Facturar en tu camping, sin rehacer la factura en agosto

Un cliente que se va el domingo te pide "la factura con los datos de la empresa". Otro quiere que le pongas la estancia de su suegra en la misma factura. Y el gestor te llama en enero porque hay cuarenta tickets del bar que no cuadran con nada. Facturar en el camping parece lo más sencillo del negocio hasta que llega una inspección o un cliente exigente, y entonces se ve qué facturas estaban bien hechas y cuáles eran un papel con un número. Aquí tienes lo que tiene que llevar una factura en España, cuándo puedes emitir una simplificada, y cómo tratar el IVA y la tasa turística para no rehacer nada.

Qué datos lleva una factura completa

El contenido lo fija el reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012. Una factura completa necesita, sin excepción:

• Número y, en su caso, serie, correlativo dentro de cada serie. Si llevas una serie para recepción y otra para el bar, cada una va por su cuenta y sin saltos.
• Fecha de expedición, y la fecha de la operación si es distinta. En un camping lo es casi siempre: la estancia terminó el domingo y la factura se emite el martes.
• Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del que emite y del destinatario. El NIF del cliente es obligatorio cuando es empresa o profesional.
• Descripción de la operación: qué se ha prestado, con los conceptos separados. "Estancia" a secas no describe nada.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota, desglosados por tipo si hay varios, y el total.
• Si procede, la mención de la exención, la inversión del sujeto pasivo o el régimen especial que aplique.

Si un cliente te pide factura después de haberle dado un ticket, puedes emitirla, pero tienes que poder demostrar que no has cobrado dos veces la misma estancia. Por eso la factura debe salir de la reserva y no de un talonario aparte.

Cuándo vale una factura simplificada

La factura simplificada es lo que antes llamábamos ticket, y tiene menos requisitos: no hace falta el domicilio ni el NIF del cliente, pero sí el número, la fecha, tu NIF, la descripción, el tipo de IVA y el total. Se puede emitir cuando el importe no supera los 400 euros con IVA incluido. Para ciertos servicios, entre ellos la hostelería y la restauración, el reglamento eleva ese límite a 3.000 euros.

Aquí conviene ser prudente: si tu camping factura estancias, bar y tienda, no des por hecho que todo entra en el límite alto. Pregunta una vez a tu gestoría qué actividades tuyas están en esa lista y anótalo, porque de ahí depende si el ticket de una semana de bungalow es válido o si necesitas factura completa.

Y una regla que se olvida: el cliente que es empresa o profesional y quiere deducirse el gasto necesita una factura completa con su NIF. Da igual el importe. Si sabes que el cliente viene por trabajo, pídele los datos al reservar y te ahorras la llamada de febrero.

El IVA de un camping, por partes

El alojamiento en un camping tributa al tipo reducido del 10 por ciento, igual que la hostelería. El problema no es la estancia, son los extras, porque no todos siguen a la estancia:

• La estancia en parcela, bungalow o casa móvil va al tipo reducido.
• El bar y el restaurante tienen su propio tratamiento, y la tienda depende de lo que vendas: no es lo mismo pan que carbón.
• Alquileres de bicicletas, lavandería, taquillas, wifi de pago: cada uno tiene su regla, y no se resuelven "poniéndoles el mismo IVA que a la parcela".

La forma barata de resolver esto es sentarte una vez con tu gestoría, hacer una lista de todos tus conceptos con su tipo y meterla en la plantilla de facturación. Después, quien esté en recepción elige el concepto y no decide el tipo. Las facturas mal tipificadas se arreglan con facturas rectificativas, y esas sí que dan trabajo.

La tasa turística nunca es tu facturación

Si trabajas en Cataluña con el impuesto sobre las estancias en establecimientos turísticos, en Baleares con el impuesto de turismo sostenible, o en cualquier municipio que haya establecido una tasa, hay una regla que no falla: ese dinero no es tuyo. Lo recaudas, lo declaras y lo ingresas, y mientras tanto no forma parte de tu base imponible.

En la práctica:

1. La tasa va en una línea separada de la factura, después del total de la estancia, identificada por su nombre.
2. No se suma a la base del IVA de la estancia.
3. Las exenciones, normalmente por edad o por tipo de estancia, se aplican persona a persona y quedan reflejadas.
4. El importe que sale en tus facturas de un periodo tiene que cuadrar con lo que declaras a la administración correspondiente. Si no cuadra, el problema no es de la declaración, es de las facturas.

Una factura que mete la tasa dentro del precio de la parcela es la que más discusiones genera, porque el cliente de empresa no puede justificarla y tú no puedes demostrar cuánto has recaudado.

Numeración, conservación y el software que usas

Tres cosas que rara vez fallan a la vez, pero que cuando fallan lo hacen en una inspección:

• Numeración correlativa y sin huecos dentro de cada serie, con las facturas rectificativas en su propia serie y referidas a la factura que corrigen.
• Conservación de facturas emitidas y recibidas durante los plazos que marcan la normativa fiscal y la mercantil, que no son iguales. Consúltalo con tu gestoría y apunta el plazo.
• El software. España está aplicando los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, conocidos por el sistema Verifactu, que obligan a que el programa con el que facturas cumpla unas condiciones de integridad, trazabilidad y conservación. Los plazos de entrada en vigor se han movido varias veces según el tipo de contribuyente, así que confirma con tu gestoría qué fecha te aplica a ti y pide a tu proveedor la declaración de que su programa cumple.

Que la factura salga de la reserva

Casi todos los problemas de facturación de un camping vienen del mismo sitio: la estancia vive en un cuadrante, el cobro en el datáfono y la factura en otro programa. Tres sitios, tres verdades y un enero muy largo.

CampSuite emite facturas y recibos desde la propia reserva, con los huéspedes, las noches, el anticipo y los pagos ya dentro, así que lo facturado y lo cobrado son la misma cosa. Cada reserva guarda a sus huéspedes con sus datos y sus mensajes en un solo sitio, desde el móvil, las reservas de la web y las que apuntas a mano van al mismo cuadrante, y el informe de reservas y de ingresos te da el periodo cerrado sin sumar tickets. Si tu camping mezcla parcelas con bungalows y glamping, cada tipo lleva su precio y su concepto.

Lista de comprobación antes de cerrar el año

• Series de facturación definidas y correlativas, sin huecos.
• Lista de conceptos con su tipo de IVA, hecha con la gestoría y metida en la plantilla.
• NIF del cliente pedido en la reserva cuando viene por trabajo.
• Límite de factura simplificada confirmado para tus actividades.
• Tasa turística en línea aparte, fuera de la base del IVA, cuadrada con lo declarado.
• Facturas rectificativas en su propia serie y referidas a la original.
• Plazos de conservación anotados y copias guardadas fuera del ordenador de recepción.
• Fecha de aplicación de los requisitos de software confirmada y declaración del proveedor pedida.
• Facturas emitidas desde la reserva, no desde un talonario aparte.

Con esto, el cliente del domingo se lleva su factura correcta en dos minutos y enero deja de ser un mes de reconstruir agosto. Si quieres ver cómo CampSuite mantiene reservas, cobros y facturas en el mismo sitio, mira los precios o escríbenos.