Grupos y viajes de fin de curso, un acierto en mayo y un riesgo en agosto

En febrero llega un correo: un colegio pide mediados de mayo para treinta alumnos, cuatro acompañantes y tres noches. Son tres noches llenas en una semana en la que si no habría seis caravanas, y es al mismo tiempo la reserva en la que más cosas pueden salir mal. Los grupos y colegios en el camping son dinero de verdad en temporada baja y a menudo un error en agosto. Este artículo ordena lo que hay que aclarar antes de decir sí, y lo que tiene que estar en el contrato.

Primero valora la petición, después contesta

Antes de aceptar, aclara seis puntos, mejor como preguntas en tu correo de respuesta:

• Quién es la parte contratante: el centro educativo, el AMPA, la asociación, el club deportivo, o un particular que paga por todos.
• Edad de los participantes y cuántos acompañantes vienen.
• Cómo llegan: autocar, vehículos propios, bicicletas. Un autocar necesita sitio para maniobrar y un aparcamiento que no bloquee la entrada.
• Dónde duermen: tiendas propias, bungalows, o una mezcla.
• Programa: hoguera, barbacoa, pista deportiva, uso de una sala si llueve.
• Comidas: se organizan ellos con cocina propia, usan tu restaurante, o traen catering.

Las respuestas determinan el precio, la zona que asignas y si aceptas o no. Un grupo de adolescentes al lado de la fila de parcelas de temporada es un conflicto anunciado, aunque todos pongan de su parte.

El contrato se firma con la entidad, no con los participantes

Es la frase más importante de este artículo. En un viaje de fin de curso tu parte contratante es el centro o su titularidad; en un campamento, la asociación. No los padres por separado, no el profesor a título personal. De eso depende a quién va la factura, quién responde de los daños y con quién hablas si algo no funciona.

Además de fechas, número de personas y precio, en el contrato tienen que ir:

• El anticipo y cuándo se paga, más el resto y si se abona antes o al llegar.
• Una escala de cancelación según el aviso previo, y una regla para el grupo que de treinta pasa a veintidós. Fija un número mínimo de personas que facturas en cualquier caso.
• La fianza por daños, su importe, cuándo se entrega y en qué condiciones se devuelve.
• La vigilancia: los acompañantes los pone la entidad organizadora, que responde de la vigilancia de sus participantes, no el camping. Deja escrito que al menos una persona mayor de edad, designada por su nombre, está localizable las veinticuatro horas, con su móvil.
• Las normas del camping como parte del contrato, expresamente, y el horario de silencio con la hora.
• Una cláusula de resolución para el caso de molestias graves y repetidas, para no improvisar la tercera noche.

Manda el contrato pronto y pide que vuelva firmado. Un colegio tarda semanas, no días, porque tienen que aprobarlo varias personas.

Seguros, menores y quién responde de qué

Pide a la entidad un certificado de su seguro de responsabilidad civil que cubra la actividad, y guárdalo. Y pregunta a tu propio mediador si la acogida de grupos de menores entra en tu póliza, antes del primer campamento y no después.

Si en tu comunidad autónoma la actividad se enmarca en la normativa de actividades juveniles o de ocio educativo, recuerda que las obligaciones de declaración, de titulación del equipo y de ratios de monitores son de quien organiza, no de quien aloja. Que el contrato lo diga con claridad te ahorra una discusión en el peor momento.

No olvides el registro de viajeros. Se aplica igual que con cualquier campista, también a los menores: pide a la persona responsable del grupo la lista completa de participantes con los datos necesarios unas semanas antes, en lugar de rellenar treinta fichas en el aparcamiento mientras el autocar espera. Con eso, la comunicación se hace en plazo y sin cola.

Tasa turística y presupuesto

Si estás en una comunidad que cobra tasa turística, revisa su normativa antes de escribir el presupuesto, porque suele haber exenciones o reducciones para menores de cierta edad y para viajes escolares, y sobre treinta personas eso cambia el total. Corregirlo después, cuando el grupo ya está comparando tres campings, da muy mala impresión.

Pon la tasa en línea aparte en la factura, con el número de noches y de personas sujetas, para que quien lleva las cuentas del colegio vea exactamente qué va a la administración y qué es tuyo.

En el terreno: zona, responsable, entrega

Asigna al grupo una zona continua, a ser posible en el borde y alejada de las parcelas de temporada y de las familias con niños pequeños. A la llegada haz el recorrido con los acompañantes, no con todo el grupo: sanitarios, separación de residuos, extintores, punto de reunión en caso de emergencia y dónde se puede hacer barbacoa. Entrega las llaves contra firma.

Haz una revisión al llegar y otra al irse, las dos con fotos. Cinco minutos de vuelta con el móvil terminan la discusión sobre la fianza. Y designa por tu parte a una persona responsable de ese grupo, para que los acompañantes no pregunten cada vez a alguien distinto.

Anota los incidentes en la propia reserva, con la hora y el nombre. En CampSuite la reserva guarda a los huéspedes y sus datos, el anticipo, los mensajes y la factura en un solo sitio, también desde el móvil, así que quien está en el turno de tarde ve lo mismo que tú, y las llegadas del día se ven en una pantalla, grupo incluido. Puedes verlo en funcionalidades y lo que cuesta en la página de precios.

Lista para la próxima petición de grupo

• Parte contratante identificada, con datos de facturación.
• Edad, número de participantes y número de acompañantes confirmados por escrito.
• Llegada en autocar comprobada: acceso, maniobra, aparcamiento.
• Fechas fuera de temporada alta siempre que se pueda.
• Zona continua asignada en el borde, lejos de las parcelas de temporada.
• Anticipo, resto y escala de cancelación en el contrato.
• Número mínimo de personas facturable fijado.
• Fianza acordada, con las condiciones de devolución.
• Vigilancia a cargo de la entidad, con una persona designada y localizable.
• Certificado del seguro de la entidad pedido y guardado.
• Tu propia póliza comprobada para la acogida de grupos de menores.
• Normas del camping anexadas al contrato, horario de silencio con la hora.
• Cláusula de resolución por molestias graves y repetidas.
• Lista de participantes pedida con semanas de antelación para el registro de viajeros.
• Normativa de tasa turística revisada antes del presupuesto, con las exenciones de menores.
• Revisión de entrada y de salida con fotos, llaves contra firma.
• Una persona del camping designada como responsable, con nombre.

Un grupo bien preparado llena una semana de mayo que se habría quedado vacía, y vuelve al año siguiente, porque los colegios repiten donde el viaje salió bien. Un grupo mal preparado te cuesta tres clientes de temporada. La diferencia está entera en las dos horas que pones en el contrato. Si quieres tener reservas, grupos y llegadas en un solo sitio, mira las soluciones para campings de costa o escríbenos.