Julio y agosto en tu camping, llenos y repartidos

La curva de un camping español medio tiene una forma reconocible: un pico enorme en la primera quincena de agosto, una segunda joroba a finales de julio, y a los lados dos meses, junio y septiembre, con el camping medio vacío y la plantilla ya contratada. El problema no es llenar agosto, eso se llena solo. El problema es que la temporada dura dos meses cuando podría durar cuatro, y que en las dos semanas fuertes basta una disponibilidad mal actualizada para convertir el lleno en sobrebooking. Aquí tienes cómo repartir la ocupación y cómo gestionar el pico.

Junio y septiembre son el margen que falta

En las semanas de pico ya cobras la tarifa máxima y no puedes vender más parcelas de las que tienes. El crecimiento está donde el camping está a un tercio, y ese cliente existe pero es otro:

• Parejas y jubilados sin niños en edad escolar, que viajan precisamente para evitar agosto y valoran el silencio más que la animación.
• Extranjeros, sobre todo del norte de Europa, cuyas vacaciones escolares no coinciden con las españolas y que hacen estancias más largas.
• Autocaravanas, que se mueven en primavera y otoño y deciden sobre la marcha.
• Trabajo a distancia, que llena semanas enteras si tienes cobertura decente y un sitio donde sentarse.

Para captarlos, tres palancas que no bajan el precio de agosto:

1. Una tarifa de temporada media real, no la de agosto con un descuento simbólico, y programas de tarjeta de descuento fuera de temporada, que están pensados exactamente para estas semanas.
2. Estancias largas con precio por semana o por quincena, que en junio y septiembre valen más que cuatro reservas cortas con cuatro entradas.
3. Abrir lo que importa. Si la piscina está cerrada y el bar también, el cliente de septiembre no repite. Decide qué servicios sostienen la temporada media y ciérralos solo cuando de verdad no haya nadie.

Las semanas de pico se diseñan en marzo

En julio y agosto no se improvisa: se aplica lo que decidiste meses antes. Cuatro reglas por semana, escritas en el precio antes de abrir ventas:

• Mínimo de noches por tramos. Siete noches con día de entrada fijo en la semana central de agosto para bungalows, tres o cuatro en las semanas de al lado, y una noche en los extremos, que son las que completan la ocupación.
• Día de entrada fijo en los alojamientos. Concentra salidas y entradas en el mismo día y permite que la limpieza trabaje en una sola tanda en vez de correr siete días a la semana.
• Anticipo más alto en esas fechas y escala de cancelación específica, aceptada antes de pagar.
• Franja horaria de llegada comunicada en la confirmación. No es para controlar al cliente, es para repartir la cola del sábado.

Y la regla que más se olvida: en las dos últimas semanas antes de la fecha, si quedan parcelas sueltas, baja el mínimo y véndelas. El mínimo protege la semana mientras la construyes, no cuando faltan diez días.

No vender dos veces la misma parcela

El sobrebooking no lo provoca el portal, lo provoca el tiempo que pasa entre una reserva y el momento en que los demás canales se enteran. En agosto ese desfase cuesta el doble, porque todos venden las mismas fechas a la vez. Lo que lo cierra:

• Un solo cuadrante donde entren todas las reservas: web, portales, teléfono y mostrador. Si el teléfono va a un cuaderno, el cuaderno es el canal que sobrevende.
• Un channel manager que reciba cada reserva de portal y actualice la disponibilidad en los demás.
• Cupo pequeño y fijo para los portales en las fechas fuertes, no toda la disponibilidad.
• Cierre de ventas unos días antes de llenarte, no después. Las últimas parcelas las vendes tú.
• Una lista de espera con nombre, fechas y teléfono. En agosto siempre hay cancelaciones, y una lista ordenada las revende en una mañana.

El día de las llegadas

Con las parcelas bien vendidas, queda el sábado. Tres cosas valen más que una persona extra en recepción:

• Datos pedidos antes: número de adultos y niños, matrícula y los datos que necesitas para el registro de viajeros. Si los pides al reservar, en la barrera solo queda comprobar. Recuerda que la comunicación a través de SES.Hospedajes tiene sus plazos, y el día de más llegadas es justo cuando se olvida.
• Plano y número de parcela en la confirmación, para que el cliente no pare dos veces.
• Salidas por la mañana, entradas por la tarde, escritas y respetadas, para que la limpieza tenga margen entre unas y otras.

CampSuite lleva las reservas online y las que apunta recepción en el mismo cuadrante, así que una parcela no se ofrece dos veces, y muestra las llegadas y salidas del día a quien está en el mostrador. Cada reserva guarda a los huéspedes con sus datos, el anticipo y los mensajes en un solo sitio, desde el móvil, y hay un channel manager para que el cupo de los portales baje a la vez que el del cuadrante. Lo que CampSuite no hace es presentar el parte en SES.Hospedajes: tiene los datos listos y el envío lo haces tú. El informe de ocupación por semanas es lo que te dice, en octubre, si junio y septiembre están creciendo o si sigues viviendo de quince días. Si tu camping está en la costa, mira las soluciones para campings de costa.

Lista para preparar la próxima temporada

• Ocupación e ingresos del año por semanas, no por meses, para ver dónde está el hueco real.
• Tarifa de temporada media propia, no la de agosto rebajada.
• Precio por semana o quincena para estancias largas en junio y septiembre.
• Decidido qué servicios permanecen abiertos fuera del pico.
• Mínimo de noches por tramos y día de entrada fijo en los alojamientos.
• Anticipo y escala de cancelación específicos para las fechas fuertes.
• Regla escrita para bajar el mínimo dos semanas antes si quedan huecos.
• Cupo pequeño para portales y fecha decidida de cierre de ventas.
• Lista de espera única con contactos.
• Franja horaria de llegada y plano en la confirmación.
• Datos del registro de viajeros pedidos al reservar.

Con esto, agosto sigue lleno, pero junio y septiembre dejan de ser meses de mantenimiento pagado con lo del verano. Para ver cómo CampSuite reparte la ocupación y controla los canales desde un solo sitio, mira los precios o escríbenos.