I portali di prenotazione del tuo campeggio, commissione chiara e contingente tuo

Un giovedì di giugno arriva da un portale una prenotazione di dieci notti per la piazzola 8. Lo stesso pomeriggio una coppia di Milano prenota la stessa piazzola per le stesse date dal tuo sito, e il sabato si presenta al cancello un titolare di tessera ACSI che la vuole scontata. Tre ospiti, una piazzola, un fine settimana a chiedere scusa. I portali di prenotazione riempiono campeggi che altrimenti nessuno troverebbe, ma costano una commissione, e se il contingente non è governato vendono quello che non hai più. Ecco cosa conta in Italia, quanto costa davvero una prenotazione e come tenere la disponibilità in mano tua.

Chi porta quale ospite

Ogni canale porta un cliente diverso, e conviene saperlo prima di firmare:

• Booking.com porta volume, soprattutto su case mobili e glamping, e clienti dell'ultimo minuto. Anche la commissione più alta e le condizioni meno trattabili.
• Pitchup porta soprattutto britannici, olandesi e tedeschi, che prenotano presto e pagano online, con commissione per prenotazione confermata.
• ACSI è due cose insieme: la guida e l'app Eurocampings, dove paghi per esserci, e la CampingCard, con cui il titolare paga una tariffa ridotta fissa in bassa stagione. Non è un portale classico, è un accordo di prezzo, e riempie maggio, giugno e settembre.
• Camping.info e i portali di settore contano soprattutto per le recensioni e per farsi confrontare dai mercati di lingua tedesca.
• Google non è un portale, ma con il Profilo dell'attività e le recensioni è dove la scelta si compie davvero.

A questi si aggiungono i portali delle federazioni di categoria e delle agenzie regionali di promozione turistica, spesso con commissione bassa o assente. Chiedi prima di dare per scontato che esistano solo i grandi.

Quanto costa davvero una prenotazione

La commissione dei portali per i campeggi sta di solito fra il dieci e il venti per cento del valore del soggiorno, con Booking.com più in alto. Ma la percentuale da sola non dice niente. Quattro domande decidono quanto ti resta, e stanno tutte nel contratto:

• Su cosa si calcola? Sull'intero soggiorno o solo sull'acconto. Se l'ospite paga il saldo in reception e il portale calcola sul totale, paghi commissione su denaro che non hai ancora visto.
• Chi incassa dall'ospite? Se incassa il portale, ti liquida settimane dopo trattenendo la commissione; se incassi tu, il portale ti fattura la commissione a parte. La seconda ipotesi è migliore per la cassa.
• Cosa succede con le cancellazioni? Quale commissione resta dovuta se l'ospite annulla o non si presenta.
• Come arriva la fattura? La fattura di commissione di un portale con sede in un altro Stato dell'Unione arriva senza IVA italiana. L'imposta la assolvi tu con il meccanismo dell'inversione contabile, e l'integrazione va trasmessa allo SdI con il tipo documento previsto. Fattelo impostare una volta dal commercialista e non pensarci più.

Prendi una prenotazione tipo e porta il conto fino in fondo, fino alla cifra che resta sul conto corrente. Mettici accanto la stessa prenotazione arrivata dal tuo sito, dove c'è solo la commissione dell'incasso. È quel numero a decidere a gennaio quali contratti rinnovi.

Parità tariffaria: in Italia le clausole sono nulle

Questo è il punto che molti gestori italiani non sfruttano, e in Italia la risposta è più netta che altrove. La legge annuale per il mercato e la concorrenza del 2017 ha stabilito la nullità delle clausole di parità tariffaria nei contratti fra le imprese turistico ricettive e le piattaforme di prenotazione. Una clausola che ti vieta di praticare sul tuo sito un prezzo migliore, o condizioni migliori, è nulla per legge.

In pratica: puoi offrire sul tuo canale diretto il prezzo migliore, una condizione di cancellazione più comoda o l'ultima piazzola libera. Se il contratto dice altro, quella parte non regge. E se hai questa libertà, usala: un ospite che cerca sul portale e poi prenota da te è la prenotazione che ti costa meno. A patto che prenotare sul tuo sito sia facile quanto sul portale, altrimenti vince comunque il portale.

Contingente: quante piazzole a chi

Il contingente è il numero di unità che un portale può vendere senza chiedertelo. Ci sono due modelli, e il giovedì di giugno nasce dal mescolarli senza accorgersene:

1. Contingente fisso: a ogni portale un numero di unità, per esempio dieci piazzole a uno e quattro case mobili a un altro, e quelle unità non si vendono altrove. Semplice e sicuro, ma costoso, perché ad agosto restano case mobili bloccate per un portale che forse non le venderà.
2. Contingente condiviso: tutti i canali vendono dalla stessa disponibilità e ogni prenotazione toglie un'unità ovunque nello stesso momento. È quello che riempie meglio, e funziona solo se la disponibilità si aggiorna subito e non a mano la sera.

Regola pratica per un campeggio medio: contingente condiviso per le piazzole, che sono molte e simili tra loro, e contingente piccolo e fisso per case mobili e glamping, che sono poche e care da sovraprenotare. E sempre il tuo sito con le stesse date.

Non vendere due volte la stessa piazzola

L'overbooking non lo causa il portale, lo causa il tempo che passa fra una prenotazione e il momento in cui gli altri canali lo sanno. Per chiudere quella finestra:

• Un solo planning dove entrano tutte le prenotazioni: portali, sito, telefono, banco. Se il telefono finisce su un quaderno, il quaderno è il canale che sovraprenota.
• Un channel manager che riceva ogni prenotazione e aggiorni la disponibilità sugli altri canali.
• Le stesse condizioni ovunque: stesso acconto, stessa regola di cancellazione, stesso orario limite di arrivo, così la reception non deve chiedere da dove arriva la prenotazione prima di rispondere.
• Chiusure di vendita sulle date forti: Ferragosto e i ponti si chiudono sui portali prima di riempirsi, non dopo.

CampSuite tiene le prenotazioni online e quelle segnate in reception nello stesso planning, così una piazzola non viene offerta due volte, e offre un channel manager perché la disponibilità dei portali scenda insieme a quella del planning. Ogni prenotazione conserva gli ospiti con i loro dati, l'acconto e i messaggi in un unico posto, sul telefono, da qualunque canale arrivi, e il report dice quante prenotazioni e quale incasso ha portato ciascun canale. Se vuoi che il tuo sito diventi il canale principale, guarda le prenotazioni online.

La lista prima di rinnovare i contratti

• Per ogni portale, per iscritto: commissione, base di calcolo, liquidazione, regola sulle cancellazioni.
• Inversione contabile sulle commissioni estere impostata con il commercialista.
• Clausola di parità riletta: in Italia è nulla, non adeguarti per abitudine.
• Contingente deciso per tipo di unità: condiviso per le piazzole, fisso e piccolo per le case mobili.
• Un solo planning per tutte le prenotazioni, telefono compreso.
• Acconto e condizioni di cancellazione uguali su tutti i canali.
• Chiusure di vendita programmate su Ferragosto e sui ponti.
• Report per canale a fine stagione: prenotazioni, incasso, commissione.

I portali sono un buon socio finché sai quanto ti costa ogni prenotazione e finché sei tu a decidere della tua disponibilità. Per vedere come CampSuite tiene piazzole e canali in un solo planning, guarda i prezzi o scrivici.