Oktober en april, de maanden die de rest van het jaar betalen

De laatste week van augustus loopt het terrein in drie dagen leeg. Het zwembad is nog open, het bar is nog aan, er staan twee mensen op de loonlijst en twintig van de honderdtachtig plaatsen zijn bezet. De vaste lasten zijn niet meegezakt met de vertrekkers, en vanaf dat moment is elke open dag een rekensom. Het laagseizoen op de camping vult u niet met een algemene korting: u vult het door met andere mensen te praten, over meer nachten, met minder voorzieningen aan. Dit artikel zet de knoppen op een rij, in de volgorde waarin ze echt iets opleveren.

Eerst: wat kost een dag open

Voordat u aan tarieven begint, bereken wat een open dag buiten het seizoen u kost: personeel, energie, water, zwembad als dat open blijft, schoonmaak, onderhoud, de bar. Reken daarna uit hoeveel plaatsen u nodig heeft om dat te dekken. Dat getal is uw grens, en het is het enige cijfer dat elke volgende beslissing verstandig maakt.

Vaak is de uitkomst dat de camping alleen rendeert als er een deel uit gaat. Eén sanitairgebouw in plaats van drie, het zwembad dicht vanaf half september, de bar alleen in het weekend: deels open blijven is geen nederlaag, het is precies wat het mogelijk maakt om in november met marge te eindigen in plaats van met verlies.

Communiceer duidelijk wat dicht is, op de site en in de bevestiging. Een gast die vooraf weet dat het zwembad dicht is, laat geen slechte recensie achter; een gast die het bij aankomst ontdekt, wel.

In oktober praat u met andere gasten

Het publiek van augustus en dat van oktober lijken niet op elkaar, en dezelfde boodschap voor beide gebruiken is de meest gemaakte fout.

• Duitsers en Belgen: de Duitse deelstaten hebben herfstvakanties die niet met de Nederlandse samenvallen, en voor veel campings in Limburg, Gelderland, Overijssel en op de eilanden zijn die weken belangrijker dan de Nederlandse. Zoek de data per deelstaat op en zet ze in uw tarieflijst.
• 55-plussers en koppels zonder kinderen: hebben tijd, zoeken rust, reizen midden in de week en blijven langer. Dit is het hoofdpubliek van het naseizoen.
• Camperaars: reizen buiten het seizoen uit overtuiging, beslissen een paar dagen vooruit, willen een werkend vulpunt en lozing en betrouwbare stroom, besteden weinig aan extra's maar vullen de nachten midden in de week.
• Hondenbezitters: buiten het seizoen is de hond makkelijker mee, en veel stranden zijn dan weer vrij toegankelijk. Als u honden toelaat, is dit de periode om het te zeggen.
• Wie op afstand werkt: blijft twee of drie weken als er een serieuze verbinding is en een tafel om aan te zitten.

Kies er twee, niet vijf, en schrijf voor hen. De foto's van oktober zijn ook niet die van augustus: niet het volle zwembad, maar het licht aan het eind van de middag, het lege bos, het strand zonder iemand.

Vakantieweken en feestdagen wegen zwaarder dan weekenden

In het naseizoen bepaalt de kalender meer dan het weer. De herfstvakanties van de drie Nederlandse regio's en van de Duitse deelstaten, plus de dagen rond de feestdagen, verzetten meer boekingen dan welke actie ook.

Pak nu de kalender van volgend jaar, markeer die weken en behandel ze als kleine hoogseizoenen: een minimum van twee of drie nachten, een ander tarief dan de rest van de week, en de reservering ruim op tijd open. De rest van de week is juist waar het verstandig is om het minimum eraf te halen, want buiten het seizoen beschermt een minimum van drie nachten midden in de week niets en blokkeert het boekingen.

Beloon de duur, verlaag niet de prijs

Een lineaire korting is buiten het seizoen de slechtste knop: hij verlaagt de opbrengst per nacht zonder nachten te brengen, en hij leert uw vaste gasten wachten. Wat werkt, hangt aan de duur en aan de periode.

Het sterkste is een weektarief, of zeven nachten voor de prijs van zes, omdat het een verblijf van drie nachten in een van zeven verandert zonder extra schoonmaak. Daarna komt een maandtarief voor wie vanaf half september blijft, dat een plaats veertig dagen bezet houdt met één aankomst. En dan de najaarsformules voor campers, met aankomst midden in de week.

Denk ook aan wat het seizoen verlengt in plaats van vult: winterstalling van caravans en campers, en het openhouden van jaarplaatsen met een eigen wintertarief. Dat is omzet in de maanden zonder gasten en het kost u vooral ruimte die er toch is.

Weeg kaarten en kortingsregelingen voor het laagseizoen af tegen de kosten van een open dag met lege plaatsen, niet tegen uw augustustarief. Dat is de enige vergelijking die klopt.

Het publiek dat u al heeft

Het goedkoopste kanaal van september is de gastenlijst van juli. Die mensen hebben de camping net gezien, ze weten hoe het is, en veel van hen weten niet eens dat u tot eind oktober open bent.

Een bericht eind augustus aan wie in de zomer bij u stond, met wanneer u sluit, wat open blijft en welke voorwaarden er zijn voor langere verblijven, vult meer nachten dan welke advertentie ook. Hetzelfde geldt voor een bericht in februari aan wie vorig voorjaar kwam: dat publiek komt in dezelfde weken terug.

Daar heeft u twee dingen voor nodig: het e-mailadres bij elke boeking, en apart gegeven toestemming voor commerciële berichten, met een los vinkje dat niet vooraf is aangekruist. In CampSuite staan de boeking met de gast en zijn gegevens, de aanbetaling, de berichten en de factuur op één plek, en de rapportage geeft u bezetting en opbrengst per periode, precies de vergelijking die u nodig heeft tussen dit oktober en vorig oktober. Hoe dat werkt ziet u bij de functies en wat het kost op de pagina met prijzen.

Checklist voor het volgende laagseizoen

• Kosten van een open dag berekend, en het aantal plaatsen dat dat dekt.
• Besloten wat open blijft en vanaf welke datum, vermeld op de site en in de bevestiging.
• Twee doelgroepen gekozen, met teksten en foto's die voor hen zijn gemaakt.
• Herfstvakanties van de drie Nederlandse regio's en van de Duitse deelstaten opgezocht en in de tarieflijst gezet.
• Site en informatie in het Duits, niet alleen in het Nederlands en Engels.
• Camperservice nagekeken: vulpunt, lozing, stroom, toegang in het donker.
• Minimum aantal nachten omhoog in de vakantieweken en eraf midden in de week.
• Week- en maandtarief vastgesteld in plaats van een algemene korting.
• Winterstalling en een wintertarief voor jaarplaatsen overwogen.
• Kortingskaarten voor het laagseizoen afgewogen tegen een lege open dag.
• E-mailadres bij elke boeking, met apart vinkje voor nieuwsbrieven.
• Bericht van eind augustus in juli al in concept klaar.
• Bezetting en opbrengst van september en oktober naast vorig jaar gelegd.

Het naseizoen vult u niet door de augustusprijs te verlagen: u vult het door andere mensen aan te spreken, met langere verblijven en met minder aan. Dat is het werk dat bepaalt of het jaar op nul of met winst eindigt, en het wordt nu gedaan, nu u de cijfers van de zomer nog in handen heeft. Wilt u de bezetting per periode zien en boekingen en gasten op één plek houden, bekijk dan de oplossingen voor camperplaatsen of neem contact op.