Wie komt waar, en waarom dat uw augustus bepaalt

Twee campings met hetzelfde aantal plaatsen, dezelfde ligging en dezelfde prijzen kunnen augustus afsluiten met zeven procentpunt verschil in bezetting. Dat verschil zit zelden in de marketing. Het zit in wie welke plaats krijgt, en wanneer dat wordt besloten. Een boeking van drie nachten die midden in een vrije week op plaats 14 wordt gelegd kost u geen drie nachten: die kost u de week, want aan weerszijden blijven twee nachten over die niemand koopt.

Plaatsindeling is dus geen administratieve klus. Het is een opbrengstbeslissing. En u neemt hem in januari in plaats van op zaterdagmorgen met twaalf auto's in de rij.

De eerste keuze: vast nummer of vrije keuze

Er zijn drie modellen, en elk heeft een prijs.

• Vrije keuze. De gast neemt wat vrij is. Prettig voor vaste gasten, rustig aan de balie, en onverkoopbaar online: u kunt op internet niets toezeggen wat u niet kent. Bovendien blijven er gaten, want niemand parkeert met de gedachte dat er nog iemand naast moet kunnen.
• Vast toegewezen bij de boeking. De gast weet waar hij staat, u kunt online verkopen en u kunt plannen. In ruil moet u nakomen wat u toezegt, ook op vrijdag als iemand wil verlengen.
• Categorie boeken, nummer later. De gast boekt "comfort met stroom, ruim honderd vierkante meter", en het nummer geeft u een paar dagen vooraf. Voor de meeste campings is dat de beste tussenvorm: online verkoopbaar, en u houdt de hand op de kaart tot kort voor aankomst.

Laat u nu vrij kiezen en wilt u online verkopen, dan is het derde model de stap die het minst pijn doet.

Categorieën die de gast begrijpt

Een categorie is alleen nuttig als de gast het verschil ziet en ervoor betaalt. Vier tot zes volstaan bijna altijd, en ze verschillen op dingen die u kunt fotograferen: oppervlakte in vierkante meters, ampère op de kast, schaduw of zon, afstand tot het sanitair, helling, een eigen watertappunt.

Twee fouten die blijven terugkomen. De eerste is twintig categorieën die in details verschillen: de gast begrijpt ze niet en kiest de goedkoopste. De tweede is één categorie voor alles: dan verkoopt u de plaats onder de bomen voor dezelfde prijs als die naast de containers, en wie de slechte krijgt schrijft de recensie.

Gaten voorkomen zonder tetris te spelen

Het echte vak is korte verblijven zo leggen dat er geen onverkoopbare restjes overblijven. Drie regels doen het meeste werk:

1. Korte verblijven aan de randen. Leg een boeking van twee nachten aan het eind van een reeks, niet in het midden van een lege week.
2. Lange verblijven eerst. Wie twee weken blijft krijgt de plaats waar u daarna omheen vult.
3. Een minimumverblijf in de piekweken. Rond Hemelvaart en Pinksteren en in de twee drukste weken van de zomer werkt een minimum beter dan welk naderhand schuiven ook, en het staat in de prijslijst in plaats van dat u het telefonisch uitlegt.

En er is een middel dat veel mensen niet gebruiken: herschikken vóór aankomst. Verkoopt u categorieën en geeft u de nummers drie dagen vooraf, dan sluit u de gaten een keer per week zonder iemand iets af te nemen. Een gast die er al staat verplaatsen doet u alleen als het echt moet, en nooit zonder compensatie.

Wensen, jaarplaatsen en de plaats aan het water

Elke camping heeft drie of vier plaatsen die iedereen wil. Bepaal vooraf volgens welke regel die worden vergeven, en zeg die regel hardop: op volgorde van boeking, op verblijfsduur, of als eigen categorie met een eigen prijs. Alles is beter dan "op gevoel", want gevoel valt niet uit te leggen als twee vaste gasten dezelfde plaats willen.

Wensen noteert u bij de boeking en beantwoordt u eerlijk: "we noteren het, toezeggen kunnen we het niet" is een goed antwoord, "we zien wel" niet. En zet jaarplaatsen bij elkaar in een veld, weg van de doorgaande route. Dat lost meer geluidsklachten op dan welke huisregel ook, zoals ook in het stuk over klachten staat.

De aankomstdag die eruit volgt

Een goede indeling ziet u op zaterdag. Wie al weet welke plaats voor wie is, kan de lijst vrijdagavond uitprinten, de bordjes zetten, de aankomsten op verwachte tijd sorteren en het inwijzen in twee minuten doen in plaats van tien. De dag zelf staat in het stuk over inchecken.

CampSuite brengt online boekingen en met de hand ingevoerde boekingen in dezelfde agenda samen, zodat een plaats niet twee keer wordt aangeboden, zet plaatsen, accommodaties en glamping met hun eigen prijzen in één overzicht, houdt elke boeking met de gasten en hun gegevens, de aanbetaling en de berichten op één plek, ook op een telefoon, laat de aankomsten en vertrekken van de dag zien, stuurt bevestigingen en berichten naar gasten en geeft de cijfers van boekingen, bezetting en opbrengst. Er is ook een ontwerper voor de terreinkaart. Op de functiepagina staat wat erin zit, en op de oplossingenpagina wat dat voor een familiecamping betekent.

In de winter beslissen, niet in juli

• Indelingsmodel gekozen: vrije keuze, vast nummer, of categorie met nummer later.
• Vier tot zes categorieën vastgesteld, op te fotograferen kenmerken.
• Elke plaats aan een categorie gekoppeld, met vierkante meters en ampère.
• Prijsverschil tussen categorieën dat het echte verschil weergeeft.
• Minimumverblijf voor piekweken en lange weekenden in de prijslijst.
• Geschreven regel voor de meest gevraagde plaatsen.
• Jaarplaatsen bij elkaar en los van de doorgaande route.
• Wekelijks moment in de agenda om gaten te sluiten vóór aankomst.
• Wensen staan bij de boeking, niet op een briefje.
• De aankomstlijst wordt de avond ervoor gemaakt, niet die ochtend.

Het is een middag in januari, en het is de middag die in augustus de weken vult die anders half leeg blijven. Wilt u dat we samen kijken hoe uw agenda nu is ingericht, stuur dan een bericht via de contactpagina; wat elk pakket kost, staat op de prijzenpagina.