A fatura ao hóspede, feita bem à primeira e não em outubro

São nove da manhã de domingo, há uma fila à porta da receção e o hóspede da frente lembra-se, já com a mala no carro, que precisa de fatura com o número de contribuinte da empresa. Alguém procura o caderno, alguém pergunta se a taxa turística entra ou não no valor, e a fila cresce. A fatura ao hóspede no parque de campismo é um assunto que se resolve em duas horas fora de época e que, quando não está resolvido, custa dez minutos por cada saída de domingo. Este artigo junta o que tem de estar no documento, o que tem de acontecer depois de o emitir e o que convém combinar com o contabilista antes da próxima época.

Software de faturação certificado, sem exceções

Os documentos de faturação têm de ser emitidos por um programa certificado pela Autoridade Tributária. Não é uma recomendação: é a condição para que o documento que entrega ao hóspede seja válido. Se ainda tem um bloco de recibos na gaveta para os casos de emergência, trate disso antes da abertura, porque o caso de emergência acontece sempre no fim de semana mais cheio do ano.

Verifique também três coisas que costumam passar despercebidas: se o programa está atualizado com a versão de certificação em vigor, se as séries de documentos estão comunicadas e se quem está à receção sabe emitir uma nota de crédito sem lhe telefonar. A terceira é a que mais problemas evita em agosto.

O que tem de constar no documento

Para além do que o programa preenche sozinho, há elementos que dependem de si e de quem está ao balcão:

• Identificação completa do emitente, com denominação, sede e número de identificação fiscal.
• Identificação do adquirente. O hóspede pode pedir a fatura com o seu número de contribuinte, e quando o pede tem de ser emitida com esse número. Para empresas é sempre obrigatório identificar o adquirente.
• Descrição do que foi vendido, com as noites, o tipo de alvéolo ou de bungalow, as pessoas e os extras discriminados. Uma linha a dizer apenas estadia não chega.
• Taxas de IVA aplicadas. Repare que o alojamento e o que vende no bar ou na loja não seguem necessariamente a mesma taxa, e é por isso que os extras têm de aparecer em linhas próprias. Confirme com o contabilista a taxa correta para cada tipo de receita do parque.
• ATCUD e código QR, que o programa certificado gera e que têm de estar visíveis no documento impresso ou em PDF.
• Data de emissão e data da prestação do serviço, quando não coincidem.

A regra prática para a receção é simples: perguntar sempre, no momento do check in e não da partida, se o hóspede quer fatura com número de contribuinte e se é em nome de uma empresa. Quem pergunta na chegada resolve em dez segundos o que na partida custa dez minutos.

A taxa turística fica numa linha própria

Nos concelhos que a cobram, a taxa municipal turística é uma receita do município, cobrada por si, e não faz parte do preço do alojamento. Por isso deve aparecer em linha separada e identificada, para que o hóspede veja quanto pagou de alojamento e quanto pagou de taxa.

O tratamento exato e o modo de entrega ao município variam com o regulamento de cada câmara, por isso confirme dois pontos com o seu contabilista e com a câmara do seu concelho: como a taxa deve figurar no documento e com que periodicidade e em que modelo tem de ser declarada e entregue. É um assunto onde a resposta certa em Lagos não é necessariamente a resposta certa em Odemira.

Depois de emitir: comunicar e guardar

Os elementos das faturas emitidas são comunicados à Autoridade Tributária, em regra por via eletrónica, até um prazo mensal referido ao mês seguinte ao da emissão. Esse prazo já foi alterado mais do que uma vez nos últimos anos, por isso confirme a data em vigor com o contabilista e marque-a no calendário em vez de a guardar de cabeça.

Depois há a conservação. Os documentos de faturação e os ficheiros do programa guardam-se durante o prazo previsto na legislação comercial e fiscal, que é de vários anos, e isso inclui as cópias digitais e os ficheiros SAF-T exportados. Defina onde ficam guardados, com que cópia de segurança, e não deixe esse conhecimento numa só pessoa.

O que muda na receção

Quase tudo o que atrasa a faturação acontece por falta de dados recolhidos antes. Peça o número de contribuinte e o nome de faturação na reserva ou no check in, junto com os dados do boletim de alojamento, e o domingo de manhã passa a ser uma impressão em vez de um interrogatório.

Em CampSuite a reserva guarda os hóspedes e os seus dados, o sinal, as mensagens e os extras consumidos, e é a partir dela que emite a fatura ou o recibo, com tudo já preenchido. Os pagamentos com cartão são aceites na receção e online, e no fim do mês tem o relatório das reservas e das receitas para conferir com a contabilidade. Veja como funciona em funcionalidades e o que custa na página de preços. O envio para a Autoridade Tributária continua a ser feito por si ou pelo seu contabilista: o sistema guarda os dados, não substitui a declaração.

Lista para antes da próxima época

• Programa de faturação certificado e atualizado, com as séries comunicadas.
• Toda a gente na receção sabe emitir fatura, fatura recibo e nota de crédito.
• Pergunta sobre número de contribuinte e nome de faturação feita no check in, não na partida.
• Extras discriminados em linhas próprias, com a taxa de IVA correta para cada tipo de receita.
• ATCUD e código QR visíveis nos documentos entregues ao hóspede.
• Taxa turística em linha separada, conforme o regulamento do seu concelho.
• Prazo de comunicação à Autoridade Tributária confirmado e no calendário.
• Declaração e entrega da taxa turística ao município com data marcada.
• Ficheiros SAF-T e cópias das faturas guardados, com cópia de segurança e um local conhecido.
• Reconciliação mensal entre o que faturou, o que recebeu por cartão e o que entrou na conta.

Nada disto é complicado, mas tudo isto é impossível de organizar em agosto. Reserve duas horas em novembro com o contabilista, feche a lista e a época seguinte corre sem uma única discussão ao balcão. Se quiser ter as reservas, os hóspedes e os extras num só sítio para faturar sem procurar nada, veja as soluções para parques de costa ou fale connosco.