Boekingssites voor uw camping: commissie kennen, contingent sturen

Op een donderdag in juni komt via een boekingssite een reservering binnen voor tien nachten op plaats 8. Diezelfde middag boekt een stel uit Utrecht dezelfde plaats voor dezelfde dagen via uw eigen site, en zaterdag staat er een ACSI-kaarthouder aan de slagboom die hem met korting wil. Drie gasten, één plaats, een weekend vol excuses. Boekingssites vullen campings die anders niemand vindt, maar ze kosten commissie, en als het contingent niet klopt verkopen ze wat u niet meer heeft. Hier leest u welke sites in Nederland tellen, wat een boeking werkelijk kost en hoe u de beschikbaarheid in handen houdt.

Welke sites er voor Nederlandse campings toe doen

Elke site brengt een ander soort gast, en dat is handig om te weten voordat u tekent:

• ACSI is twee dingen tegelijk: de Eurocampings-gids en app, waarvoor u voor de vermelding betaalt, en de CampingCard ACSI, waarmee kaarthouders in het voor- en naseizoen een vast, verlaagd tarief per nacht betalen. Dat is geen klassieke boekingssite maar een prijsafspraak, en hij vult mei, juni en september.
• Camping.info is in het Duitse taalgebied de vergelijker met de meeste beoordelingen, en dus de plek waar veel Duitse gasten uw camping voor het eerst zien.
• Pitchup brengt vooral Britse, Duitse en Deense gasten die vroeg boeken en online betalen, tegen commissie per bevestigde boeking.
• Booking.com vermeldt steeds meer campings met chalets en glamping. Veel volume, veel late boekers, de hoogste commissie en de minst onderhandelbare voorwaarden.
• Google is geen boekingssite, maar met het bedrijfsprofiel en de recensies wel de plek waar de keuze echt valt.

Daarnaast zijn er de regionale VVV-sites en de portalen van brancheorganisaties, vaak met lage of geen commissie. Vraag daar eerst na voordat u aanneemt dat alleen de grote partijen bestaan.

Wat een boeking via een site echt kost

De commissie ligt bij campingsites doorgaans in de lage tot midden tien procent van de boekingswaarde, bij Booking.com hoger. Maar het percentage alleen zegt weinig. Vier vragen bepalen wat u overhoudt, en ze staan allemaal in het contract:

• Waarover wordt gerekend? Over het hele verblijf of alleen over de aanbetaling. Betaalt de gast de rest aan de receptie en rekent de site over het totaal, dan betaalt u commissie over geld dat u nog niet heeft gezien.
• Wie incasseert bij de gast? Incasseert de site, dan rekent hij weken later af onder inhouding van zijn commissie; incasseert u zelf, dan factureert de site de commissie apart. Dat tweede is beter voor uw liquiditeit.
• Wat gebeurt er bij annulering? Welke commissie blijft staan als de gast afzegt of niet komt opdagen.
• Hoe komt de factuur? Een commissiefactuur van een platform met een vestiging in een ander EU-land komt zonder Nederlandse btw. De btw is dan naar u verlegd en u geeft hem zelf aan. Laat uw boekhouder dit één keer vastleggen, dan hoeft het nooit meer.

Reken een typische boeking helemaal door, tot het bedrag dat op uw rekening overblijft, en zet daarnaast dezelfde boeking via uw eigen site, waar alleen de kosten van de betaaldienst staan. Dat ene getal bepaalt in januari welk contract u verlengt.

Pariteit: u mag op uw eigen site voordeliger zijn

Veel campingeigenaren denken nog steeds dat ze op hun eigen site niet goedkoper mogen zijn dan op het platform. Die aanname is achterhaald. Zowel de Europese mededingingsautoriteiten als de Nederlandse wetgever hebben pariteitsclausules voor accommodatieverstrekkers de afgelopen jaren sterk aan banden gelegd, en voor de grote platformen gelden inmiddels ook de regels van de Digital Markets Act.

Praktisch: ga ervan uit dat u op uw eigen site een betere prijs, een betere annuleringsvoorwaarde of de laatste vrije plaats mag aanbieden, en laat uw contract nakijken als daar iets anders in staat, in plaats van u er zonder meer aan te houden. Een gast die op het platform zoekt en vervolgens bij u boekt, is de goedkoopste boeking die u kunt krijgen. Zorg dus dat uw eigen site net zo makkelijk boekt als het platform, anders wint het platform alsnog.

Contingent: hoeveel plaatsen krijgt welke site

Het contingent is het aantal eenheden dat een site zonder overleg mag verkopen. Er zijn twee modellen, en de donderdag uit de eerste alinea ontstaat als u ze per ongeluk door elkaar gebruikt:

1. Vast contingent: elke site krijgt een vast aantal eenheden, bijvoorbeeld tien plaatsen voor de één en vier chalets voor de ander, en die verkoopt u via geen enkel ander kanaal. Eenvoudig en veilig, maar duur, want in augustus staan er chalets geblokkeerd voor een site die ze misschien niet verkoopt.
2. Gedeeld contingent: alle kanalen verkopen uit dezelfde beschikbaarheid en elke boeking haalt overal tegelijk een eenheid weg. Dat vult het best en werkt alleen als de beschikbaarheid direct wordt bijgewerkt, niet 's avonds met de hand.

Vuistregel voor een middelgrote camping: gedeeld contingent voor de toeristische plaatsen, die talrijk en onderling vergelijkbaar zijn, en een klein vast contingent voor chalets en glamping, die schaars zijn en duur om te overboeken. En altijd uw eigen site met dezelfde data.

Dubbele boekingen voorkomen

Overboeking wordt niet veroorzaakt door het platform, maar door de tijd tussen een boeking en het moment waarop de andere kanalen dat weten. Die tijd haalt u zo weg:

• Eén planning waarin alle boekingen binnenkomen: platform, eigen site, telefoon. Gaat de telefoon naar een schrift, dan is dat schrift het kanaal dat overboekt.
• Een channel manager die elke boeking van een site binnenhaalt en de beschikbaarheid in de andere kanalen bijwerkt.
• Dezelfde voorwaarden overal: dezelfde aanbetaling, hetzelfde annuleringsbeleid, dezelfde uiterste aankomsttijd, zodat de receptie niet eerst hoeft te vragen waar de boeking vandaan komt.
• Verkoop sluiten op de drukke data: de meivakantie, Hemelvaart, Pinksteren en de weken waarin drie regio's tegelijk vakantie hebben sluit u op de sites vóórdat u vol zit, niet erna.

CampSuite zet online boekingen en die u aan de receptie noteert in dezelfde planning, zodat een plaats niet twee keer wordt weggegeven, en biedt een channel manager zodat de beschikbaarheid op de sites meebeweegt met de planning. Elke boeking bewaart de gasten met hun gegevens, de aanbetaling en de berichten op één plek, op uw telefoon, ongeacht via welk kanaal hij binnenkwam, en het overzicht laat zien welk kanaal hoeveel boekingen en welke omzet opleverde. Wil u dat uw eigen site het sterkste kanaal wordt, kijk dan naar online boeken.

Checklist voor de contractronde

• Per site op papier: commissie, grondslag, afrekening en annuleringsregel.
• Verlegde btw op commissiefacturen uit het buitenland met de boekhouder vastgelegd.
• Pariteitsclausule in het contract nagekeken; eigen site mag voordeliger zijn.
• Contingent per type eenheid bepaald: gedeeld voor plaatsen, klein en vast voor chalets.
• Eén planning voor alle boekingen, ook die van de telefoon.
• Gelijke aanbetaling en annuleringsvoorwaarden in alle kanalen.
• Verkoopstops gezet voor de vakantieweken en de lange weekenden.
• Overzicht per kanaal aan het eind van het seizoen: boekingen, omzet, commissie.

Boekingssites zijn een prima partner zolang u weet wat een boeking kost en zolang u bepaalt wie er over uw beschikbaarheid gaat. Wilt u zien hoe CampSuite uw plaatsen en kanalen in één planning houdt, bekijk dan de prijzen of neem contact op.