Julho e agosto no seu parque, cheios mas sem sobrelotação

É 1 de agosto, seis da tarde, e chegam ao portão catorze viaturas ao mesmo tempo. O telefone não para, e no alvéolo 22 está uma família que diz ter reservado, enquanto no caderno esse alvéolo aparece livre desde ontem. Julho e agosto no Algarve e na Costa Vicentina são as semanas que sustentam o ano de um parque, e também aquelas em que basta uma disponibilidade mal atualizada para transformar a lotação máxima em sobrelotação. A diferença entre as duas não é sorte: são regras decididas em março e aplicadas sem exceções em agosto.

As datas que contam mesmo

O calendário do verão português é previsível, e vale a pena escrevê-lo uma vez e reutilizá-lo todos os anos. O centro da época é a primeira quinzena de agosto, com a semana do dia 15 no topo. À volta disso há três coisas que enchem de forma diferente:

• Os hóspedes nacionais, concentrados em agosto e a reservar cada vez mais tarde.
• Os espanhóis, muito presentes na primeira quinzena de agosto e nos fins de semana prolongados, com estadias mais curtas.
• Os estrangeiros do norte da Europa, que reservam cedo, ficam mais tempo e ocupam junho, julho e setembro, que são as semanas onde está a margem de crescimento.

Em cada uma destas fases decida antecipadamente quatro coisas, e escreva-as no preçário antes de abrir as vendas: a estadia mínima, o dia de entrada, o sinal e a política de cancelamento dessas datas, que pode ser diferente da do resto do ano desde que esteja escrita e aceite antes do pagamento.

Estadia mínima: o que evita os buracos

O problema de agosto não é encher, é encher sem deixar buracos de uma noite entre duas reservas. Um alvéolo livre apenas no dia 14 não o vende ninguém, e vale zero numa semana em que vale o máximo.

Por isso a estadia mínima define-se por escalões e não com um número único:

1. Na semana central de agosto, sete noites com dia de entrada fixo, pelo menos para bungalows e casas móveis.
2. Nas semanas ao lado, três ou quatro noites, para entrar quem não pode fazer a semana inteira.
3. Nos fins de semana prolongados, o número de noites do próprio feriado, para que a entrada de sexta não bloqueie o sábado.
4. Nas últimas duas semanas antes da data, se sobrarem alvéolos isolados, baixe o mínimo e venda-os. Melhor duas noites do que nenhuma.

É esta última regra que falta com mais frequência. O mínimo serve para proteger a semana enquanto a está a construir, não para a defender quando já é dia 5 de agosto e tem três alvéolos soltos.

Fechar as vendas antes de estar cheio

A sobrelotação não é causada pelo portal, é causada pelo tempo que passa entre uma reserva e o momento em que os outros canais ficam a saber. Em agosto esse atraso custa o dobro, porque todos os canais vendem as mesmas datas ao mesmo tempo. Portanto:

• Mantenha um único planning onde entram todas as reservas: site, portais, telefone, balcão. Se o telefone vai para um caderno, o caderno é o canal que sobrelota.
• Dê aos portais uma quota pequena e fixa nas datas fortes, não a disponibilidade inteira.
• Feche as vendas nos portais alguns dias antes de encher, não depois. Os últimos alvéolos venda-os pelo site e pelo telefone, onde não paga comissão e sabe quem chega.
• Mantenha uma lista de espera a sério, com nome, datas e contacto, e não papelinhos no balcão. Nas datas fortes há sempre cancelamentos, e uma lista organizada revende-os em meia manhã.

O dia das chegadas: escalonar em vez de aguentar

Mesmo com os alvéolos certos, o dia 1 continua a ser o dia em que chega tudo ao mesmo tempo. Três medidas valem mais do que uma pessoa extra na receção:

• Janela horária de chegada comunicada na confirmação, por exemplo das 14 às 19 horas, e pedido para avisar quem chegar mais tarde. Não serve para controlar o hóspede, serve para distribuir a fila.
• Dados recolhidos antes: número de adultos e crianças, matrícula e os elementos do boletim de alojamento. Se os pedir no momento da reserva, ao portão só falta confirmar.
• Mapa e número de alvéolo na confirmação, para que o hóspede saiba para onde vai sem parar duas vezes.

Lembre-se de que a comunicação dos hóspedes estrangeiros através do SIBA continua a ser devida nos prazos da Lei 23/2007, e o dia 1 de agosto é precisamente aquele em que é mais fácil esquecê-la. Se os dados já estão na reserva, a comunicação da noite é uma tarefa só, e não uma recolha.

Duas coisas que só o verão do sul traz

Há dois assuntos que um parque do Algarve ou da Costa Vicentina tem de ter resolvidos antes de julho e que não aparecem nos manuais de gestão:

• O período crítico de incêndios, declarado todos os anos para os meses de maior risco. Durante esse período há restrições ao uso do fogo, incluindo grelhadores e fogareiros fora dos locais autorizados. Confirme as datas e as regras em vigor, afixe-as em português e em inglês, informe na confirmação da reserva e diga à equipa o que fazer quando alguém acende um grelhador onde não deve.
• A água. Em anos de seca as câmaras e a administração da região hidrográfica podem impor restrições ao consumo e ao enchimento de piscinas. Saiba antes da época quais são as regras aplicáveis ao seu concelho e prepare a mensagem aos hóspedes, em vez de improvisar em agosto.

O que o CampSuite faz nisto

O CampSuite mantém as reservas online e as que a receção anota no mesmo planning, por isso um alvéolo não é oferecido duas vezes, e mostra as chegadas e as partidas do dia a quem está ao balcão. Cada reserva guarda os hóspedes com os seus dados, o sinal e as mensagens num só sítio, no telemóvel, e o sinal e o saldo cobram-se com cartão. Há ainda um channel manager para que a disponibilidade dos portais desça ao mesmo tempo que a do planning. O que o CampSuite não faz é submeter o boletim no SIBA nem entregar a declaração da taxa na câmara: tem os dados prontos, o envio é feito por si. Se o seu parque tem muitos alvéolos e vários tipos de unidade, veja as soluções para parques de costa.

A lista para preparar em março

• Datas de agosto, Páscoa e feriados prolongados marcadas no calendário do ano.
• Estadia mínima por escalões e dia de entrada definidos para cada período.
• Sinal mais alto e saldo antecipado nas datas fortes, escritos no preçário.
• Condições de cancelamento aceites antes do pagamento.
• Regra de não comparecimento com hora precisa.
• Quota pequena e fixa para os portais nas semanas de pico.
• Data para fechar as vendas nos portais decidida com antecedência.
• Lista de espera única, com contactos.
• Janela horária de chegada na confirmação, com mapa e número de alvéolo.
• Dados do boletim de alojamento recolhidos na reserva.
• Regras do período crítico de incêndios afixadas e comunicadas.
• Restrições de água do concelho conhecidas e mensagem preparada.

Com estas regras, o dia 1 de agosto continua a ser um dia longo, mas passa a ser previsível: a fila anda, os alvéolos voltam a ficar livres a horas, e no 22 está a família certa. Para ver como o CampSuite trata as chegadas e as reservas do seu parque, veja os preços ou fale connosco.