O RGPD no seu parque, sem receio da CNPD

Um hóspede escreve a pedir "todos os dados que têm sobre mim". Outro queixa-se de que a câmara do bloco sanitário o apanha à saída. Um terceiro quer sair de uma newsletter que nunca pediu. E o parque tem fichas de entrada numa pasta na receção, um disco com um mês de imagens e uma folha de cálculo com seiscentos endereços que começou em 2012. O RGPD num parque de campismo não é uma pasta de procedimentos: é saber que dados tem, porque os tem e até quando. Aqui fica o que se aplica, pela ordem em que convém resolver.

Que fundamento para que dados

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, executado em Portugal pela Lei 58/2019, exige um fundamento para cada tratamento. Não é formalidade: é o fundamento que decide se pode continuar quando o hóspede lhe diz para parar. Num parque são quase sempre quatro:

• Execução do contrato: a reserva, os contactos, as datas, o alvéolo, o pagamento. Sem isto não há estadia, e o hóspede não se pode opor enquanto a relação dura.
• Obrigação legal: o boletim de alojamento e a comunicação dos hóspedes estrangeiros através do SIBA, nos termos da Lei 23/2007, e a faturação que a lei fiscal obriga a conservar. Aqui não há consentimento que valha: é a lei que manda recolher e guardar.
• Interesse legítimo: a videovigilância para segurança, devidamente ponderada e escrita.
• Consentimento: as comunicações comerciais, as fotografias de hóspedes nas redes sociais e pouco mais. É o fundamento mais frágil, porque se retira quando o titular quiser.

A consequência prática vê-se no hóspede que pede para apagar tudo: os endereços da newsletter saem, o boletim de alojamento e as faturas não, porque os conserva por obrigação legal. Explicar isso bem, por escrito, é metade do trabalho.

Quanto tempo guardar cada coisa

É aqui que mais falha. Um prazo por tipo de dado, numa folha afixada na receção:

• Dados do boletim de alojamento: o prazo previsto na Lei 23/2007, guardados à chave e não numa bandeja no balcão.
• Faturas e documentos fiscais: o prazo que a lei fiscal impõe, que é longo. Peça ao contabilista o número exato e anote-o em vez de o voltar a perguntar todos os anos.
• Imagens de videovigilância: a lei portuguesa fixa um prazo máximo curto, de trinta dias, findo o qual as imagens são apagadas, salvo se forem necessárias para um processo em concreto, caso em que se extraem e se guardam à parte.
• Dados da reserva sem obrigação legal associada: enquanto durar a relação e o prazo em que ainda pode surgir uma reclamação.
• Endereços para marketing: até o titular se retirar, com uma limpeza periódica de quem há anos não abre nada.

A folha de cálculo de 2012 é o problema clássico: ninguém sabe de onde vieram aqueles contactos nem quem consentiu. Se não consegue demonstrar o consentimento, não os pode usar.

Câmaras: onde sim, onde nunca

A videovigilância é o que gera mais queixas, porque é a única coisa que um hóspede irritado fotografa e junta a uma participação. As regras são claras:

• Nunca em instalações sanitárias, duches, vestiários ou em qualquer sítio onde as pessoas se despem. Nenhum interesse legítimo se sobrepõe a isso.
• Só o espaço que precisa de vigiar. Se a câmara do portão apanha metade da via pública ou o terreno do vizinho, tem de ser reorientada ou essa zona mascarada.
• Avisar com letreiros bem visíveis em cada entrada da zona vigiada, identificando o responsável, a finalidade e onde exercer os direitos.
• Acesso às imagens limitado a quem tem de as ver, com credenciais próprias, e registo de quem consultou o quê.
• Se filmar zonas de trabalho, informe previamente os trabalhadores. Vigiar um funcionário à socapa não é opção, e a lei laboral tem aqui regras próprias.
• Escreva a ponderação: porque é necessária a câmara e porque não chega um meio menos intrusivo. É exatamente o que lhe vão pedir.

E não esqueça o gravador. Se está num escritório aberto ou ligado à internet com a palavra-passe de fábrica, o problema não é jurídico mas de segurança, e acaba por se tornar jurídico.

Formulários, site e wifi

Em cada ponto onde pede um dado tem de haver uma informação curta: quem trata, para quê, com que fundamento, durante quanto tempo, a quem é comunicado e como exercer os direitos. Na prática:

1. Formulário de reserva e ficha de entrada: texto visível no próprio formulário e ligação para a política completa.
2. Caixa de marketing separada e não pré-assinalada. O consentimento para a newsletter não pode ir dentro do "aceito as condições de reserva".
3. Site: política de privacidade, aviso de cookies com recusa tão fácil como a aceitação, e formulário de contacto com o seu texto.
4. Wifi: se pede dados para dar acesso, é um tratamento, com informação e prazo próprios.
5. Fotografias de hóspedes para redes sociais: consentimento expresso, e cuidado redobrado com menores.

A isto juntam-se o registo das atividades de tratamento, que é apenas a lista do que trata e porquê, e os contratos com subcontratantes: contabilista, empresa do site, software de reservas, empresa de segurança.

Direitos e violações de dados

Se um hóspede exercer os direitos de acesso, retificação, apagamento, oposição, limitação ou portabilidade, tem um mês para responder, e responder é obrigatório mesmo para dizer que não pode apagar e porquê. Tenha uma resposta-tipo e um responsável com nome.

Numa violação de dados, um portátil roubado, um email com a lista de hóspedes enviado a quem não devia, um servidor cifrado por um ataque, a regra são 72 horas para notificar a CNPD quando houver risco para os titulares, e informar também os titulares se o risco for elevado. Mantenha um registo interno de todos os incidentes, incluindo os que não notificar. Aponte hoje o contacto de quem trata da informática, porque no meio de uma violação ninguém procura bem.

Menos sítios, menos problemas

A maioria dos sustos de um parque não vem da lei, vem da dispersão: fichas em papel numa gaveta, uma folha de cálculo no portátil da receção, emails em duas caixas e fotografias de documentos no telemóvel de alguém. Quantos menos sítios, mais fácil é tudo: responder a um pedido de acesso, apagar o que tem de ser apagado, demonstrar o que fez.

O CampSuite ajuda exatamente aí: cada reserva guarda os hóspedes com os seus dados, o sinal e as mensagens num só sítio, no telemóvel, por isso os dados que o boletim de alojamento pede estão onde devem estar e não num caderno. As reservas online e as que a receção anota entram no mesmo planning, as confirmações e as mensagens saem da mesma reserva, e as faturas também. O que o CampSuite não faz é submeter seja o que for no SIBA: guarda os dados que o formulário pede e o envio é feito por si. Num parque pequeno sem departamento para isto, é o que mais muda.

Lista de verificação para esta semana

• Registo das atividades de tratamento escrito, nem que sejam duas folhas.
• Um fundamento por tratamento e um prazo por tipo de dado.
• Texto informativo na reserva, na ficha de entrada, no site e no wifi.
• Caixa de marketing separada e não pré-assinalada, com prova do consentimento.
• Câmaras fora de sanitários e vestiários, e apontadas apenas ao seu terreno.
• Letreiros de videovigilância em cada entrada, com responsável e contacto.
• Imagens apagadas dentro do prazo, gravador protegido e acessos registados.
• Contratos com contabilista, site, software e segurança.
• Resposta-tipo para os direitos, com um responsável e o prazo de um mês.
• Procedimento de violação com as 72 horas e o contacto da informática.

Com isto, o email do hóspede responde-se em dez minutos e com argumentos, e a câmara do bloco sanitário deixa de ser uma coima à espera de ser notada. Para ter reservas e dados dos hóspedes num só sítio em vez de quatro, veja os preços ou fale connosco.