Ricevuta e fattura in campeggio, giuste la prima volta

Un ospite che parte la domenica chiede "la fattura intestata alla ditta". Un altro vorrebbe il soggiorno della suocera sullo stesso documento. E a gennaio il commercialista telefona perché quaranta scontrini del bar non corrispondono a niente. La ricevuta e la fattura all'ospite sembrano la parte più semplice del mestiere finché non arriva un controllo o un cliente esigente, e allora si vede quali erano fatte bene. Ecco cosa deve emettere un campeggio in Italia, quali dati obbligatori servono e come trattare l'imposta di soggiorno.

Documento commerciale o fattura: quale dei due

Da quando i corrispettivi si memorizzano e si trasmettono per via telematica, lo scontrino e la vecchia ricevuta fiscale sono stati sostituiti dal documento commerciale, emesso dal registratore telematico. È quello che consegni all'ospite privato che non chiede la fattura, ed è quello che contemporaneamente registra il corrispettivo verso l'Agenzia delle Entrate.

La fattura è obbligatoria quando il cliente la chiede e sempre quando il cliente è un soggetto passivo, cioè un'impresa o un professionista. In campeggio capita più spesso di quanto sembri: l'artigiano che si ferma tre settimane per un cantiere, l'azienda che prenota per una squadra, l'associazione che arriva in gruppo.

Due punti pratici che risolvono quasi tutte le discussioni al banco:

• Se l'ospite vuole dedurre o detrarre la spesa, il documento commerciale deve riportare il suo codice fiscale, oppure serve la fattura. Chiedilo alla prenotazione, non alla partenza.
• Se emetti fattura dopo aver già emesso il documento commerciale per lo stesso soggiorno, devi poter dimostrare che non hai incassato due volte. È esattamente il motivo per cui il documento deve nascere dalla prenotazione e non da un blocchetto a parte.

Cosa deve contenere la fattura

La fattura elettronica passa dal Sistema di Interscambio, e i dati obbligatori sono quelli del decreto IVA. Per un campeggio:

• Numero progressivo e data di emissione, con la data dell'operazione se diversa. In campeggio è quasi sempre diversa.
• Dati completi di entrambe le parti: denominazione, indirizzo, partita IVA o codice fiscale del cliente, e per i clienti soggetti passivi il codice destinatario o l'indirizzo di posta elettronica certificata.
• Natura, qualità e quantità della prestazione: piazzola o unità, numero di notti, numero di persone, servizi aggiuntivi. "Soggiorno" da solo non descrive niente.
• Imponibile, aliquota e imposta, distinti per aliquota quando ce n'è più di una, e il totale.
• Le eventuali diciture per operazioni non imponibili, esenti o fuori campo.

Sull'aliquota: l'alloggio nelle strutture ricettive, campeggi compresi, sconta l'aliquota ridotta prevista per le prestazioni alberghiere. Il resto del listino non la segue automaticamente: il bar, il ristorante, il market e i noleggi hanno ciascuno il proprio trattamento. Fai stabilire una volta dal commercialista l'elenco completo delle tue voci con la relativa aliquota e mettilo nel modello di documento, così chi sta in reception sceglie una voce e non decide un'aliquota.

L'imposta di soggiorno non è un corrispettivo

Regola che non ammette eccezioni: quel denaro non è tuo. Lo riscuoti per il Comune e lo riversi, e nel frattempo resta fuori dalla base imponibile IVA.

In pratica:

1. L'imposta va su una riga separata, dopo il totale del soggiorno, con il nome che le dà il regolamento comunale.
2. Non si somma all'imponibile della prestazione di alloggio.
3. Il numero di persone e di notti assoggettate deve essere leggibile, perché l'ospite capisca e perché i totali tornino con i versamenti al Comune.
4. Le esenzioni si applicano persona per persona e si vedono sul documento.
5. Se rimborsi un soggiorno, rimborsi anche l'imposta di quelle notti e lo rifletti nel documento di storno.

Un documento che nasconde l'imposta dentro il prezzo della piazzola è quello che genera più discussioni: l'ospite in trasferta non riesce a giustificare la spesa e tu non riesci a dimostrare quanto hai riscosso.

Registratore, trasmissione e conservazione

Tre adempimenti che stanno insieme e che si notano solo quando manca uno:

• Il registratore telematico deve essere in servizio e censito, con la verificazione periodica nei termini previsti. Un apparecchio fuori servizio va gestito con la procedura prevista, non ignorato fino a lunedì.
• La trasmissione dei corrispettivi avviene per via telematica: controlla ogni tanto che gli invii risultino andati a buon fine, invece di scoprire a dicembre che da agosto qualcosa non parte.
• La conservazione a norma delle fatture elettroniche e dei documenti fiscali per i termini di legge. Se il tuo gestionale o il tuo commercialista la fa per te, fatti dire dove sono conservati i documenti e come li recuperi se cambi fornitore.

Aggiungi una cosa che costa nulla: una numerazione continua per sezionale, con le note di credito nel proprio sezionale e riferite al documento che rettificano.

Che il documento nasca dalla prenotazione

Quasi tutti i problemi di fatturazione di un campeggio nascono dallo stesso posto: il soggiorno vive nel planning, l'incasso nel POS e il documento in un terzo programma. Tre posti, tre verità, e a gennaio qualcuno ci passa una settimana.

CampSuite emette ricevute e fatture dalla prenotazione stessa, con gli ospiti, le notti, l'acconto e i pagamenti già dentro, così quello che è documentato e quello che è incassato sono la stessa cosa. Ogni prenotazione conserva gli ospiti con i loro dati e i messaggi in un unico posto, sul telefono, le prenotazioni online e quelle segnate a mano entrano nello stesso planning, e il report degli incassi ti dà il periodo chiuso senza sommare scontrini. Se il tuo campeggio mette insieme piazzole e case mobili e glamping, ogni tipo porta il suo prezzo e la sua voce.

La lista prima della chiusura dell'anno

• Sezionali di numerazione definiti e continui, senza salti.
• Elenco delle voci del listino con l'aliquota, stabilito con il commercialista e inserito nel modello.
• Codice fiscale o partita IVA chiesti in fase di prenotazione, non alla partenza.
• Imposta di soggiorno su riga separata, fuori dalla base imponibile, riconciliata con i versamenti.
• Esenzioni visibili sul documento, persona per persona.
• Note di credito nel proprio sezionale e riferite al documento originario.
• Registratore telematico in servizio, verificazione periodica nei termini.
• Invii dei corrispettivi controllati periodicamente.
• Conservazione a norma verificata, con la procedura per recuperare i documenti.
• Documenti emessi dalla prenotazione, non da un blocchetto a parte.

Con questo, l'ospite della domenica riceve il documento giusto in due minuti, e gennaio smette di essere il mese in cui si ricostruisce agosto. Per vedere come CampSuite tiene prenotazioni, incassi e documenti nello stesso posto, guarda i prezzi o scrivici.