Grupos e visitas de estudo, um ganho em maio e um risco em agosto

Em fevereiro chega um email: uma escola pede meados de maio para trinta alunos, quatro acompanhantes e três noites. São três noites cheias numa semana em que de outro modo haveria seis caravanas, e é ao mesmo tempo a reserva onde mais coisas podem correr mal. Os grupos e escolas no parque de campismo são dinheiro a sério fora de época e, muitas vezes, um erro em agosto. Este artigo põe por ordem as perguntas a fazer antes de dizer sim, e o que tem de ficar no contrato.

Avalie o pedido antes de responder

Antes de aceitar, esclareça seis pontos, de preferência como perguntas no email de resposta:

• Quem é a entidade contratante: o agrupamento de escolas, a associação de pais, a associação juvenil, o clube desportivo, ou um particular que paga por todos.
• Idade dos participantes e quantos acompanhantes vêm.
• Como chegam: autocarro, viaturas próprias, bicicletas. Um autocarro precisa de espaço para manobrar e de um lugar que não bloqueie a entrada.
• Onde dormem: tendas próprias, bungalows, ou uma mistura.
• Programa: fogueira, grelhados, campo de jogos, utilização de uma sala se chover.
• Refeições: autogestão com cozinha própria, o seu restaurante, ou catering externo.

As respostas determinam o preço, a zona que atribui e se aceita ou não. Um grupo de adolescentes ao lado da fila dos alveolistas anuais é um conflito anunciado, por muito boa vontade que todos tenham.

O contrato é com a entidade, não com os participantes

É a frase mais importante deste artigo. Numa visita de estudo a sua contraparte é a escola ou o agrupamento; num campo de férias, a associação. Não os pais individualmente e não o professor a título pessoal. Disso depende a quem emite a fatura, quem responde pelos danos e com quem fala se algo não corre bem.

Além do período, do número de pessoas e do preço, o contrato precisa de:

• O sinal e quando é devido, mais o restante e se é pago antes ou à chegada.
• Uma escala de penalizações por cancelamento, graduada pelo pré-aviso, e uma regra para o grupo que de trinta passa a vinte e dois. Fixe um número mínimo de participantes que fatura em qualquer caso.
• A caução por danos, o valor, quando é entregue e em que condições é devolvida.
• A vigilância: os acompanhantes são fornecidos pela entidade organizadora, que responde pela vigilância dos seus participantes, não o parque. Deixe escrito que há sempre pelo menos uma pessoa maior de idade, indicada pelo nome, contactável vinte e quatro horas por dia, com o número de telemóvel.
• O regulamento interno como parte do contrato, de forma expressa, e o horário de silêncio com a hora.
• Uma cláusula de cessação para o caso de perturbação grave e repetida, para não improvisar na terceira noite.

Envie o contrato cedo e peça que volte assinado. Uma escola demora semanas, não dias, porque é preciso a assinatura de mais do que uma pessoa e às vezes uma autorização.

Seguros, menores e quem responde por quê

Peça à entidade um comprovativo do seguro de responsabilidade civil que cubra a atividade, e guarde-o. E pergunte ao seu mediador se o acolhimento de grupos de menores entra na sua apólice, antes do primeiro campo e não depois.

Se a atividade estiver enquadrada na legislação do campismo juvenil ou das atividades de tempos livres, as obrigações de comunicação, de qualificação da equipa e de rácios de monitores são de quem organiza, não de quem aloja. Que o contrato o diga com clareza poupa-lhe uma discussão no pior momento.

Não se esqueça do boletim de alojamento. Aplica-se como a qualquer campista estrangeiro, incluindo aos menores: peça ao responsável do grupo a lista completa de participantes com os dados necessários algumas semanas antes, em vez de preencher trinta boletins no parque de estacionamento enquanto o autocarro espera. Assim a comunicação é feita no prazo e sem fila.

Taxa turística e orçamento

Se o seu concelho cobra taxa municipal turística, leia o regulamento antes de escrever o orçamento, porque é frequente haver isenções ou reduções para menores de certa idade e para grupos escolares, e em trinta pessoas isso muda o total. Corrigir depois, quando o grupo já está a comparar três parques, dá péssima impressão.

Ponha a taxa em linha separada na fatura, com o número de dormidas e de pessoas sujeitas, para que quem faz as contas na escola veja exatamente o que vai para a câmara e o que é seu.

No terreno: zona, responsável, entrega

Atribua ao grupo uma zona contínua, de preferência na periferia e afastada dos alvéolos de época e das famílias com crianças pequenas. À chegada faça a volta com os acompanhantes, não com o grupo todo: sanitários, separação de resíduos, extintores, ponto de encontro em caso de emergência e onde se pode fazer grelhados. Entregue as chaves contra assinatura.

Faça uma vistoria à chegada e outra à saída, ambas com fotografias. Cinco minutos de volta com o telemóvel acabam com a discussão sobre a caução. E indique da sua parte uma pessoa responsável por aquele grupo, para que os acompanhantes não perguntem a cada vez a alguém diferente.

Anote os incidentes na própria reserva, com a hora e o nome. Em CampSuite a reserva guarda os hóspedes e os seus dados, o sinal, as mensagens e a fatura num só sítio, também no telemóvel, por isso quem está no turno da tarde vê o mesmo que o senhor, e as chegadas do dia aparecem num ecrã, grupo incluído. Veja o funcionamento em funcionalidades e o que custa na página de preços.

Lista para o próximo pedido de grupo

• Entidade contratante identificada, com dados de faturação.
• Idade, número de participantes e número de acompanhantes confirmados por escrito.
• Chegada de autocarro verificada: acesso, manobra, estacionamento.
• Período colocado fora da época alta sempre que possível.
• Zona contínua atribuída na periferia, longe dos alvéolos de época.
• Sinal, restante e escala de penalizações no contrato.
• Número mínimo de participantes faturável fixado.
• Caução acordada, com as condições de devolução.
• Vigilância a cargo da entidade, com uma pessoa indicada e contactável.
• Comprovativo de seguro da entidade pedido e guardado.
• A sua apólice verificada quanto ao acolhimento de grupos de menores.
• Regulamento interno anexo ao contrato, horário de silêncio com a hora.
• Cláusula de cessação por perturbação grave e repetida.
• Lista de participantes pedida semanas antes, para os boletins.
• Regulamento da taxa turística lido antes do orçamento, com as isenções de menores.
• Vistoria de entrada e de saída com fotografias, chaves contra assinatura.
• Uma pessoa do parque indicada como responsável, com nome.

Um grupo bem preparado enche uma semana de maio que ficaria vazia, e volta no ano seguinte, porque as escolas repetem onde a visita correu bem. Um grupo mal preparado custa-lhe três alveolistas de época. A diferença está inteira nas duas horas que mete no contrato. Se quiser ter reservas, grupos e chegadas num só sítio, veja as soluções para parques de costa ou fale connosco.