De camping winterklaar, zodat maart geen verrassing wordt

De laatste gasten van de herfstvakantie zijn weg, het sanitairgebouw ruikt naar schoonmaakmiddel, en voor het eerst sinds Pasen heeft u tijd om naar die slagboom te kijken die sinds juli klemt. Het seizoen sluiten is geen vakantie: het is de week die bepaalt of de opening in maart soepel verloopt of begint met een gesprongen leiding in blok B, een bevroren boiler in chalet 12 en een vergeten aangifte toeristenbelasting. Hier leest u hoe u uw camping winterklaar maakt, in welke volgorde, en wat er nog op papier moet voordat de poort dichtgaat.

Eerst het papier, dat wacht niet op de vorst

De vorst bedreigt uw leidingen, de administratie uw portemonnee. Vier dingen voordat de receptie sluit:

• De laatste aangifte toeristenbelasting van het seizoen. Hoe vaak en wanneer u aangifte doet staat in de verordening van uw gemeente; haal de aantallen uit de boekingen voordat u het nachtregister opbergt, niet in februari uit uw hoofd.
• Het nachtregister zelf: bewaren zolang de gemeente dat voorschrijft, opgeborgen achter slot, en niet langer dan nodig. Zet het jaartal op de map.
• De overnachtingen en opbrengsten van het seizoen, voor uw eigen cijfers en voor de opgaven die het CBS bij u opvraagt. Uit één systeem is dat een minuut, uit drie schriften een avond.
• De aanbetalingen voor volgend jaar, met naam, bedrag en toegezegde plaats. In januari, als de eerste telefoontjes komen, wilt u die lijst hebben.

Laat uw verzekeraar weten dat de camping dicht gaat als de polis dat vraagt. Sommige polissen eisen in de winterstop controlerondes, afgesloten water of een alarm. Lees de clausule, gok er niet naar.

Water, sanitair en legionella

Een bevroren sanitairgebouw kost zo veel als een nieuw chalet. De volgorde is altijd dezelfde, van hoog naar laag:

1. Hoofdkraan dicht en alle kranen, douches en spoelbakken openzetten zodat het net leegloopt.
2. Laagste punten aftappen: aftapkranen, boilers, voorraadvaten, drukverhoging, ontharder.
3. Leidingen naar de plaatsen doorblazen met perslucht waar het net dat toelaat, vooral aan de noordkant.
4. Antivries voor sanitair in sifons en closetpotten, zodat de waterslotjes blijven staan zonder te bevriezen.
5. Binnendeuren open laten en ventileren. De vocht van de winter richt meer schade aan dan droge vorst.

Let op het punt dat campings apart zet: in het Drinkwaterbesluit zijn kampeerterreinen aangewezen als prioritaire instelling. Dat betekent dat u een legionella-risicoanalyse en een beheersplan moet hebben, de beheersmaatregelen moet uitvoeren en vastleggen, en periodiek moet laten bemonsteren. Een leiding die de hele winter met lauw stilstaand water blijft staan is precies wat u wilt vermijden: leeg is goed, doorgespoeld en op temperatuur is goed, halfvol en lauw niet. Plan de spoelronde en de opstart in maart nu al in, en noteer ze in uw logboek.

Chalets, huuraccommodaties en stacaravans

Een in november vergeten chalet wordt in maart ontdekt, met een bol plafond. Maak een kaart per accommodatie en vink af op locatie, niet vanaf het kantoor:

• Boiler en leidingen afgetapt, kranen open, antivries in sifons en toilet.
• Koelkast leeg, ontdooid, deur vastgezet op een kier.
• Gasflessen dicht en losgekoppeld, gasinstallatie en melders gecontroleerd.
• Matrassen rechtop, textiel droog opgeslagen, ramen op een kier of een ontvochtiger aan.
• Dak, kitranden en dakramen nagelopen. Een kitrand in oktober kost een tiende van een plafond in april.
• Meterstand genoteerd en groep eruit, tenzij er een ontvochtiger of vorstbeveiliging draait.

Voor vaste gasten legt u vast wat in de winterstop bereikbaar blijft, wat wordt afgesloten en vanaf wanneer. Dat hoort in de overeenkomst voor de vaste plaats; dit is het moment om die van u na te lezen.

Keuringen die alleen kunnen als er niemand staat

De winter is het seizoen voor alles wat met gasten op het terrein niet gaat:

• Elektra: periodieke inspectie van de installatie en de aansluitzuilen door een deskundige, met rapport in de map. Uw verzekeraar vraagt erom na een brand, niet ervoor.
• Speeltoestellen: het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen vraagt periodiek onderhoud en inspectie, en een logboek per toestel. Ondergrond, bevestigingen en slijtage horen daarbij.
• Zwembad: overwinteren, technische ruimte aftappen, chemicaliën vorstvrij en gescheiden opslaan. De regels voor badinrichtingen zijn met de Omgevingswet verhuisd; vraag bij uw omgevingsdienst na wat er dit jaar van u wordt verwacht.
• Brandveiligheid: blusmiddelen laten keuren, vluchtroutes vrij, plattegronden actueel.
• Bomen: na de bladval een controleronde, dood hout eruit voordat de eerste storm het op een caravan legt. Leg de ronde vast, want de zorgplicht ligt bij u.

De receptie dicht, de boekingen open

Terwijl de camping slaapt, boeken de gasten van volgend jaar. Aanvragen voor de zomervakantie komen vanaf november, de meivakantie loopt in januari vol, en wie pas na drie dagen antwoordt raakt het gezin kwijt aan de camping verderop. Zet voordat u afsluit het nieuwe seizoen online: openingsperiode, tarieven, aanbetaling en annuleringsvoorwaarden. Als online boekingen en de boekingen die u aan de telefoon noteert in dezelfde planning komen, wordt geen plaats twee keer weggegeven, en een aanbetaling die bij het boeken met de kaart of iDEAL binnenkomt scheelt u in februari het wachten op overboekingen zonder kenmerk.

Zo werkt CampSuite: elke boeking bewaart de gasten met hun gegevens, de aanbetaling en de berichten op één plek, op uw telefoon, en online boeken en de planning op kantoor zijn hetzelfde overzicht. Het overzicht van overnachtingen en opbrengsten van het seizoen komt er in één keer uit, wat de aangifte toeristenbelasting en de jaarafsluiting flink korter maakt. Wat CampSuite niet doet is de aangifte bij de gemeente indienen: het houdt de aantallen bij, u doet de aangifte. Of u nu toeristische plaatsen, chalets en glamping of vaste plaatsen heeft, de logica is dezelfde.

Checklist voor het sluiten van het seizoen

• Laatste aangifte toeristenbelasting gedaan, nachtregister opgeborgen met jaartal.
• Overnachtingen en opbrengsten van het seizoen eruit gehaald en bewaard.
• Aanbetalingen voor volgend jaar op een lijst met naam, bedrag en plaats.
• Verzekeraar geïnformeerd, winterclausules nagelezen.
• Waternet afgesloten, afgetapt, doorgeblazen, sifons beschermd.
• Legionella-beheersplan bijgewerkt, spoelronde en opstart in maart ingepland.
• Eén afgevinkte winterkaart per accommodatie.
• Elektrakeuring, speeltoestelleninspectie en boomcontrole gepland en vastgelegd.
• Zwembad overwinterd, technische ruimte leeg, chemicaliën vorstvrij.
• Nieuw seizoen online, met aanbetaling en annuleringsvoorwaarden.
• Eén controleronde per week ingepland, met een naam erachter.

Een goed afgesloten seizoen betekent dat de opening in maart neerkomt op water opendraaien, groep erin en de eerste paasgasten binnenlaten. Wilt u zien hoe CampSuite uw winterboekingen en seizoenscijfers bijhoudt, bekijk dan de prijzen of neem contact op.