De AVG op uw camping, zonder angst voor de toezichthouder

Een gast mailt dat hij "alle gegevens wil zien die u van hem heeft". Een ander klaagt dat de camera bij het sanitairgebouw hem filmt als hij naar buiten komt. Een derde wil van de nieuwsbrief af waar hij nooit om heeft gevraagd. En u heeft gastenformulieren in een map bij de receptie, een harde schijf met een maand aan beelden en een spreadsheet met zeshonderd mailadressen die in 2012 begon. De AVG op de camping gaat niet over een mooie map met beleid: hij gaat over weten welke gegevens u heeft, waarom u ze heeft en hoe lang nog. Dit is wat er geldt, in de volgorde waarin u het het beste aanpakt.

Welke grondslag hoort bij welke gegevens

De AVG eist voor elke verwerking een grondslag. Dat is geen formaliteit: de grondslag bepaalt of u door mag gaan als de gast zegt dat u moet stoppen. Op een camping zijn het er vrijwel altijd vier:

• Uitvoering van de overeenkomst: de boeking, contactgegevens, data, plaats, betaling. Zonder die gegevens is er geen verblijf, en de gast kan zich daar tijdens de relatie niet tegen verzetten.
• Wettelijke plicht: het nachtregister dat de gemeentelijke verordening op grond van de Gemeentewet voorschrijft, en de administratie die de Belastingdienst verlangt. Hier speelt toestemming geen rol: de wet verplicht u te verzamelen en te bewaren.
• Gerechtvaardigd belang: cameratoezicht voor de beveiliging, mits goed onderbouwd en vastgelegd.
• Toestemming: de nieuwsbrief, foto's van gasten op sociale media, en weinig anders. Dit is de zwakste grondslag, want toestemming kan elk moment worden ingetrokken.

Het praktische gevolg ziet u bij de gast die vraagt alles te wissen: de mailadressen voor de nieuwsbrief gaan eruit, het nachtregister en de facturen niet, omdat u die op grond van een wettelijke plicht bewaart. Dat netjes en schriftelijk uitleggen is het halve werk.

Hoe lang u wat bewaart

De vraag waar het het vaakst misgaat. Eén termijn per soort gegeven, op een A4 dat bij de receptie hangt:

• Nachtregister: zolang de verordening van uw gemeente voorschrijft. Staat er niets, houd dan aan wat nodig is voor de aangifte en de controle daarop, en leg uw keuze vast.
• Facturen en administratie: de fiscale bewaarplicht in Nederland is zeven jaar, en voor gegevens over onroerende zaken langer. Uw boekhouder bevestigt welke termijn voor u geldt.
• Camerabeelden: niet langer dan nodig. De Autoriteit Persoonsgegevens gaat uit van hooguit vier weken, en korter als er niets is voorgevallen. Is er een incident, bewaar dan alleen die beelden, apart, tot de zaak is afgehandeld.
• Boekingsgegevens zonder wettelijke plicht: zolang de relatie loopt en de termijn waarbinnen nog een klacht kan komen.
• Mailadressen voor de nieuwsbrief: tot de gast zich afmeldt, met een periodieke opschoning van wie al jaren niets opent.

De spreadsheet uit 2012 is het klassieke probleem: niemand weet meer waar die adressen vandaan komen of wie ooit toestemming gaf. Kunt u de toestemming niet aantonen, dan mag u ze niet gebruiken.

Camera's: waar wel en waar nooit

Cameratoezicht levert de meeste klachten op, omdat het het enige is dat een boze gast kan fotograferen en meesturen. De regels zijn duidelijk:

• Nooit in toiletten, douches, kleedruimtes of waar dan ook waar mensen zich omkleden. Daar weegt geen enkel belang tegenop.
• Alleen uw eigen terrein. Filmt de camera bij de slagboom de halve openbare weg of het perceel van de buren, dan moet hij worden gedraaid of dat deel afgeschermd.
• Kenbaar maken met bordjes bij elke ingang van het gefilmde gebied, met wie verantwoordelijk is en waar de gast meer informatie vindt en zijn rechten kan uitoefenen.
• Toegang tot de beelden beperkt tot wie ze moet zien, met een eigen wachtwoord, en vastleggen wie wanneer heeft gekeken.
• Filmt u ook werkplekken, dan moet u het personeel vooraf informeren, en heeft een eventuele personeelsvertegenwoordiging daar iets over te zeggen. Heimelijk toezicht op een medewerker is geen optie.
• Leg de afweging vast waarom u de camera nodig heeft en waarom een minder ingrijpend middel niet volstaat. Dat is precies wat de toezichthouder vraagt.

En denk aan de recorder zelf: staat die in een open kantoor of hangt hij aan het internet met het wachtwoord van de fabriek, dan is het geen juridisch probleem maar een beveiligingsprobleem, en dat wordt uiteindelijk een juridisch probleem.

Formulieren, website en wifi

Overal waar u een gegeven vraagt, hoort een korte uitleg. Geen drie pagina's juristentaal, maar: wie verwerkt, waarvoor, op welke grondslag, hoe lang, aan wie u het doorgeeft en hoe de gast zijn rechten uitoefent. Concreet op een camping:

1. Boekingsformulier en inschrijfformulier: korte tekst bij het formulier zelf, met een link naar de volledige privacyverklaring.
2. Een apart vinkje voor de nieuwsbrief, niet vooraf aangevinkt. Toestemming voor marketing mag niet in "ik ga akkoord met de voorwaarden" zitten.
3. Website: privacyverklaring, cookiemelding met een echte weigermogelijkheid, en een contactformulier met zijn eigen tekst.
4. Wifi: vraagt u gegevens voor toegang, dan is dat ook een verwerking, met eigen uitleg en termijn.
5. Foto's van gasten voor sociale media: expliciete toestemming, en extra voorzichtig bij kinderen.

Daarbij horen een verwerkingsregister, wat simpelweg de lijst is van wat u verwerkt en waarom, en verwerkersovereenkomsten met iedereen die gegevens voor u aanraakt: de boekhouder, de websitebouwer, het reserveringssysteem, het beveiligingsbedrijf.

Rechten en datalekken

Vraagt een gast inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar, beperking of overdracht, dan heeft u een maand om te reageren, en reageren moet ook als het antwoord nee is, met de reden. Houd een standaardantwoord klaar en wijs één iemand aan.

Bij een datalek, een gestolen laptop, een mail met de gastenlijst naar de verkeerde persoon, een server die versleuteld wordt, geldt: binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens als er risico is voor de betrokkenen, en de betrokkenen zelf informeren bij hoog risico. Houd een intern register bij van alle incidenten, ook de gemelde. Noteer vandaag het nummer van wie uw ICT doet, want midden in een lek zoekt niemand goed.

Minder plekken, minder problemen

De meeste privacyproblemen op een camping komen niet van de wet maar van versnippering: papieren formulieren in een la, een spreadsheet op de laptop van de receptie, mail in twee postbussen en foto's van identiteitsbewijzen op iemands telefoon. Hoe minder plekken, hoe makkelijker alles wordt: een inzageverzoek beantwoorden, wissen wat gewist moet worden, aantonen wat u heeft gedaan.

CampSuite helpt precies daar: elke boeking bewaart de gasten met hun gegevens, de aanbetaling en de berichten op één plek, op uw telefoon, zodat de gegevens die het nachtregister vraagt staan waar ze horen en niet in een schrift. Online boekingen en die u zelf noteert komen in dezelfde planning, bevestigingen en berichten gaan vanaf dezelfde boeking de deur uit, en facturen ook. Wat CampSuite niet doet is de aangifte bij de gemeente indienen: het houdt de aantallen bij, u doet de aangifte. Runt u een kleine camping zonder afdeling die dit doet, dan scheelt dat het meeste.

Checklist voor deze week

• Verwerkingsregister op papier, al is het twee A4'tjes.
• Een grondslag per verwerking en een bewaartermijn per soort gegeven.
• Korte privacytekst bij boeking, inschrijving, website en wifi.
• Apart, niet vooraf aangevinkt vinkje voor de nieuwsbrief, met bewijs van toestemming.
• Camera's uit sanitair en kleedruimtes, en alleen op eigen terrein gericht.
• Bordjes cameratoezicht bij elke ingang, met verantwoordelijke en contact.
• Beelden binnen de termijn gewist, recorder afgeschermd en toegang beperkt.
• Verwerkersovereenkomsten met boekhouder, website, reserveringssysteem en beveiliging.
• Standaardantwoord voor rechten van betrokkenen, met één verantwoordelijke en een maand termijn.
• Datalekprocedure met de 72 uur en het nummer van uw ICT genoteerd.

Daarmee beantwoordt u de mail van die gast in tien minuten en met argumenten, en houdt de camera bij het sanitair op een boete te zijn die ligt te wachten. Wilt u boekingen en gastgegevens op één plek in plaats van op vier, bekijk dan de prijzen of neem contact op.