Il cliente non ha pagato, e adesso

In campeggio ci sono due insoluti e non si trattano allo stesso modo. Il primo è l'ospite di passaggio: la carta non passa alla partenza, promette un bonifico appena arriva a casa, e non lo vedi più. Il secondo è lo stagionale: la rata del trimestre non è arrivata, la roulotte è ancora sulla piazzola, e lo incroci tutti i sabati. Il primo si risolve con il metodo. Il secondo si risolve con il metodo e con il diritto, ed è lì che la maggior parte dei gestori si fa male.

L'insoluto di passaggio è un problema di organizzazione

Quasi sempre nasce da un incasso rimandato. L'ospite arriva, la reception è piena, nessuno prende il saldo, e la partenza è un sabato alle sette del mattino. In nove casi su dieci non c'è malafede: è che il momento di pagare non è mai esistito.

Tre regole lo fanno quasi sparire:

• Acconto sempre, alla prenotazione. Non solo sulle case mobili, anche sulle piazzole. Chi ha già versato qualcosa raramente parte senza saldare.
• Il saldo si incassa all'arrivo, non alla partenza. È il cambiamento che costa meno e rende di più. Hai la persona davanti, con la carta, e il soggiorno comincia bene.
• Nessun consumo aperto senza garanzia. Se lasci consumare al bar o in lavanderia a credito, serve una carta a garanzia.

Per i pochi che sfuggono, manda un sollecito cortese entro otto giorni, con l'importo, le date del soggiorno e un modo per pagare in un clic. Un sollecito mandato subito viene pagato. Uno mandato a novembre per un soggiorno di agosto quasi mai.

Lo stagionale: prima il contratto

Prima di mandare qualsiasi cosa, rileggi il tuo contratto di piazzola stagionale e verifica che contenga questi cinque elementi. Se ne manca uno, il margine si riduce parecchio.

• L'importo e la scadenza di ogni rata, e se è annuale, semestrale o trimestrale.
• Come si riaddebitano le utenze, soprattutto l'elettricità, con il metodo di lettura e il prezzo unitario.
• Una clausola risolutiva espressa per il mancato pagamento, con un termine scritto e la forma della comunicazione.
• Gli interessi di mora, se li vuoi applicare. Senza previsione scritta è una discussione.
• La sorte della roulotte o della casa mobile alla fine del contratto: termine per rimuoverla, chi paga la rimozione, e cosa accade se non viene ritirata.

Se il tuo modello è lo stesso da dieci anni, questo è il momento di farlo rivedere da un avvocato prima del prossimo rinnovo. Un'ora di parcella risolve il problema di tutti gli anni successivi. Il quadro del contratto è in l'articolo sulle piazzole stagionali.

La sequenza corretta, senza saltare passaggi

1. Il sollecito informale. Una telefonata e una mail, nei primi quindici giorni. La maggior parte dei ritardi finisce qui, e molti sono una dimenticanza o un bonifico andato storto. Conserva copia di tutto.
2. La diffida ad adempiere. Raccomandata con avviso di ricevimento o posta elettronica certificata, che identifica il contratto, l'importo dovuto, le rate scadute e un termine per pagare, con l'avvertimento che decorso inutilmente il contratto si intenderà risolto. È il pezzo che conta: senza, tutto quello che viene dopo è più lento.
3. Il decreto ingiuntivo. Per i crediti certi, liquidi ed esigibili provati da documenti scritti, il procedimento monitorio è la via ordinaria. Fatti confermare dal tuo avvocato se il tuo caso rientra, con quali documenti, davanti a quale giudice e se e quando è possibile la provvisoria esecutorietà, perché i presupposti e i valori di competenza si sono mossi negli anni.
4. La risoluzione del contratto. Si fonda sulla clausola del tuo contratto e sulla diffida rimasta senza effetto. Si comunica per iscritto, con data, e non si decide al bancone.
5. L'esecuzione. Solo dopo, e con il titolo. È il passaggio in cui si incassa la pazienza dei quattro precedenti.

Cosa non fare mai

È la parte più importante dell'articolo, perché gli errori qui costano cari e si fanno per esasperazione, non per ignoranza.

• Non staccare acqua o corrente per fare pressione. Ti esponi a un'azione contro di te e perdi il vantaggio che avevi.
• Non spostare e non trattenere la roulotte o la casa mobile. È proprietà di un altro. Anche a contratto risolto, il modo di procedere va validato legalmente.
• Non impedire l'accesso senza un provvedimento del giudice.
• Non vendere niente. Vendere una roulotte abbandonata per rifarti, senza titolo, è il modo più sicuro di trasformare un credito in una causa persa.
• Non lasciar passare gli anni. Più il credito è vecchio, più è difficile recuperarlo, e i crediti si prescrivono. Se una rata non entra, muoviti entro il mese.

La roulotte abbandonata

C'è una variante che capita in quasi tutti i campeggi: il cliente smette di pagare e sparisce, e la roulotte resta a occupare una piazzola che potrebbe rendere. La tentazione di rimuoverla è enorme ed è esattamente quello che non devi fare da solo.

La strada è la stessa: diffida all'ultimo indirizzo conosciuto, risoluzione del contratto comunicata come si deve, e poi la via giudiziale per ottenere un titolo che ti consenta di rimuovere il bene. Nel frattempo documenta: fotografie datate dello stato della roulotte, letture del contatore, l'elenco dei tentativi di contatto. Quella cartella è ciò che rende rapida la pratica quando arriva il momento, ed è anche ciò che ti protegge se il cliente ricompare due anni dopo a chiedere danni.

Prevenire, che è dove stanno i soldi

I campeggi che praticamente non hanno insoluti stagionali non sono più severi, sono più ordinati. Fanno quattro cose:

• Incassano prima che la stagione cominci. La rata annuale, o la prima delle due, scade prima dell'apertura. Chi non ha pagato non apre la piazzola.
• Rateizzano con date scritte e mandano l'avviso una settimana prima di ciascuna. Un avviso anticipato evita metà dei ritardi.
• Separano l'elettricità. Contatore per piazzola, lettura registrata con la data, fattura a parte. Quasi tutte le discussioni stagionali sono sull'elettricità stimata, non sul canone.
• Guardano l'elenco ogni settimana. Chi deve, quanto, e da quando. Un ritardo visto la prima settimana si risolve con una telefonata; visto a ottobre, con un avvocato.

CampSuite tiene ogni prenotazione con i suoi ospiti e i loro dati, la caparra e i messaggi in un unico posto, anche dal telefono, incassa acconti e saldi con carta, emette fatture e ricevute, invia messaggi agli ospiti e dà i numeri di prenotazioni, occupazione e incassi, così vedi in una pagina chi ha un saldo aperto e da quando. Cosa comprende è su la pagina delle funzionalità, e cosa cambia in un campeggio piccolo su la pagina delle soluzioni. Quello che nessun programma fa al posto tuo è la diffida e il ricorso: quelli restano tuoi, ed è per questo che il contratto deve essere scritto bene prima.

Lista per questa settimana

• Contratto stagionale riletto: importo, scadenza, utenze, clausola risolutiva, interessi, sorte della roulotte.
• Modello mandato all'avvocato per la revisione prima del prossimo rinnovo.
• Elenco dei saldi aperti stampato, con la data dell'ultimo sollecito.
• Diffida inviata a chi è in ritardo da più di un mese.
• Nessun distacco di acqua o corrente, nessuno spostamento di roulotte.
• Contatori letti e registrati con la data.
• Calendario delle rate del prossimo anno fissato, con avviso una settimana prima di ogni scadenza.

Gli insoluti non spariscono, ma passano da problema annuale a caso isolato appena l'incasso avviene prima dell'apertura e il contratto è scritto come si deve. Se vuoi parlare di come stai seguendo i saldi, scrivici dalla pagina dei contatti; il listino è sulla pagina dei prezzi.