Fechada a época, olhe para os números certos

Em outubro todos os gestores de parques dizem a mesma frase: correu bem. Às vezes é verdade e às vezes significa que em agosto não sobrou um alvéolo livre e que o resto do ano ninguém foi ver. A diferença entre as duas coisas vale dinheiro, porque o preçário da próxima época decide-se agora, e decide-se com base no que se lembra ou com base no que se pode contar.

Estes são os números que valem a pena, pela ordem em que convém olhá-los. Nenhum exige um programa de contabilidade: exigem o registo das estadas e meia hora de paciência.

Primeiro: ocupação, mas por tipo de alvéolo

A taxa de ocupação global da época é quase inútil. Diz que encheu, não diz o que encheu. O que serve é a ocupação separada por tipo: alvéolos sem eletricidade, alvéolos com eletricidade, alvéolos grandes para autocaravanas, bungalows, tendas de glamping, alvéolos de época.

O cálculo é simples: noites vendidas a dividir por noites disponíveis, em que as noites disponíveis são o número de unidades daquele tipo multiplicado pelos dias de abertura. Faça-o por tipo e quase sempre descobre duas coisas. A primeira é que um tipo de alojamento trabalha muito menos do que os outros e que o total escondia isso. A segunda é que o tipo que está há três anos acima dos noventa por cento tem o preço errado, não a procura errada.

Segundo: a receita por alvéolo disponível

Este é o número que substitui a discussão sobre preços. Pegue na receita de alojamento de um tipo de alvéolo e divida pelas noites disponíveis do mesmo tipo. Fica a saber quanto lhe rende cada alvéolo daquele tipo em cada dia em que o parque está aberto, cheio ou vazio.

Serve porque junta preço e ocupação, que sozinhos enganam. Um alvéolo com eletricidade a preço mais alto e ocupação média pode render mais do que um alvéolo simples sempre cheio. Enquanto olhar apenas para a ocupação não vê isso, e continua a descontar precisamente aquilo que lhe rende mais.

Deixe de fora a taxa municipal turística, que cobra por conta da câmara e não é receita sua, e separe os extras: eletricidade ao consumo, animais, lavandaria, alugueres. Os extras olham-se à parte, porque costumam ser a parte que cresce com menos esforço.

Terceiro: a duração média da estada

Noites vendidas a dividir pelo número de reservas. É o número que explica quanto trabalho a receção tem. Dois parques com a mesma ocupação e duração média diferente não têm o mesmo ofício: com uma média de três noites faz três vezes os check-in, três vezes as limpezas e três vezes os pagamentos.

Olhe para ela por período e não só no total do ano. Se em junho a média é de duas noites e em agosto de nove, o problema de junho não é o preço: é o mínimo de noites e a forma como comunica os fins de semana prolongados. Um mínimo de noites nos feriados e na época alta, decidido agora e escrito no preçário, é a alavanca mais simples sobre este número.

Quarto: de onde vieram as reservas

Divida as reservas da época em quatro grupos: diretas do seu site, telefone ou email, portais e agências, e clientes que repetem. Ponha ao lado de cada grupo a receita e, no caso dos portais, a comissão paga.

• Se a percentagem dos portais subiu em relação ao ano anterior, pagou mais comissão pelo mesmo enchimento.
• Se as diretas estão paradas, olhe para o seu site: quantas pessoas pedem orçamento e quantas reservam sem telefonar.
• Se tem muitos clientes que repetem, no próximo ano escreva-lhes antes de abrir as vendas nos portais. É o enchimento mais barato que existe.
• Se os portais só lhe trazem noites de época alta, quando teria enchido de qualquer maneira, está a pagar comissão por nada: reduza a quota nas semanas cheias e deixe-a aberta em junho e setembro.

Quinto: cancelamentos, faltas e sinais

Conte quantas reservas foram canceladas, quantas não apareceram e quantos sinais ficaram sem ser cobrados. Depois veja quando chegaram os cancelamentos: a três meses da data revende-se sem problema, a três dias não.

Se os cancelamentos tardios são muitos, a resposta não é uma penalização mais dura: é um sinal pedido sempre, mesmo nos alvéolos simples, e condições escritas de forma clara no momento da reserva. Se as faltas são muitas, o problema é quase sempre que ninguém escreveu ao hóspede nos dias antes da chegada.

Os mesmos dados servem para as obrigações

Há uma vantagem prática em ter isto arrumado em outubro: precisa destes números de qualquer maneira. O Instituto Nacional de Estatística recolhe dados de alojamento turístico e pede hóspedes e dormidas por residência, mês a mês. A taxa municipal turística, onde existe, declara-se e entrega-se à câmara municipal com a periodicidade e o modelo que o regulamento municipal fixa, e esse regulamento é o único sítio onde o prazo está certo. Os boletins de alojamento já foram comunicados ao SIBA dia a dia, mas o registo serve para reconciliar as dormidas.

Se partir do registo e não da memória, estas obrigações preenchem-se a partir do mesmo ficheiro e não se contradizem. E é a contradição entre duas declarações, mais do que o número em si, que faz chegar perguntas.

Onde encontra estes números sem perder uma semana

Se a época esteve numa agenda de papel, estas contas fazem-se, mas custam dois dias e faz-se uma vez só. Se a época foi registada à medida que aconteceu, são uma página para ver em meia hora.

O CampSuite guarda cada reserva com os hóspedes e os seus dados, o sinal e as mensagens no mesmo lugar, também no telemóvel, reúne as reservas feitas online e as feitas à mão na mesma agenda, lista alvéolos, alojamentos e glamping com os seus preços, cobra sinais e saldos com cartão, emite faturas e recibos, mostra as chegadas e as partidas do dia e dá os números de reservas, ocupação e receitas. Veja o que inclui em funcionalidades e o que muda num parque pequeno em soluções.

A lista para fazer esta semana

• Ocupação por tipo de alvéolo, noites vendidas sobre noites disponíveis.
• Receita por alvéolo disponível, por tipo, sem taxa turística e sem extras.
• Extras por rubrica: eletricidade, animais, lavandaria, alugueres.
• Duração média da estada, mês a mês.
• Reservas por canal, com a comissão paga ao lado.
• Cancelamentos e faltas, com a antecedência com que chegaram.
• Semanas abaixo dos setenta por cento, listadas pelo nome.
• Três decisões escritas para o preçário do próximo ano.

Não é preciso uma folha de cálculo bonita. É preciso que em novembro, quando decidir preços e mínimos de noites, esteja a olhar para oito números em vez de se lembrar de um verão. Se quiser falar sobre isso, escreva-nos pela página de contacto; os preços de cada plano estão na página de preços.