Drie vakantieregio's, van versnipperd seizoen naar acht volle weken

In juli zit u drie weken vol, dan zakt de bezetting weg, en half augustus loopt het nog een keer aan omdat een andere regio dan pas vrij is. Wie in Zeeland staat plant anders dan iemand in Drenthe, en wie veel Duitse gasten heeft plant naar een derde kalender. De drie vakantieregio's zijn voor een camping geen ergernis maar het belangrijkste planningsinstrument van het jaar: ze rekken het seizoen met weken op als u ze kent, en ze leveren halflege weken op als u ze negeert. Hier leest u hoe u daar een bezetting mee bouwt zonder aan het eind dezelfde plaats twee keer te verkopen.

Uw kalender begint bij uw eigen gasten

De Nederlandse zomervakantie is verdeeld over de regio's Noord, Midden en Zuid, en welke regio vooraan begint rouleert. Datzelfde geldt voor de meivakantie en de herfstvakantie. Uw seizoen heeft dus niet één piek maar meerdere, afhankelijk van waar uw gasten vandaan komen.

Ga in januari zitten en bouw een kalender met:

• De zomervakanties van de drie regio's, met de volgorde van dít jaar, niet die van vorig jaar.
• De herkomst van uw gasten uit het overzicht van vorig seizoen. Als de helft uit Noord-Brabant komt, is de regio Zuid uw hoofdseizoen, ongeacht waar de camping staat.
• De Duitse deelstaten waar uw buitenlandse gasten vandaan komen. Duitsland spreidt de zomervakanties nog verder dan Nederland, en Beieren en Baden-Württemberg zitten helemaal achteraan, wat eind augustus vult.
• De Belgische vakanties als u in het zuiden zit, want die lopen weer anders.
• De beweeglijke dagen: Pasen, Hemelvaart, Pinksteren en de bouwvak, die ook per regio verschilt.

Die kalender hoeft niet mooi te zijn, hij moet compleet zijn, en hij hoort naast de planning te hangen en niet in een la.

Per week beslissen, niet per seizoen

Eén prijs voor het hoogseizoen en één voor het laagseizoen laat bij gespreide vakanties geld liggen. Beslis in plaats daarvan per week, en dan vier dingen:

1. Minimale verblijfsduur. In de weken waarin twee of drie regio's tegelijk vrij zijn: zeven nachten met een vaste wisseldag voor chalets en glamping. In de randweken drie of vier nachten, zodat wie geen hele week kan er toch in past.
2. Wisseldag. Vast in de piekweken, vrij in de rest. Een vaste wisseldag voorkomt de losse restnacht die niemand meer koopt.
3. Prijstrede. Geen zeven treden, maar ook geen twee. Drie of vier volstaan, mits ze de vakantieweken volgen en niet de kalendermaand.
4. Contingent voor boekingssites. In de piekweken klein en vast, in de randweken ruimer, want daar heeft u bereik nodig en geen bescherming.

En een regel die veel campings te laat toepassen: verlaag in de laatste twee weken voor een periode de minimale verblijfsduur weer als er losse gaten over zijn. Het minimum beschermt de week terwijl u hem opbouwt, niet wanneer hij op 5 augustus uit drie verspreide plaatsen bestaat.

De randweken vullen in plaats van op juli wachten

De spreiding geeft u iets wat een stadshotel niet heeft: zes tot acht weken waarin ergens iemand vrij is. Daarmee vult u de randen:

• Richt u in de vroege vakantieweken op de regio die net begint in plaats van op iedereen tegelijk. Dezelfde advertentie, andere timing.
• Gebruik de weken zonder schoolvakantie voor gasten zonder schoolgaande kinderen: stellen, campergasten, vaste gasten, mensen met een hond. Die groep vraagt om rust, niet om animatie.
• Houd de herfstvakantie in beeld. Hij is korter, maar verhuurt chalets goed als de verwarming en de inrichting kloppen.
• Kijk naar programma's als de CampingCard ACSI juist voor deze weken. Een verlaagd vast tarief is daar zinvol, in de piekweek zou het duur zijn.

Overboeking voorkomen als alles tegelijk gevraagd wordt

Overboeking ontstaat niet in de rustige week, maar precies wanneer meerdere kanalen dezelfde data tegelijk verkopen. Wat dat voorkomt:

• Eén planning voor alle boekingen: boekingssites, eigen site, telefoon, balie. Gaat de telefoon naar een schrift, dan is dat schrift het kanaal dat overboekt.
• Een channel manager die elke boeking binnenhaalt en de beschikbaarheid overal bijwerkt.
• Verkoopstops op de piekweken, gezet voordat u vol zit en niet erna.
• Dezelfde voorwaarden in alle kanalen, zodat de receptie niet eerst hoeft te vragen waar een boeking vandaan komt.
• Een bijgehouden wachtlijst met naam, data en telefoonnummer in plaats van briefjes op de balie. In de piekweken zijn er altijd annuleringen, en een geordende wachtlijst verkoopt die dezelfde dag door.

CampSuite zet online boekingen en die u aan de receptie noteert in dezelfde planning, zodat een plaats niet twee keer wordt weggegeven, en biedt een channel manager zodat de beschikbaarheid op de boekingssites meebeweegt. Elke boeking bewaart de gasten met hun gegevens, de aanbetaling en de berichten op één plek, op uw telefoon, en het overzicht laat bezetting en opbrengst per week en per type plaats zien. Dat overzicht is precies wat u in januari nodig heeft om de kalender van het volgende jaar te bouwen: het laat zien welke vakantieweken bij u echt trekken. Voor campings met chalets en glamping geldt hetzelfde, met een vaste wisseldag.

Checklist voor de planning in januari

• Zomervakanties van de drie regio's in de volgorde van dit jaar in de kalender.
• Herkomst van uw gasten uit het vorige seizoen erbij gehaald.
• Duitse deelstaten en, indien van toepassing, Belgische vakanties toegevoegd.
• Pasen, Hemelvaart, Pinksteren, bouwvak en de herfstvakanties ingetekend.
• Minimale verblijfsduur en wisseldag per week vastgesteld, niet per seizoen.
• Drie of vier prijstreden die de vakantieweken volgen.
• Contingent per week bepaald, klein in de piekweken.
• Regel genoteerd om het minimum twee weken vooraf te verlagen voor restgaten.
• Randweken voorzien van een eigen aanbod, niet hetzelfde als in juli.
• Verkoopstops ingepland en een wachtlijst met contactgegevens aangelegd.

Zo wordt een kalender die uw seizoen in stukken hakt een kalender die hem verlengt: acht planbare weken in plaats van drie volle en vijf halve. Wilt u zien hoe CampSuite bezetting, kanalen en cijfers op één plek houdt, bekijk dan de prijzen of neem contact op.