Um balcão de receção com uma chave e uma lista de chegadas do dia

Sábado, cinco da tarde, vinte e duas chegadas. Há uma fila que sai pela porta da receção, à frente está uma família holandesa a procurar os documentos de quatro filhos, o telefone toca, e lá fora três autocaravanas esperam na cancela a bloquear quem sai. Quem gere um parque conhece esta cena de cor. O check in no parque de campismo não se resolve pondo uma segunda pessoa ao balcão: resolve-se tirando do sábado quase tudo o que hoje se faz ao sábado.

Medir o que atrasa o balcão

Antes de mudar seja o que for, conte. Em dois sábados de época alta, anote quanto demora cada chegada e o que a atrasa. O resultado é quase sempre o mesmo: poucos minutos para o processo em si, e muito mais para recolher os dados de todos os hóspedes, explicar onde fica o alvéolo, cobrar, procurar a pulseira da piscina e responder a duas perguntas que nada têm a ver com a chegada.

Essa lista é o seu plano de trabalho, porque cada um daqueles pontos se pode antecipar, simplificar ou deslocar. O tempo de processo em si não encolhe; tudo o resto encolhe.

Peça os dados antes da chegada

O boletim de alojamento previsto na Lei 23/2007 exige os dados de todos os hóspedes estrangeiros que pernoitam, e a comunicação tem de ser feita nos prazos legais. A questão não é se recolhe os dados, é quando. Se os recolher ao sábado, ao balcão, está a pagar esse tempo no momento mais caro da semana.

Peça-os antes, com uma mensagem que o hóspede preenche com calma a meio da semana: nome, data de nascimento, nacionalidade, tipo e número do documento, para cada pessoa. Na chegada ficam duas coisas por fazer, conferir o documento de quem assina e verificar que os dados coincidem. É um minuto em vez de dez.

Peça na mesma mensagem tudo o que lhe serve para organizar o dia: a matrícula, a hora prevista de chegada, o comprimento da autocaravana ou da caravana, se traz cão, se precisa de um alvéolo perto dos sanitários. Cada resposta que chega antes é uma pergunta a menos ao balcão.

Escalone as horas em vez de as sofrer

A janela de chegada das quinze às vinte horas é uma convenção, não uma lei da física. Se na época baixa e média não é precisa, em agosto cria a fila sozinha.

Duas medidas funcionam quase sempre. A primeira: na confirmação, peça uma faixa horária e proponha uma, em vez de deixar liberdade total. Muitos hóspedes respondem e chegam mesmo à hora que disseram. A segunda: separe as chegadas que demoram, como um bungalow com inventário e caução, das rápidas, como um alvéolo já pago, e trate-as em duas filas. Um segundo balcão ao ar livre só para as rápidas tira metade das chegadas do escritório.

Se tem cancela, pense também no espaço: a zona em frente à receção tem de aguentar dois ou três veículos parados sem bloquear a saída, senão a fila passa a ser um problema de circulação e não de acolhimento.

Cobre antes, não à chegada

O saldo pago ao balcão é a segunda causa de lentidão e a mais fácil de eliminar. Peça o saldo antes da chegada, ou pelo menos torne possível pagá-lo online, e ao balcão fica apenas a caução e o que se consome durante a estadia.

A vantagem não é só de tempo. Uma estadia já liquidada reduz as discussões sobre o preço à frente da fila, e evita-lhe a situação de pedir dinheiro a uma família cansada depois de seis horas de autoestrada.

Pense também na taxa municipal turística, nos concelhos que a cobram, e na fatura. Pergunte o número de contribuinte e o nome de faturação na reserva ou no check in, não na partida: é a diferença entre imprimir e interrogar. Em CampSuite a reserva guarda os hóspedes e os seus dados, o sinal, as mensagens, a fatura e os extras num só sítio, também no telemóvel, as chegadas e partidas do dia estão num ecrã, e os pagamentos com cartão aceitam-se na receção e online. A comunicação do boletim continua a ser feita por si: o sistema guarda os dados, não os submete. Veja o funcionamento em funcionalidades e o que custa na página de preços.

Entregue a informação em vez de a repetir

Cada informação que repete vinte e duas vezes ao sábado é uma informação que devia ter escrito uma vez. Prepare uma página, não um folheto, com o mapa do parque e o alvéolo assinalado, os horários da piscina, do bar e da loja, as regras sobre silêncio, carros e cães, o número para a noite e a palavra passe do wi fi.

Envie-a com a confirmação e tenha cópias impressas ao balcão para quem não lê mensagens. No mapa, marque o percurso da entrada até ao alvéolo: é a pergunta mais frequente de todas e desaparece com um traço de marcador.

Prepare o sábado na sexta

Meia hora na sexta à noite vale duas horas no sábado. Abra ou imprima a lista de chegadas, confirme que cada reserva tem os dados completos e telefone a quem falta. Prepare pulseiras e chaves por ordem de chegada prevista. Verifique que os bungalows que saem estão atribuídos à limpeza com uma hora. Marque na lista quem já pagou e quem não.

Defina também quem faz o quê: uma pessoa ao balcão, uma no exterior a encaminhar e acompanhar, e uma regra clara sobre quem atende o telefone. Uma chamada a meio de uma chegada duplica o tempo das duas.

Lista para o próximo sábado

Nenhum destes pontos exige mais pessoal: exigem deslocar o trabalho de sábado à tarde para quarta de manhã. O resultado vê-se logo, e não só na fila: hóspedes que chegam sem esperar vinte minutos começam as férias bem dispostos, e isso acaba nas avaliações. Se quiser ter reservas, dados dos hóspedes e chegadas do dia num só sítio, veja as soluções para parques pequenos ou fale connosco.