Een receptiebalie met een sleutel en de aankomstlijst van de dag

Zaterdag, vijf uur, tweeëntwintig aankomsten. De rij loopt tot buiten de deur, vooraan zoekt een Duits gezin de papieren van vier kinderen, de telefoon gaat, en buiten staan drie campers bij de slagboom die de uitgang blokkeren. Wie een camping runt, kent dit tafereel uit zijn hoofd. De check-in op de camping lost u niet op door een tweede persoon achter de balie te zetten: u lost hem op door bijna alles wat nu op zaterdag gebeurt uit de zaterdag te halen.

Meet eerst wat de balie echt ophoudt

Voordat u iets verandert, gaat u tellen. Noteer op twee zaterdagen in het hoogseizoen hoe lang elke aankomst duurt en wat hem ophoudt. De uitkomst is bijna altijd dezelfde: een paar minuten voor de inschrijving zelf, en veel meer voor het opnemen van de gegevens van alle gasten, uitleggen waar de plaats ligt, afrekenen, het zwembadbandje zoeken en twee vragen beantwoorden die er niets mee te maken hebben.

Die lijst is uw werkplan, want elk van die regels kan naar voren, eenvoudiger of ergens anders. De echte inschrijftijd krimpt niet; al het andere wel.

Vraag de gegevens vóór de aankomst

De gemeente verplicht u tot een nachtregister, en de verordening bepaalt welke gegevens daarin horen en hoe lang u ze bewaart. De vraag is niet of u ze opneemt, maar wanneer. Neemt u ze op zaterdag aan de balie op, dan betaalt u die tijd op het duurste moment van de week.

Vraag ze in plaats daarvan een paar dagen eerder, met een bericht dat de gast rustig thuis invult: naam, geboortedatum, woonplaats en wat uw verordening verder vraagt, voor iedere persoon. Bij aankomst blijven twee dingen over: het identiteitsbewijs van de ondertekenaar bekijken en controleren of de gegevens kloppen. Dat is een minuut in plaats van tien.

Vraag in hetzelfde bericht alles wat u nodig heeft om de dag in te delen: het kenteken, de verwachte aankomsttijd, de lengte van de caravan of camper, of er een hond meekomt, of er een plaats bij het sanitair nodig is. Elk antwoord dat eerder binnenkomt, is één vraag minder aan de balie.

Vraag meteen ook de factuurgegevens. Dat vooraf doen, en niet als de gast zondag de auto al heeft volgeladen, is het verschil tussen printen en uitvragen.

Spreid de tijden in plaats van ze te ondergaan

De aankomstperiode van vier tot acht is een gewoonte, geen natuurwet. Als die in het voor- en naseizoen niet nodig is, veroorzaakt hij in augustus de rij helemaal zelf.

Twee maatregelen werken bijna overal. De eerste: vraag in de bevestiging om een tijdvak en stel er een voor, in plaats van volledige vrijheid te laten. Veel gasten antwoorden en komen ook echt op het genoemde moment. De tweede: scheid de aankomsten die tijd kosten, zoals een chalet met inventaris en waarborgsom, van de snelle, zoals een al betaalde plaats, en handel ze in twee rijen af. Een tweede balie buiten, alleen voor de snelle, haalt de helft van de aankomsten uit het kantoor.

Heeft u een slagboom, denk dan ook aan de ruimte ervoor: daar moeten twee of drie voertuigen stil kunnen staan zonder de uitgang te blokkeren, anders wordt de rij een verkeersprobleem in plaats van een ontvangstprobleem.

Reken vooraf af, niet bij aankomst

Het restbedrag dat aan de balie wordt betaald is de tweede oorzaak van vertraging en de makkelijkste om weg te nemen. Vraag het restbedrag vóór aankomst, of maak het in elk geval mogelijk om online te betalen, en aan de balie blijft alleen de waarborgsom over en wat er tijdens het verblijf wordt afgenomen.

Het voordeel is niet alleen tijd. Een al betaald verblijf haalt de discussie over de prijs weg waar de rij bij staat, en het voorkomt dat u geld moet vragen aan een gezin dat net zes uur op de A1 heeft gezeten.

Denk ook aan de toeristenbelasting en aan de bandjes of kaarten als u die gebruikt: maak ze vooraf klaar in plaats van ze één voor één in te vullen terwijl de rij groeit. In CampSuite staan bij de boeking de gasten en hun gegevens, de aanbetaling, de berichten, de factuur en de extra's op één plek, ook op de telefoon, de aankomsten en vertrekken van de dag staan op één scherm, en kaartbetalingen neemt u aan de receptie en online aan. De aangifte van de toeristenbelasting bij de gemeente blijft van u: het systeem bewaart de cijfers, het verstuurt ze niet. Hoe dat werkt ziet u bij de functies en wat het kost op de pagina met prijzen.

Geef de informatie mee in plaats van hem te herhalen

Elke informatie die u op zaterdag tweeëntwintig keer herhaalt, is informatie die u één keer had moeten opschrijven. Maak één blad, geen boekje, met de plattegrond en de plaats omcirkeld, de tijden van zwembad, bar en winkel, de regels over nachtrust, auto's en honden, het nummer voor de nacht en de wifitoegang.

Stuur het mee met de bevestiging en houd geprinte exemplaren aan de balie voor wie geen berichten leest. Trek op de plattegrond de route van de ingang naar de plaats: dat is de meest gestelde vraag van allemaal en hij verdwijnt met één streep stift.

Maak de zaterdag op vrijdag klaar

Een half uur op vrijdagavond is twee uur op zaterdag waard. Open of print de aankomstlijst, controleer of elke boeking volledige gegevens heeft en bel waar iets ontbreekt. Leg bandjes en sleutels klaar op volgorde van de verwachte aankomst. Controleer of de chalets die vertrekken met een tijd aan de schoonmaak zijn toegewezen. Markeer op de lijst wie heeft betaald en wie niet.

Verdeel ook de rollen: één persoon aan de balie, één buiten die wijst en meeloopt, en een duidelijke regel over wie de telefoon opneemt. Een telefoontje midden in een aankomst verdubbelt de tijd van beide.

Checklist voor volgende zaterdag

Geen van deze punten vraagt extra personeel: ze vragen om het werk van zaterdagmiddag naar woensdagochtend te verplaatsen. Het resultaat ziet u meteen, en niet alleen in de rij: gasten die aankomen zonder twintig minuten te wachten, beginnen de vakantie in een goede bui, en dat komt terug in de recensies. Wilt u boekingen, gastgegevens en de aankomsten van de dag op één plek hebben, bekijk dan de oplossingen voor familiecampings of neem contact op.