Wer liegt wo, und warum das über Ihren August entscheidet

Zwei Campingplätze mit derselben Zahl von Standplätzen, derselben Lage und denselben Preisen können im August sieben Prozent Belegung auseinanderliegen. Der Unterschied steckt selten im Marketing. Er steckt darin, wer welchen Standplatz bekommt, und wann das entschieden wird. Eine Dreinachtbuchung, die mitten in einer freien Woche auf Platz 14 gelegt wird, kostet Sie nicht drei Nächte, sondern die ganze Woche, weil links und rechts davon je zwei Nächte übrig bleiben, die niemand kauft.

Standplatzvergabe ist damit keine Verwaltungsaufgabe, sondern eine Ertragsfrage. Und sie lässt sich im Winter entscheiden statt am Samstagvormittag.

Die erste Entscheidung: feste Nummer oder freie Wahl

Es gibt drei Modelle, und jedes hat einen Preis.

• Freie Platzwahl. Der Gast sucht sich aus, was frei ist. Angenehm für Stammgäste, entspannt an der Rezeption, und unverkäuflich im Internet: Sie können online nichts zusagen, was Sie nicht kennen. Außerdem bleiben Lücken, weil niemand so parkt, dass noch jemand daneben passt.
• Feste Zuweisung bei der Buchung. Der Gast weiß, wo er liegt, Sie können online verkaufen und Sie können planen. Dafür müssen Sie Zusagen einhalten, auch wenn am Freitag jemand länger bleiben will.
• Kategorie buchen, Nummer später. Der Gast bucht "Komfort mit Strom", die Nummer vergeben Sie ein paar Tage vorher. Das ist für die meisten Plätze der beste Kompromiss: online verkaufbar, und Sie behalten die Hand auf dem Plan bis kurz vor der Anreise.

Wenn Sie heute frei wählen lassen und online verkaufen wollen, ist das dritte Modell der Schritt, der am wenigsten weh tut.

Kategorien, die Sinn ergeben

Eine Kategorie ist nur dann nützlich, wenn der Gast den Unterschied erkennt und ihn bezahlt. Vier bis sechs reichen fast immer, und sie unterscheiden sich an Merkmalen, die man fotografieren kann: Größe in Quadratmetern, Strom mit Amperezahl, Schatten oder Sonne, Entfernung zum Sanitärgebäude, Hanglage, eigene Wasserentnahme.

Zwei Fehler, die immer wiederkehren. Der erste sind zwanzig Kategorien, die sich um Kleinigkeiten unterscheiden: der Gast versteht sie nicht und wählt die billigste. Der zweite ist eine einzige Kategorie für alles: dann verkaufen Sie den besten Platz am Wasser zum selben Preis wie den neben der Mülltonne, und der Gast, der den schlechten bekommt, schreibt die Bewertung.

Lücken vermeiden, ohne Tetris zu spielen

Das eigentliche Handwerk ist, kurze Buchungen so zu legen, dass keine unverkäuflichen Reste entstehen. Drei Regeln bringen den größten Teil davon:

1. Kurze Aufenthalte an die Ränder. Legen Sie eine Zweinachtbuchung ans Ende eines Blocks und nicht in die Mitte einer leeren Woche.
2. Lange Aufenthalte zuerst setzen. Wer zwei Wochen bleibt, bekommt den Platz, um den herum Sie danach auffüllen.
3. Mindestaufenthalt in den Spitzenwochen. An Feiertagswochenenden und in den Hauptferienwochen ein Minimum zu setzen ist wirksamer als jede nachträgliche Umlegerei, und es steht in der Preisliste, statt am Telefon erklärt zu werden.

Dazu kommt ein Werkzeug, das viele nicht nutzen: das Umlegen vor der Anreise. Wenn Sie Kategorien verkaufen und die Nummern erst drei Tage vorher vergeben, können Sie die Lücken einmal pro Woche sauber ziehen, ohne je einem Gast etwas wegzunehmen. Umbuchen, nachdem der Gast schon da ist, sollten Sie dagegen nur im Notfall und nie ohne Ausgleich.

Wünsche, Dauercamper und der Platz am Wasser

Jeder Platz hat drei, vier Standplätze, die alle wollen. Entscheiden Sie vorab, nach welcher Regel die vergeben werden, und sagen Sie die Regel laut: nach Buchungseingang, nach Aufenthaltsdauer, oder als eigene Kategorie mit eigenem Preis. Alles ist besser als "nach Gefühl", weil Gefühl sich nicht erklären lässt, wenn zwei Stammgäste denselben Platz wollen.

Wünsche notieren Sie bei der Buchung und beantworten Sie ehrlich: "wir notieren es, zusagen können wir es nicht" ist eine gute Antwort, "mal sehen" ist keine. Und halten Sie Dauerstandplätze räumlich zusammen, weg von der Durchreise. Das löst mehr Lärmbeschwerden als jede Platzordnung.

Der Anreisetag, der daraus folgt

Eine gute Vergabe zeigt sich am Samstag. Wer schon weiß, welcher Platz für wen ist, kann die Liste am Freitagabend ausdrucken, die Schilder stecken, die Anreisen nach Uhrzeit sortieren und die Einweisung in zwei Minuten statt in zehn erledigen.

CampSuite führt Online-Buchungen und von Hand eingetragene Buchungen in einem Belegungsplan zusammen, sodass ein Standplatz nie doppelt vergeben wird, listet Standplätze, Unterkünfte und Glamping mit eigenen Preisen, hält jede Buchung mit ihren Gästen und deren Daten, der Anzahlung und den Nachrichten an einem Ort, auch auf dem Telefon, zeigt die Anreisen und Abreisen des Tages, verschickt Bestätigungen und Nachrichten an Gäste und gibt die Zahlen zu Buchungen, Belegung und Umsatz. Dazu gibt es einen Designer für die Platzkarte. Was enthalten ist, steht auf der Funktionsseite, und was das für größere Ferienplätze bedeutet auf der Lösungsseite. Wie der Anreisetag selbst abläuft, steht in dem Beitrag über den Check-in.

Im Winter entscheiden, nicht im Juli

• Vergabemodell festgelegt: freie Wahl, feste Nummer oder Kategorie mit späterer Nummer.
• Vier bis sechs Kategorien definiert, nach Merkmalen, die man fotografieren kann.
• Jeder Standplatz einer Kategorie zugeordnet, mit Quadratmetern und Amperezahl.
• Preisabstand zwischen den Kategorien so gesetzt, dass er den Unterschied abbildet.
• Mindestaufenthalt für Feiertagswochenenden und Spitzenwochen in der Preisliste.
• Regel für die begehrten Plätze schriftlich festgelegt.
• Dauerstandplätze räumlich von der Durchreise getrennt.
• Wöchentlicher Termin zum Lückenziehen vor der Anreise im Kalender.
• Wunschnotizen hängen an der Buchung, nicht an einem Zettel.
• Anreiseliste wird am Vorabend erstellt, nicht am Morgen.

Das ist ein Nachmittag im Januar, und es ist der Nachmittag, der Ihnen im August die Wochen füllt, die sonst halb leer bleiben. Wenn Sie darüber sprechen möchten, wie Ihr Belegungsplan gerade organisiert ist, schreiben Sie uns über die Kontaktseite; die Preise der einzelnen Pakete stehen auf der Preisseite.