Portais de reservas no seu parque, comissão conhecida e quota controlada

Numa quinta-feira de junho entra por um portal uma reserva de dez noites para o alvéolo 8. Nessa mesma tarde, um casal do Porto reserva o mesmo alvéolo para as mesmas datas pelo site do parque, e no sábado aparece um titular de cartão ACSI que o quer com desconto. Três hóspedes, um alvéolo, um fim de semana a pedir desculpa. Os portais de reservas enchem parques que de outra forma ninguém encontraria, mas cobram uma comissão, e se a quota não estiver controlada vendem aquilo que já não tem. Aqui fica o que conta em Portugal, quanto custa mesmo uma reserva e como manter a disponibilidade na sua mão.

Que portais interessam a um parque português

Cada canal traz um hóspede diferente, e convém saber qual antes de assinar:

• Booking.com é o que traz mais volume a muitos parques, sobretudo em bungalows e glamping, com hóspedes de última hora. Também a comissão mais alta e as condições menos negociáveis.
• Pitchup traz sobretudo britânicos, holandeses e alemães, que reservam cedo e pagam online, com comissão por reserva confirmada.
• ACSI são duas coisas: o guia e a aplicação Eurocampings, onde paga pela presença, e o cartão CampingCard, com o qual o titular paga uma tarifa reduzida fixa fora de época. Não é um portal de reservas clássico, é um acordo de preço, e enche maio, junho e setembro.
• Campercontact e park4night contam se tem área de autocaravanas, mais como diretório do que como canal de venda.
• Google não é um portal, mas com o Perfil de Empresa e as avaliações é onde a decisão realmente se toma.

A isto juntam-se os guias e os sítios das federações e das entidades regionais de turismo, muitas vezes com comissão baixa ou sem ela. Pergunte antes de assumir que só existem os grandes.

Quanto custa mesmo uma reserva por portal

A comissão nos portais de campismo costuma situar-se na casa dos dez a vinte por cento do valor da estadia, com o Booking.com acima disso. Mas a percentagem sozinha não diz nada. Quatro perguntas decidem o que lhe fica, e estão todas no contrato:

• Sobre o que é calculada? Sobre a estadia toda ou só sobre o sinal. Se o hóspede paga o resto na receção e o portal calcula sobre o total, está a pagar comissão sobre dinheiro que ainda não viu.
• Quem cobra ao hóspede? Se cobra o portal, liquida-lhe semanas depois já com a comissão retida; se cobra o senhor, o portal fatura a comissão à parte. A segunda hipótese é melhor para a tesouraria.
• O que acontece no cancelamento? Que comissão continua devida se o hóspede anula ou não aparece.
• Como chega a fatura? A fatura de comissão de um portal sediado noutro Estado da União chega sem IVA português. Nesse caso o imposto é autoliquidado por si na declaração periódica, e para isso a empresa tem de estar registada no VIES. Trate disto uma vez com o contabilista e não volte a pensar no assunto.

Pegue numa reserva típica e faça a conta até ao fim, até ao valor que fica na conta. Ponha ao lado a mesma reserva feita pelo site do parque, onde só há a comissão do meio de pagamento. É esse número que decide em janeiro que contratos renova.

Paridade de preços: leia o contrato

Muitos gerentes acreditam que não podem ser mais baratos no próprio site. A questão merece mais do que uma crença. As cláusulas de paridade impostas pelas plataformas têm sido fortemente limitadas na Europa pelas autoridades da concorrência, e às maiores aplicam-se hoje também as regras do regulamento europeu dos mercados digitais. O procedimento certo é reler a cláusula concreta do seu contrato e, se ela o proibir de qualquer diferença, pedir que seja analisada, em vez de a cumprir por hábito.

E se tiver essa liberdade, use-a: um hóspede que procura no portal e depois reserva consigo é a reserva mais barata que consegue. Para isso o seu site tem de ser tão fácil de usar como o portal, senão o portal ganha na mesma.

Quota: quantos alvéolos para cada canal

A quota é o número de unidades que um portal pode vender sem lhe perguntar. Há dois modelos, e a quinta-feira de junho nasce de os misturar sem dar por isso:

1. Quota fixa: cada portal recebe um número de unidades, por exemplo dez alvéolos para um e quatro bungalows para outro, e essas unidades não são vendidas por mais nenhum canal. Simples e seguro, mas caro, porque em agosto ficam bungalows reservados para um portal que talvez não os venda.
2. Quota partilhada: todos os canais vendem da mesma disponibilidade e cada reserva retira uma unidade em todos ao mesmo tempo. É o que enche melhor, e só funciona se a disponibilidade for atualizada na hora e não à mão à noite.

Regra prática para um parque médio: quota partilhada para os alvéolos, que são muitos e parecidos, e uma quota pequena e fixa para bungalows e glamping, que são poucos e caros de sobrevender. E sempre o seu site com as mesmas datas.

Nunca vender duas vezes o mesmo alvéolo

A sobrelotação não é causada pelo portal, é causada pelo tempo que passa entre uma reserva e o momento em que os outros canais ficam a saber. Para fechar essa janela:

• Um único planning onde entram todas as reservas: portais, site, telefone, balcão. Se o telefone vai para um caderno, o caderno é o canal que sobrelota.
• Um channel manager que receba cada reserva de portal e atualize a disponibilidade nos restantes.
• As mesmas condições em todo o lado: mesmo sinal, mesma política de cancelamento, mesma hora limite de chegada, para que a receção não tenha de perguntar de onde veio a reserva antes de responder.
• Fechos de venda nas datas fortes: a Páscoa, os feriados de junho e as semanas de agosto fecham-se nos portais antes de encher, não depois.

O CampSuite mantém as reservas online e as que a receção anota no mesmo planning, por isso um alvéolo nunca é oferecido duas vezes, e oferece um channel manager para que a disponibilidade dos portais acompanhe a do planning. Cada reserva guarda os hóspedes com os seus dados, o sinal e as mensagens num só sítio, no telemóvel, venha do canal que vier, e o relatório mostra quantas reservas e que receita trouxe cada canal. Se quer que o seu site passe a ser o canal mais forte, veja as reservas online.

Lista de verificação antes de renovar contratos

• Por portal e por escrito: comissão, base de cálculo, liquidação e regra de cancelamento.
• Autoliquidação do IVA nas comissões intracomunitárias tratada com o contabilista, registo no VIES confirmado.
• Cláusula de paridade relida e analisada se proibir qualquer diferença.
• Quota decidida por tipo de unidade: partilhada para alvéolos, fixa e pequena para bungalows.
• Um único planning para todas as reservas, incluindo as do telefone.
• Sinal e condições de cancelamento iguais em todos os canais.
• Fechos de venda programados para a Páscoa, feriados e semanas de agosto.
• Relatório por canal no fim da época: reservas, receita, comissão.

Os portais são um bom parceiro enquanto souber quanto lhe custa cada reserva e enquanto for o senhor a mandar na sua disponibilidade. Para ver como o CampSuite mantém alvéolos e canais num só planning, veja os preços ou fale connosco.