Een overzicht met cijfers en een staafgrafiek op een scherm

Het seizoen is voorbij en het gevoel is dat het druk was. Dat gevoel komt bijna altijd van augustus, want dat is de maand die u zich herinnert. Maar augustus zat vorig jaar ook vol, en de vraag die telt is wat er in mei, juni, september en oktober gebeurde, en of de euro's die binnenkwamen meer of minder waren dan de euro's die eruit gingen. Dit artikel gaat over de vijf cijfers die u na het seizoen op de camping bekijkt, en hoe u dat in één ochtend doet in plaats van in een project.

Eerst de bezetting per periode, niet over het jaar

Een bezettingscijfer over het hele jaar zegt niets: het mengt augustus met februari. Deel het seizoen in dezelfde vier of vijf periodes die u in uw tarieflijst gebruikt, en zet de bezetting van dit jaar naast die van vorig jaar.

Wat u zoekt zijn drie dingen. Weken die vol zaten tegen de huidige prijs, want die kunnen volgend jaar een hogere prijs aan. Weken die leeg bleven bij elke prijs, want die hebben geen prijsprobleem maar een vraagprobleem, en daar helpt een andere doelgroep of een langer verblijf meer dan korting. En weken die net niet vol kwamen, want dat is waar een minimumduur of een weekformule het verschil maakt.

Reken de bezetting apart voor toeristische plaatsen, jaarplaatsen en accommodaties. Eén gemiddelde over alles verbergt precies wat u wilt weten.

Opbrengst per plaatsnacht, niet alleen de omzet

De omzet kan stijgen terwijl u minder verdient, bijvoorbeeld als u meer nachten hebt verkocht tegen een lagere prijs met meer schoonmaak. Het cijfer dat dat zichtbaar maakt is de opbrengst per verkochte plaatsnacht: de omzet van een periode gedeeld door het aantal plaatsnachten in die periode.

Zet dat getal per periode en per plaatstype naast elkaar. Daar ziet u of de korting die u in juni gaf nachten bracht of alleen geld kostte, en of de chalets per nacht echt meer opbrengen dan de plaatsen nadat de schoonmaak eraf is.

Vergeet de extra's niet. Tel stroom, toeristenbelasting en bijkomende posten apart, want toeristenbelasting is geen omzet van u en hoort er bij deze rekensom uit. Wat overblijft is wat u werkelijk heeft verdiend aan een nacht.

Kosten per nacht, het getal dat bijna niemand heeft

Dit is de kant die meestal ontbreekt. Neem de kosten van het hele jaar, dus ook de maanden waarin niemand stond: personeel, energie, water, afval, onderhoud, verzekeringen, gemeentelijke lasten, afschrijving en uw eigen tijd. Deel dat door de plaatsnachten die u werkelijk hebt verkocht.

Daar komt een bodem uit. Alles wat u daaronder verkoopt, verkoopt u met verlies, ook als de plaats anders leeg had gestaan. Zet die bodem naast de opbrengst per plaatsnacht van uw laagste periode, en u weet of het nog zin had om in die weken open te zijn.

Bekijk ook de twee kostenposten die het snelst groeien en het minst worden gemeten: energie en schoonmaak. Leg het energieverbruik per maand naast de verkochte nachten van die maand, zoals u dat met water zou doen. Een stijging die niet met de nachten meebeweegt, is een lek of een apparaat dat doordraait.

Kanaalmix en wat de commissie werkelijk heeft gekost

Tel per kanaal hoeveel nachten binnenkwamen en wat ze opbrachten: eigen site, telefoon en mail, en elke boekingssite apart. Reken daarna per boekingssite de betaalde commissie uit en zet die naast het aantal nachten dat alleen via dat kanaal kwam.

De vraag is niet of commissie duur is, maar of een kanaal gasten bracht die u anders niet had gehad. Een site die uw lege week in juni vult, is zijn commissie waard. Een site waarlangs vooral terugkerende gasten boeken die uw naam al kenden, kost u geld voor niets, en dat ziet u pas als u de twee lijsten naast elkaar legt.

Kijk tot slot naar herhaalbezoek: hoeveel van de gasten van dit jaar stonden er vorig jaar ook. Dat is het cijfer dat het meeste zegt over of de camping goed liep, en het is ook het goedkoopste kanaal dat u heeft voor volgend jaar.

Hoe u dit in één ochtend doet

Dit werkt alleen als de cijfers ergens staan. Wie het seizoen in een papieren agenda en drie Excel-bestanden heeft bijgehouden, is hier een week mee bezig en doet het daarom niet.

In CampSuite staan online en handmatige boekingen in één planning, hebben plaatsen, accommodaties en glamping elk hun eigen prijs, en geeft de rapportage u boekingen, bezetting en opbrengst per periode. Bij elke boeking staan de gast en zijn gegevens, de aanbetaling, de extra's en de factuur, dus de opbrengst per plaatsnacht en de kanaalmix komen uit dezelfde bron in plaats van uit een reconstructie. Hoe dat werkt ziet u bij de functies en wat het kost op de pagina met prijzen.

Zet de uitkomsten op één A4 en bewaar dat. Volgend jaar is dat blad uw vergelijking, en over drie jaar is het de enige plek waar staat wat er werkelijk veranderde.

Checklist voor de ochtend in oktober

Het verschil tussen een camping die elk jaar iets beter loopt en een die elk jaar hetzelfde doet, is zelden een groot plan. Het is deze ochtend: vijf cijfers, een vergelijking met vorig jaar en drie besluiten. Doe het nu, terwijl u nog weet wat er in juni gebeurde. Wilt u boekingen, prijzen en de bezetting per periode op één plek hebben, bekijk dan de oplossingen voor familiecampings of neem contact op.