Portales de reservas para tu camping: comisión justa y cupo bajo control

Un jueves de junio te entra por Pitchup una reserva de diez noches para la parcela 8. La misma tarde una pareja de Bilbao la reserva por tu web para las mismas fechas, y el sábado llama un socio de ACSI que la quiere con descuento. Tres clientes, una parcela, y un fin de semana pidiendo perdón. Los portales de reservas llenan campings que nadie conocía, pero cobran una comisión por ello y, si el cupo no se controla, venden lo que ya no tienes. Aquí tienes cómo funcionan en España, qué cuestan de verdad y cómo repartir tus parcelas entre ellos y tu propia web sin sobrevender.

Qué portales usan los campings en España

Cada portal trae un cliente distinto, y conviene saber cuál antes de firmar:

• Pitchup trae sobre todo familias británicas, holandesas y alemanas que reservan con antelación y pagan online. Trabaja a comisión por reserva confirmada.
• Campings.com es fuerte en el mercado francés y en las estancias de semana en bungalow. Comisión por reserva, con contratos que suelen pedir un cupo fijo de alojamientos.
• ACSI es dos cosas: la guía y la app de Eurocampings, donde pagas por aparecer, y la tarjeta ACSI Camping Card, con la que el socio paga una tarifa reducida en temporada baja. No es un portal de reservas al uso; es un acuerdo de precio.
• Booking.com lista cada vez más campings con bungalows y glamping. Trae volumen y clientes de última hora, con la comisión más alta del grupo y las condiciones menos negociables.
• Google, con la ficha de Perfil de Empresa y las reseñas, no es un portal, pero es donde el cliente compara antes de entrar en cualquiera de los anteriores.

A esto se suman los portales autonómicos y las asociaciones de campings, que en algunas comunidades ofrecen un buscador propio con comisión baja o sin ella. Pregunta en tu federación antes de dar por hecho que solo existen los grandes.

Cuánto cuesta una reserva por portal

La comisión típica de un portal de reservas para campings se mueve entre el 10 y el 15 por ciento del importe de la estancia, y Booking.com puede quedar por encima. Pero la comisión no es el único coste, y aquí es donde muchos campings se equivocan al comparar:

• Sobre qué se calcula: sobre el total de la estancia o solo sobre el anticipo. Si el cliente paga el resto en recepción y el portal cobra sobre el total, la comisión se paga con dinero que aún no has visto.
• Quién cobra al cliente: si cobra el portal, te liquida semanas después y descuenta su comisión; si cobras tú, el portal te factura la comisión aparte. Lo primero es cómodo, lo segundo te deja el flujo de caja.
• Las cancelaciones: qué comisión pagas si el cliente anula, y si el portal devuelve su parte.
• La factura de la comisión llega desde otro país de la Unión Europea, sin IVA español, y hay que declararla como adquisición intracomunitaria de servicios. Díselo a tu gestoría la primera vez.

Con estos cuatro puntos, una reserva de 700 euros por portal te deja de 595 a 630 euros, y eso antes de contar tu propio tiempo respondiendo mensajes en la extranet. Compáralo con la misma reserva por tu web, donde la comisión es la de la pasarela de pago y poco más.

Cupo: cuántas parcelas das a cada portal

El cupo es el número de parcelas o alojamientos que un portal puede vender sin preguntarte. Hay dos maneras de repartirlo, y el desastre del jueves de junio viene de mezclarlas sin querer:

1. Cupo fijo: das a cada portal un número de unidades, por ejemplo diez parcelas a Pitchup y cuatro bungalows a Campings.com, y esas unidades no las vendes por ningún otro canal. Sencillo, seguro y caro, porque en agosto tienes bungalows reservados para un portal que quizá no los vende.
2. Cupo compartido: todos los canales venden de la misma disponibilidad y cada reserva descuenta una unidad en todos a la vez. Es lo que llena mejor, y solo funciona si la disponibilidad se actualiza en el momento, no a mano por la noche.

La regla práctica para un camping mediano: cupo compartido para las parcelas, que son muchas y parecidas, y cupo fijo pequeño para los bungalows, que son pocos y caros de sobrevender. Y siempre, sean cuales sean los canales, tu web con las mismas fechas y la mejor tarifa, porque es la reserva que más te deja.

Cómo evitar vender dos veces la misma parcela

La sobreventa no la causa el portal; la causa el tiempo que pasa entre una reserva y el momento en que los demás canales se enteran. Para cerrar ese hueco:

• Un solo cuadrante donde entren todas las reservas: las de los portales, las de tu web y las que apuntas por teléfono. Si el teléfono va a un cuaderno, el cuaderno es el canal que sobrevende.
• Un channel manager que reciba cada reserva de portal y actualice la disponibilidad en los demás. Es la única forma de tener cupo compartido sin vivir en las extranets.
• Paridad de condiciones: mismo anticipo, misma política de cancelación y misma hora límite de llegada en todos los canales, para que recepción no tenga que preguntar de dónde vino la reserva antes de contestar.
• Cierres de venta por fechas: los puentes y la primera quincena de agosto los vendes por tu web y por teléfono, y cierras los portales unos días antes de llenarte, no cuando ya has sobrevendido.

CampSuite lleva las reservas online y las que apuntas a mano en el mismo cuadrante, así que una parcela no se ofrece dos veces, y ofrece un channel manager para que la disponibilidad de los portales se mueva con la del cuadrante. Cada reserva guarda los huéspedes, el anticipo y los mensajes en un solo sitio, en el móvil, venga del portal que venga, y el informe de reservas te dice cuánto ha traído cada canal y cuánto te ha costado, que es la cifra que decide qué contrato renuevas en enero. Si quieres que tu web sea el canal que más vende, mira lo que hace el motor de reservas online.

Qué mirar antes de firmar con un portal

Antes de dar de alta el camping en un portal nuevo, pon estas preguntas por escrito y guarda las respuestas con el contrato:

• Comisión, sobre qué importe y con qué IVA.
• Quién cobra al cliente y cuándo te liquida.
• Qué pasa con la comisión si el cliente cancela o no aparece.
• Si el cupo es fijo o compartido y cómo se actualiza.
• Si puedes cerrar fechas y cambiar precios cuando quieras, sin plazo de aviso.
• Si el portal exige paridad de precio con tu web.
• Plazo del contrato y cómo se rescinde.

Lista de comprobación para esta semana

• Contratos de portales revisados: comisión real, base de cálculo, liquidación y cancelaciones.
• Cupo decidido por tipo de unidad: compartido para parcelas, fijo y pequeño para bungalows.
• Un solo cuadrante para todas las reservas, incluidas las de teléfono.
• Mismas condiciones de anticipo y cancelación en todos los canales.
• Fechas fuertes cerradas en los portales antes de llenarse.
• Informe por canal a final de temporada: reservas, importe y comisión.
• Facturas de comisiones intracomunitarias pasadas a la gestoría.

Los portales son un buen socio mientras sepas lo que te cuesta cada reserva y quién manda sobre tu disponibilidad. CampSuite llega a España en las próximas semanas; si quieres verlo con tus parcelas y tus canales, déjanos tus datos y te avisamos en cuanto puedas abrir tu cuenta.