Alvéolos de época no seu parque, com um contrato que se aguenta

O senhor Marques está no alvéolo 41 há dezassete anos, paga em janeiro e tem o contrato, se é que alguma vez existiu, algures dentro do avançado. Agora a filha quer ficar com a caravana, o contador da luz está parado há duas épocas, e a câmara acaba de perguntar como são tratados os hóspedes de longa duração. Na maioria dos parques de campismo portugueses os alvéolos de época seguram uma parte importante da faturação, e na maioria o contrato é o papel que há mais tempo ninguém toca. Aqui fica o que deve lá estar, como montar o preço anual e como fechar os assuntos que acabam em discussão todos os outonos.

Que contrato é este, e o que não pode ser

O que assina com um cliente de época é a cedência do uso de um alvéolo dentro de um empreendimento turístico, para fins de lazer. Não é um arrendamento para habitação, e a diferença não é de forma: o seu parque está licenciado como parque de campismo e não como zona residencial. Um cliente que ali fixe residência põe em causa a licença do parque, e não apenas a sua própria situação.

Daí resultam três coisas que têm de estar escritas:

• O contrato diz expressamente que o alvéolo é cedido para uso turístico e de lazer e que ali não pode ser fixada residência.
• Integra o regulamento interno do parque como anexo, passando este a fazer parte do contrato. Horários, silêncio, animais, visitas, viaturas, sebes, churrascos: tudo o que quiser poder exigir tem de estar lá.
• É escrito, datado e assinado em duplicado, e uma cópia fica no seu arquivo. Um acordo de palavra também é um contrato; o problema é que, em conflito, o conteúdo é contado pelo outro.

Antes de o redigir, reveja o regime dos empreendimentos turísticos e as condições da licença do seu parque. Há limites quanto à ocupação permanente e quanto ao que pode ser instalado, e essa regra manda sobre o seu contrato, não ao contrário.

Duração, preço anual e prazos de pagamento

O contrato cobre a época de abertura ou o ano civil, e renova-se se ninguém denunciar. O que falta com mais frequência não é a duração, é a regra para atualizar o preço: sem uma cláusula que o permita, o valor só muda se o cliente concordar. Inclua uma cláusula de revisão para a época seguinte com um pré-aviso claro, e envie a comunicação a tempo de o cliente poder decidir se fica.

O preço anual calcula-se, não se copia do parque ao lado:

1. Parta do custo real do alvéolo: amortização da infraestrutura, manutenção, consumos comuns, limpeza das zonas, seguro, pessoal.
2. Compare-o com o que esse mesmo alvéolo renderia vendido à noite nas semanas de maior procura. Se a época render menos do que agosto, reveja o preço ou o número de alvéolos de época.
3. Separe o que inclui: água, resíduos, zonas comuns, piscina, um número de acessos de viatura. E o que não inclui.
4. Ponha a luz a contador, um por alvéolo, com data fixa de leitura. O contador parado do senhor Marques não é só um incómodo: é uma fatura sem base que a sustente.
5. Fixe quando se paga, numa ou em duas prestações, e o que acontece em caso de atraso.

Quanto ao IVA, pergunte uma vez ao contabilista como tratar a quota anual e a luz debitada, e meta a resposta no modelo de fatura. Assim fatura-se sempre da mesma maneira sem ter de decidir todos os anos.

Avançados, arrecadações e tudo o que foi sendo acrescentado

É o ponto que mais caro sai quando aparece uma fiscalização. Um avançado desmontável, um alpendre de madeira, uma arrecadação e uma construção em alvenaria não são a mesma coisa, e o que pode ser instalado depende da licença do parque e do regulamento municipal. O que um cliente montou em 2014 sem perguntar continua a ser um problema seu, porque o terreno é seu e a licença também.

Como pôr ordem sem se zangar com toda a gente:

• Escreva no contrato o que é permitido e com que medidas, e que qualquer acrescento precisa da sua autorização escrita antes de ser montado.
• Faça um levantamento alvéolo a alvéolo, com fotografias e data, e guarde o processo.
• Para o que já existe, pergunte à câmara antes de mandar retirar algo que possa afinal estar correto.
• Deixe clara a devolução: em que estado se entrega o alvéolo, quem desmonta, quem leva os resíduos e o que acontece se não o fizer. Uma caução destinada exatamente a isso resolve o assunto.

Mudança de titular e fim do contrato

A caravana é do cliente, o alvéolo é seu. Vender a caravana não transmite o direito ao alvéolo, e isso escreve-se: a venda do equipamento não dá ao comprador qualquer título para ficar. A filha do senhor Marques assina, por isso, um contrato novo, com o preço e o regulamento de hoje, e não a continuação de dezassete anos de hábito.

Escreva também o pré-aviso de denúncia, igual para as duas partes e por escrito, e os casos de resolução por falta de pagamento ou por violações graves do regulamento, com interpelação prévia. Um tribunal quer ver que o cliente teve oportunidade de corrigir.

O que também se aplica aos clientes de época

Três assuntos que muitos parques tratam como se os clientes de época não existissem:

• O boletim de alojamento: a Lei 23/2007 fala de alojamento, e a forma como se aplica a uma estadia de época que entra e sai nem sempre é evidente. Pergunte por escrito como deve proceder e guarde a resposta junto do contrato.
• A taxa municipal turística, onde exista: o valor, o limite de noites e as isenções estão no regulamento do município, e as estadias longas costumam ter regra própria. Pergunte antes de decidir sozinho.
• O seguro: o seu cobre o parque, não a caravana do cliente. Exija no contrato que cada titular tenha o seu seguro de responsabilidade civil e peça cópia.

Os três ficam simples se as estadias de época estiverem onde estão as de passagem, ou seja, no mesmo planning.

O CampSuite mantém alvéolos de época, alvéolos de passagem e bungalows no mesmo planning, cada um com o seu preço, e guarda em cada reserva os hóspedes com os seus dados, os pagamentos e as mensagens num só sítio, no telemóvel. As faturas e os recibos saem daí, e quem já pagou e quem não pagou vê-se no relatório em vez do extrato bancário. O que o CampSuite não faz é submeter seja o que for no SIBA ou na câmara: tem os dados prontos, o envio é feito por si. Se o seu parque junta época e passagem, veja as soluções para parques de costa.

Lista de verificação para este inverno

• Condições da licença do parque revistas quanto a ocupação de época e instalações.
• Cada cliente de época com contrato escrito e assinado, com o regulamento anexo.
• O contrato exclui residência e regula uso, instalações, denúncia, devolução e caução.
• Cláusula de revisão de preço com pré-aviso, comunicação já agendada.
• Contador em cada alvéolo, a funcionar, com data de leitura definida.
• Levantamento de avançados e arrecadações feito, com fotografias e data.
• Regra escrita sobre o que é permitido e sobre a autorização prévia.
• Resposta escrita sobre boletim de alojamento e taxa turística nas estadias de época.
• Cópia do seguro de responsabilidade civil de cada titular.
• Regra sobre venda do equipamento e mudança de titular, com contrato novo.
• Estado dos pagamentos de todos os alvéolos visível de uma só vez.

Com um contrato assim, a filha do senhor Marques é uma cliente nova com condições claras, o contador é substituído antes da próxima fatura, e à pergunta da câmara responde a partir de uma lista e não de memória. Para ver como o CampSuite mantém época, passagem e pagamentos no mesmo sítio, veja os preços ou fale connosco.