Bomen en speeltoestellen, en het logboek dat te laat wordt gezocht

Een tak valt in augustus op een voortent. Een kind valt van de glijbaan op een ondergrond die drie seizoenen is ingeklonken. Een gast stapt in een gat op het pad naar het sanitair. In alle drie de gevallen komt daarna dezelfde vraag, en die komt niet bij u terecht maar bij uw verzekeraar: werd de voorziening regelmatig gecontroleerd, en kunt u dat aantonen. Bomen en speeltoestellen op de camping vallen onder uw zorgplicht, en wat in een dossier het verschil maakt is niet hoe goed u onderhoudt, maar of het is opgeschreven.

Speeltoestellen hebben hun eigen regels

Voor speeltoestellen geldt in Nederland een eigen regime: het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen. De kern ervan is kort samen te vatten en wordt zelden helemaal nageleefd. Een speeltoestel moet veilig zijn, het moet zijn gekeurd door een aangewezen keuringsinstelling, u moet het onderhouden volgens de voorschriften van de fabrikant, en u moet daarvan een logboek bijhouden.

Dat logboek is het document waar het op aankomt. Daarin horen de keuringsrapporten, de handleidingen van de fabrikant, de uitgevoerde inspecties met datum en naam, de gevonden gebreken en wanneer die zijn verholpen. Een leeg logboek is precies waarmee een dossier wordt verloren.

In de praktijk organiseren beheerders de controles op drie niveaus, aansluitend op de technische normen voor toestellen en ondergronden:

• Visuele routinecontrole, zeer regelmatig, in het seizoen dagelijks of wekelijks: glas, ontbrekende delen, losse bouten, vandalisme, de staat van de valondergrond.
• Functionele inspectie, elke paar weken tot maanden, grondiger, op stabiliteit en werking.
• Jaarlijkse hoofdinspectie door iemand met de juiste kennis, die ook kijkt naar wat niet te zien is, met name op de overgang naar de grond, waar hout rot en staal doorroest.

Denk ook aan de toestellen die officieel geen speeltoestel zijn: de schommel bij de bosrand, de zelfgebouwde kabelbaan, de oude trampoline. Staat het er en spelen kinderen erop, dan valt het eronder. U neemt het op in het onderhoud en het logboek, of u haalt het weg.

Bomen: het grootste risico op het terrein

Oude bomen zijn de reden dat gasten bij u komen, en het grootste enkelvoudige risico op het terrein. Als eigenaar of beheerder heeft u een zorgplicht: u moet uw bomen periodiek laten controleren en noodzakelijke maatregelen laten uitvoeren.

De gangbare werkwijze is een boomveiligheidscontrole, vaak een visuele beoordeling door een gecertificeerde boomveiligheidscontroleur, met een frequentie die afhangt van leeftijd, staat en standplaats van de boom. Op een camping is de rangorde duidelijk: eerst de bomen boven standplaatsen, paden, het speelterrein en de huuraccommodaties, daarna de rest. Bij twijfel volgt nader onderzoek, eventueel met apparatuur.

Nummer de bomen, zet de nummers op een eenvoudige kaart, en vraag een schriftelijk verslag met per boom de datum, de bevinding en het advies. En voer de adviezen uit. Een rapport met niet uitgevoerde adviezen is in een schadegeval slechter dan geen rapport, omdat het aantoont dat u het wist.

Kijk voordat u kapt of zwaar terugzet of er een omgevingsvergunning voor het vellen van een houtopstand nodig is. Dat verschilt per gemeente en staat in de plaatselijke verordening, en in een beschermd gebied kunnen er aanvullende regels gelden. Een kap zonder die check kost meer dan de tak die hij wegnam.

Paden, licht en het winterseizoen

Het minst spannende onderdeel levert de meeste kleine schades op. Loop het terrein twee keer per jaar af met een blok en noteer gaten, opstekende wortels, losliggende tegels, verzakte putdeksels, defecte lampen en treden zonder markering. Licht is geen comfort: het hoort bij het veilig houden van de paden, zeker naar het sanitair.

Blijft de camping in de winter open of staan er vaste gasten, dan komt daar het sneeuw- en ijsvrij houden bij. Leg schriftelijk vast welke paden worden gedaan, binnen welk tijdvak, door wie, en waar het strooizout staat, en noteer elke ronde met datum en tijd. Besteedt u het uit, bewaar dan het contract en de bewijzen van de uitgevoerde rondes.

Gebieden die u in de winter niet veilig houdt, sluit u echt af en bebordt u. Een hek waar iedereen overheen stapt omdat de kortere route erachter loopt, is geen hek.

Wat uw verzekeraar straks opvraagt

Leg één dunne map klaar, geen vijf ordners. Daarin horen de kaart met genummerde bomen en de controleverslagen, het logboek van de speeltoestellen met de drie niveaus, de keuringsrapporten van de aangewezen instelling, de facturen van uitgevoerd werk, het onderhoudsschema, de inspectierapporten van de elektrische installatie en de verdeelkasten, en de incidentmeldingen.

Noteer incidenten bij de boeking van de betrokken gast, met tijd, wat er gebeurde en wie het heeft afgehandeld. In CampSuite staan de boeking met de gast en zijn gegevens, de aanbetaling, de berichten en de factuur op één plek, ook op de telefoon, zodat de aantekening van zondagavond in maart nog te vinden is. Hoe dat werkt ziet u bij de functies en wat het kost op de pagina met prijzen.

Checklist voor buiten het seizoen

• Logboek per speeltoestel aanwezig, met keuringsrapport, handleiding en uitgevoerde inspecties.
• Keuring door een aangewezen keuringsinstelling geldig en op datum.
• Drie controleniveaus ingepland in de seizoenskalender, met naam van de uitvoerder.
• Jaarlijkse hoofdinspectie besteld bij iemand met de juiste kennis.
• Valondergrond nagekeken en bijgevuld waar hij is ingeklonken.
• Niet-officiële toestellen opgenomen in het onderhoud of weggehaald.
• Bomen genummerd en op een kaart gezet.
• Boomveiligheidscontrole uitgevoerd, prioriteit bij bomen boven standplaatsen, paden, spelen en accommodaties.
• Adviezen uit de controle uitgevoerd, facturen bewaard.
• Vergunningplicht voor kappen bij de gemeente nagevraagd vóór de zaag.
• Terreinronde met lijst van gaten, wortels, tegels, putdeksels en lampen.
• Winterrondes schriftelijk geregeld, niet-veilige delen afgesloten en bebord.
• Incidenten genoteerd bij de boeking, niet op een briefje.
• Eén map met alles, waarvan het team weet waar hij ligt.

Geen van deze punten kost veel geld. Wat kost is het bewijs dat ontbreekt op de dag dat erom wordt gevraagd, en dat bewijs is altijd hetzelfde: een datum, een naam en een verholpen gebrek. Neem daar oktober voor, als het terrein leeg is. Wilt u boekingen, gasten en uw aantekeningen op één plek houden, bekijk dan de oplossingen voor kleine campings of neem contact op.