Semana Santa y los puentes, las semanas que pagan el invierno

Para un camping que no está en la costa mediterránea, el año no se juega solo en agosto. Se juega en Semana Santa, en el puente de mayo, en el del Pilar y en el de diciembre. Son seis o siete fines de semana largos que, bien preparados, pagan el mantenimiento de todo el invierno, y que mal preparados dejan parcelas sueltas sin vender y una recepción desbordada el jueves por la tarde. Aquí tienes cómo fijar tarifas, mínimos de noches y anticipos para esas fechas, y cuándo cerrar la venta en los portales.

Las fechas que hay que tener en el calendario

Lo primero es aburrido y casi nadie lo hace con tiempo: sentarte en cuanto se publique el calendario laboral del año y marcar las fechas de verdad, no las de memoria.

• Semana Santa, que se mueve cada año y puede caer en marzo o en abril. Ese desplazamiento cambia por completo el mes que factura, y conviene saberlo antes de fijar precios.
• Los festivos nacionales que generan puente según el día de la semana en que caigan: 1 de mayo, 15 de agosto, 12 de octubre, 1 de noviembre, y el 6 y el 8 de diciembre, que en muchos años se juntan en un solo puente largo.
• Los festivos autonómicos de tu comunidad y de las comunidades de donde vienen tus clientes. Un puente que solo existe en Madrid llena un camping de Guadalajara.
• Las fiestas locales de tu municipio y de los de alrededor, y las romerías o celebraciones que mueven gente a tu zona.
• Los calendarios escolares de las comunidades vecinas, porque las vacaciones de Semana Santa y las de otoño no empiezan el mismo día en todas.

Con ese calendario delante, la planificación deja de ser una intuición.

Mínimos de noches: lo que evita los huecos

El problema de un puente no es llenarlo, es llenarlo sin dejar noches sueltas que ya no vende nadie. Una parcela libre solo el domingo de un puente de tres días vale cero.

Por eso el mínimo se pone por tramos y no con un número único:

1. En el puente, el número de noches del propio puente, para que la entrada del viernes no bloquee el sábado. Si el puente es de tres noches, el mínimo es tres.
2. En Semana Santa, distingue entre la semana completa con día de entrada fijo, que funciona en bungalows, y los tramos de tres o cuatro noches de jueves a domingo, que es como viaja la mayoría.
3. En las noches de los extremos, el lunes posterior o el miércoles anterior, baja el mínimo a una noche: son las que completan la ocupación y las que nadie más te va a comprar.
4. En las dos últimas semanas antes de la fecha, si quedan parcelas sueltas, relaja el mínimo y véndelas. Mejor dos noches que ninguna.

Esa última regla es la que más se olvida. El mínimo protege el puente mientras lo construyes, no cuando faltan diez días y tienes tres parcelas descolgadas.

Tarifas y anticipos para fechas cortas

Un puente no es temporada alta de verano y no se tarifica igual. Tres diferencias prácticas:

• La tarifa sube respecto a un fin de semana normal, pero el cliente compara con un hotel rural y con una casa rural, no con agosto. Sube con criterio y explica qué incluye.
• El anticipo conviene que sea más alto que el de una estancia de verano, en porcentaje, porque una cancelación a cinco días de un puente es casi imposible de revender. Y la escala de cancelación para esas fechas puede ser más estricta que la del resto del año, siempre que esté escrita y aceptada antes de pagar.
• El no-show pesa más: en un puente de tres noches, una parcela vacía es el veinte por ciento de lo que ese cliente iba a dejar en el mes. Ten la hora límite escrita y aplícala.

Y una cosa que no cuesta dinero: avisa por escrito de a qué hora se puede entrar. La mitad de los problemas del jueves por la tarde son gente que llega a las once de la noche esperando que haya alguien en recepción.

Cerrar la venta antes de llenarte

En un puente, todos los canales venden las mismas tres noches a la vez, así que el desfase entre una reserva y el momento en que los demás se enteran cuesta el doble que en julio. Lo que lo evita:

• Un solo cuadrante donde entren todas las reservas: web, portales, teléfono y mostrador. Si el teléfono va a un cuaderno, el cuaderno es el canal que sobrevende.
• Cupo pequeño y fijo para los portales en esas fechas, no toda la disponibilidad.
• Cierre de ventas en los portales unos días antes de llenarte. Las últimas parcelas las vendes tú, por la web y por teléfono, donde no pagas comisión y sabes quién llega.
• Una lista de espera de verdad, con nombre, fechas y teléfono. En un puente siempre hay cancelaciones, y una lista ordenada las revende en una mañana.

CampSuite lleva las reservas online y las que apunta recepción en el mismo cuadrante, así que una parcela no se ofrece dos veces, y muestra las llegadas y salidas del día a quien está en el mostrador. Cada reserva guarda a los huéspedes con sus datos, el anticipo y los mensajes en un solo sitio, desde el móvil, y el anticipo y el resto se cobran con tarjeta. Hay además un channel manager para que el cupo de los portales baje a la vez que el del cuadrante. El informe de ocupación e ingresos por fechas es lo que te dice, en enero, qué puentes funcionan de verdad en tu camping y cuáles no merecen abrir. Si tienes bungalows y glamping, ahí el mínimo de noches y el día de entrada pesan todavía más.

Lista para preparar la temporada corta

• Calendario laboral del año revisado, con festivos nacionales, autonómicos y locales.
• Fecha de Semana Santa anotada en cuanto se conozca, con el mes que le toca facturar.
• Calendarios escolares de las comunidades de origen de tus clientes.
• Mínimo de noches por tramo, no un número único, con día de entrada donde toque.
• Regla escrita para bajar el mínimo dos semanas antes si quedan huecos.
• Tarifa propia de puente, distinta de la de verano y explicada.
• Anticipo más alto y escala de cancelación específica, aceptados antes de pagar.
• Hora límite de llegada comunicada en la confirmación.
• Cupo pequeño para portales y fecha decidida para cerrar ventas.
• Lista de espera única con contactos.
• Informe por fechas al cerrar el año, para decidir qué puentes abrir el siguiente.

Con esto, los seis o siete fines de semana largos del año dejan de ser una lotería y pasan a ser la parte previsible de la cuenta de resultados. Para ver cómo CampSuite mantiene reservas, anticipos y canales en el mismo sitio, mira los precios o escríbenos.