De papieren agenda opbergen, zonder één plaats kwijt te raken

De papieren reserveringsagenda van een camping is een merkwaardig voorwerp. Hij loopt nooit vast, werkt bij stroomstoring, weegt niets en bevat twintig seizoenen kleine aantekeningen. En toch eindigt u elk najaar met hetzelfde: een plaats die twee keer is beloofd, een aanbetaling waarvan niemand weet of hij binnen is, en een blad van oktober met drie doorhalingen en een pijl waarvan u de betekenis niet meer weet.

Als u dit het laatste seizoen met het schrift wilt laten zijn, dan gaat dit stuk over het deel dat niemand uitlegt: hoe u overstapt zonder halverwege het seizoen blind te zitten.

Wat die agenda eigenlijk allemaal doet

Voor u hem vervangt, is het nuttig te weten wat u vervangt, want het is meer dan een kalender. Hij houdt de bezetting per plaats en per dag bij. Hij bewaart de naam en het telefoonnummer van de gast. Hij noteert of er al iets betaald is. Hij weet dat de familie op plaats 42 altijd de laatste week van juli komt en niet naast het sanitair wil. Hij waarschuwt dat er op de vijftiende twee groepen komen. En hij past volledig in het hoofd van degene die hem bijhoudt.

Dat laatste is wat misgaat. Zolang u zelf achter de balie staat, werkt het. Zodra er seizoenspersoneel bijkomt, of u bent twee dagen weg, is de agenda geen kalender meer maar een raadsel. Het doel van de overstap is niet moderniseren: het is dat de informatie van de camping niet langer alleen in uw geheugen zit.

Wat u kwijtraakt met alleen papier

• De dubbele boeking. Die komt niet door slordigheid. Die komt doordat de telefoon gaat terwijl u de regel van plaats 18 aan het schrijven bent, en die regel half blijft.
• De zwevende aanbetaling. Iemand maakt geld over en de aantekening blijft op een briefje. In maart weet u niet of die reservering vaststaat.
• De cijfers van het seizoen. Met een schrift kunt u de bezetting van augustus tellen, maar dat kost een middag. Twee septembermaanden vergelijken, per nacht en per plaatssoort, gaat u nooit doen.
• De directe boeking. Als er niets is dat de beschikbaarheid bijhoudt, kunt u geen boekingen vanaf uw eigen site aannemen. De gast die u zoekt, boekt dan via een site die commissie rekent.
• De aflossing. Wie de balie overneemt, kan de agenda niet lezen. Die kan hem alleen interpreteren.

Wanneer en in welke volgorde

De belangrijkste regel is: niet in juli. Het beste moment is nu, tussen het sluiten van het seizoen en de opening: u hebt de agenda van dit jaar om mee te proberen en die van volgend jaar is nog bijna leeg.

1. Plaatsen en accommodaties. Zet eerst het aanbod erin: elke plaats met nummer of naam, soort, of er stroom op zit, de afmeting, en elk chalet of glampingtent apart met een eigen prijs. Dit is de helft van het werk en de helft die u maar één keer doet.
2. Prijzen en perioden. Zet de perioden van volgend seizoen neer met de prijs per nacht per soort. Twijfelt u nog, gebruik die van dit jaar en pas ze later aan.
3. De boekingen die u al hebt voor volgend jaar. Dat zijn veel minder dan u denkt. Zet alleen die over, met de hand, met naam, telefoon, data, plaats en de ontvangen aanbetaling.
4. De vaste gasten. Hebt u jaarplaatsen, zet dan de overeenkomst en de verlengingsdatum erin. De betaalhistorie van eerdere jaren hoeft niet mee; het lopende jaar is genoeg.
5. Een week dubbel. Schrijf zeven dagen elke reservering op beide plekken. Het is vervelend werk en het is de stap die de meeste rust oplevert.

Wat u niet doet, is twintig jaar geschiedenis intypen. Niemand kijkt ooit nog naar de bezetting van 2014. Zet het aanbod, de prijzen, de lopende boekingen en de gegevens van terugkerende gasten over, en leg het oude schrift in een lade. Niet in de papierbak.

Die ene week, dag voor dag

• Maandag. Alle plaatsen en accommodaties invoeren. Twee uur, met de terreinkaart ernaast.
• Dinsdag. Perioden en prijzen. Een uur.
• Woensdag. Al bevestigde boekingen voor volgend seizoen. Reken een half uur per twintig boekingen.
• Donderdag. Jaarplaatsovereenkomsten en terugkerende gasten, met telefoon en mailadres goed geschreven. Hier zit veel winst: vanaf nu kunt u ze voor de opening bereiken zonder nummers op drie plekken te zoeken.
• Vrijdag. Proefdraaien. Maak drie verzonnen reserveringen, reken ze af, annuleer er een en kijk of de bedragen kloppen. Verwijder ze daarna.
• Weekend. Laten liggen. Maandag erna schrijft u alleen nog in het systeem.

Wat u aan de balie merkt

Het eerste dat verandert, is dat telefoongesprekken korter worden. Vraagt iemand om een plaats met stroom in de meivakantie, dan staat het antwoord op het scherm en hoeft u niet drie bladen om te slaan. Het tweede is dat de aankomstdag leesbaar wordt: wie komt, wie gaat, wie moet nog betalen. Het derde duurt een jaar en is het waardevolst: als het seizoen voorbij is, hebt u de cijfers van het seizoen zonder iets te tellen.

CampSuite houdt elke boeking met de gasten en hun gegevens, de aanbetaling en de berichten op één plek, ook op een telefoon. Het brengt online boekingen en boekingen die u zelf invoert in dezelfde agenda samen, zodat een plaats niet twee keer wordt aangeboden. Het int aanbetalingen en restbedragen met de kaart, stuurt bevestigingen en berichten naar gasten, maakt facturen en bonnen, laat de aankomsten en vertrekken van de dag zien en geeft de cijfers van boekingen, bezetting en opbrengst. Op de functiepagina staat wat erin zit, en op de oplossingenpagina wat dat voor een kleine camping betekent.

Checklist voor u het schrift opbergt

• Alle plaatsen en accommodaties staan erin, met soort en prijs.
• De perioden van volgend seizoen zijn ingesteld.
• Alle bevestigde boekingen voor volgend seizoen staan erin, met de al ontvangen aanbetaling.
• Jaarplaatsovereenkomsten staan erin met hun verlengingsdatum.
• Telefoonnummers en mailadressen van terugkerende gasten zijn goed overgenomen.
• U hebt een week dubbel gewerkt zonder verschillen te vinden.
• Degene die uw balie overneemt, heeft zelfstandig een boeking van begin tot eind gemaakt.
• Het oude schrift ligt opgeborgen, niet weggegooid.

Papier opbergen is geen sprong in het diepe, het is een verhuizing. U doet het buiten het seizoen, in de juiste volgorde, en wat u ervoor terugkrijgt is dat de camping niet meer afhangt van wie er achter de balie staat. Wilt u er eerst over praten, stuur dan een bericht via de contactpagina; wat elk pakket kost, staat op de prijzenpagina.