cose. La prima è che un tipo di sistemazione lavora molto meno degli altri e che non te ne eri accorto perché il totale lo copriva. La seconda è che il tipo che lavora al novantacinque per cento da tre anni ha il prezzo sbagliato, non la domanda sbagliata.

Secondo numero: il ricavo per piazzola disponibile

Questo è il numero che sostituisce la discussione sul prezzo. Prendi l'incasso di alloggio di un tipo di piazzola e dividilo per le notti disponibili dello stesso tipo. Ottieni quanto ti rende ogni piazzola di quel tipo ogni giorno in cui il campeggio è aperto, piena o vuota.

Serve perché mette insieme prezzo e occupazione, che da soli ingannano. Una piazzola con corrente a prezzo alto e occupazione media può rendere più di una piazzola nuda sempre piena. Finché guardi solo l'occupazione non lo vedi, e continui a scontare la cosa che ti rende di più.

Tieni fuori dal calcolo l'imposta di soggiorno, che incassi per conto del comune e non è un tuo ricavo, e tieni separati gli extra: corrente a consumo, animali, lavanderia, noleggi. Gli extra li guardi dopo, come voce a sé, perché spesso sono la parte che cresce più facilmente.

Terzo numero: la durata media del soggiorno

Le notti vendute diviso il numero di prenotazioni. È il numero che spiega quanto lavoro fa la reception. Due campeggi con la stessa occupazione e durata media diversa non hanno lo stesso mestiere: con una media di tre notti fai tre volte i check-in, tre volte le pulizie, tre volte i pagamenti.

Guardala per periodo, non solo sull'anno. Se a giugno la media è di due notti e ad agosto di nove, il tuo problema di giugno non è il prezzo, è il minimo di notti e il modo in cui comunichi i weekend lunghi. Un minimo di notti nei ponti e in alta stagione, deciso ora e scritto nel listino, è la leva più semplice su questo numero.

Quarto numero: da dove sono arrivate le prenotazioni

Dividi le prenotazioni della stagione in quattro gruppi: dirette dal tuo sito, telefono o email, portali e agenzie, clienti di ritorno. Poi metti accanto a ognuno l'incasso e, per i portali, la commissione pagata.

Quinto numero: cancellazioni, mancate presentazioni e acconti

Conta quante prenotazioni sono state cancellate, quante non si sono presentate, e quanti acconti sono rimasti non incassati. Poi guarda quando sono arrivate le cancellazioni: a tre mesi dalla data si rivende senza problemi, a tre giorni no.

Se le cancellazioni tardive sono molte, la risposta non è una penale più severa: è un acconto chiesto sempre, anche sulle piazzole nude, e condizioni scritte in modo chiaro al momento della prenotazione. Se le mancate presentazioni sono molte, il problema è quasi sempre che nessuno ha scritto al cliente nei giorni prima dell'arrivo.

Dove trovi questi numeri senza passarci una settimana

Se la stagione è su un'agenda di carta, questi calcoli si fanno, ma costano due giorni e li fai una volta sola. Se la stagione è registrata man mano, sono una pagina da guardare in mezz'ora.

CampSuite tiene ogni prenotazione con i suoi ospiti e i loro dati, la caparra e i messaggi in un unico posto, anche dal telefono, raccoglie le prenotazioni online e quelle a mano nella stessa agenda, elenca piazzole, alloggi e glamping con i loro prezzi, incassa acconti e saldi con carta, emette fatture e ricevute e dà i numeri di prenotazioni, occupazione e incassi. Vedi cosa comprende la pagina delle funzionalità, e cosa cambia per un campeggio piccolo su la pagina delle soluzioni. Il listino di CampSuite per l'Italia è su la pagina dei prezzi.

Gli adempimenti che usano gli stessi dati

Un vantaggio pratico di avere i numeri in ordine a ottobre è che ti servono comunque. La comunicazione ISTAT dei flussi turistici chiede arrivi e presenze per provenienza, mese per mese. La dichiarazione annuale dell'imposta di soggiorno chiede le presenze imponibili, le esenzioni e l'importo riversato al comune, e in molti regolamenti comunali si presenta entro il 30 giugno dell'anno successivo: controlla il regolamento del tuo comune, perché la scadenza e il modulo li decide lui. Le comunicazioni alloggiati le hai già inviate giorno per giorno ad Alloggiati Web, ma il registro ti serve per riconciliare le presenze.

Se parti dal registro delle presenze e non dai ricordi, questi tre adempimenti si compilano dallo stesso foglio e non si contraddicono. Ed è la contraddizione tra due dichiarazioni, non il numero in sé, che fa arrivare le domande.

La lista da fare questa settimana

Non serve un foglio di calcolo bello. Serve che a novembre, quando decidi i prezzi e i minimi di notti, tu stia guardando otto numeri invece di ricordare un'estate. Se vuoi che li guardiamo insieme, scrivici dalla pagina dei contatti.