Der Meldeschein auf Ihrem Platz, ohne Stau an der Rezeption

Ein Wohnmobil rollt am Samstagnachmittag auf den Platz, dahinter stehen drei Wohnwagen. Bevor der erste Gast seinen Stellplatz sieht, muss ein Zettel ausgefüllt und unterschrieben sein: der besondere Meldeschein. Er steht in den §§ 29 und 30 des Bundesmeldegesetzes, gilt für Beherbergungsstätten, und dazu zählen auch Campingplätze. Dazu kommt fast überall noch eine zweite Meldung an die Kurverwaltung oder Gemeinde für Kurtaxe oder Gästebeitrag. Beides zusammen macht den Anreisetag zur längsten Schicht der Woche.

Dieser Beitrag fasst zusammen, was auf den Schein gehört, wie lange Sie ihn aufbewahren müssen, was die Kurtaxe zusätzlich verlangt und wie Sie beides so organisieren, dass die Rezeption am Samstag frei bleibt.

Was auf den Meldeschein gehört

§ 30 des Bundesmeldegesetzes zählt die Angaben auf. Für jede beherbergte Person sind das:

• Tag der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise.
• Familienname und Vornamen.
• Geburtsdatum.
• Staatsangehörigkeit.
• Anschrift der Hauptwohnung.
• Zahl der mitreisenden Personen und ihre Staatsangehörigkeit.
• Bei ausländischen Gästen zusätzlich die Seriennummer des Passes oder Passersatzes.

Mitreisende Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder brauchen keinen eigenen Schein; sie werden mit ihrer Zahl auf dem Schein des Gastes erfasst, der unterschreibt. Der Gast unterschreibt am Ankunftstag eigenhändig. Seit 2020 gibt es die elektronische Alternative: Der Schein wird digital ausgefüllt und die Identität über den elektronischen Identitätsnachweis oder über eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung bestätigt, dann entfällt die Unterschrift von Hand. Ausländische Gäste müssen sich zudem mit einem gültigen Identitätsdokument ausweisen.

Aufbewahren, dann vernichten

Der Meldeschein wird vom Tag der Ankunft an ein Jahr aufbewahrt und danach innerhalb von drei Monaten vernichtet. Beides ist Pflicht: Wer die Scheine nach acht Monaten wegwirft, verstößt gegen das Meldegesetz, wer sie fünf Jahre im Keller stapelt, gegen den Datenschutz. Für die Aufbewahrung ist die Form frei, ein Ordner mit Trennblättern nach Monaten reicht, solange die Scheine für die Behörden auf Verlangen vorgelegt werden können. Wer die Scheine digital erfasst, hält dieselbe Frist ein und löscht die Datei am Ende genauso wie das Papier in den Schredder geht.

Kurtaxe und Gästebeitrag

Die Kurtaxe hat mit dem Meldegesetz nichts zu tun, sie wird von der Gemeinde nach den Kommunalabgabengesetzen der Länder erhoben. Für Sie als Betreiber heißt das: Sie ziehen den Beitrag pro Person und Nacht beim Gast ein, händigen die Gästekarte oder Kurkarte aus und führen den Betrag in dem Rhythmus ab, den die Satzung vorgibt, meist monatlich oder je Saison. Wer befreit ist, steht in der Satzung: Kinder bis zu einem bestimmten Alter, Schwerbehinderte mit Begleitperson oder Gäste unter einer Mindestaufenthaltsdauer, und das ist von Ort zu Ort verschieden.

Für Dauercamper bieten viele Kurorte eine Jahreskurtaxe als Pauschale an. Sie spart die tägliche Zählung, muss aber gemeldet und abgerechnet werden wie jede andere. Wer beides sauber trennt, den Meldeschein für die Meldebehörde und die Gästemeldung für die Kurverwaltung, erspart sich am Jahresende die Frage, welche Liste eigentlich welche war.

Was passiert, wenn der Schein fehlt

Ein fehlender, unvollständiger oder nicht unterschriebener Meldeschein ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße von bis zu 1.000 Euro geahndet werden kann, je Fall. Bei der Kurtaxe drohen Nachforderungen und Säumniszuschläge, wenn die Zahlen nicht stimmen. Beides ist nicht dramatisch für einen Einzelfall, aber eine Saison mit lückenhaften Scheinen ist schnell teurer als jede Software.

So bleibt die Rezeption am Samstag frei

Der Schlüssel ist, die Angaben vor der Anreise zu bekommen. Wer online bucht, kann die Daten der Mitreisenden bei der Buchung oder in den Tagen davor vom Handy aus eintragen. Am Anreisetag bleibt nur noch der Blick in den Ausweis und die Unterschrift.

Dafür muss jede Buchung ihre Gäste kennen, statt dass Namen in einem Buch und Scheine in einem Ordner liegen. In CampSuite hält jede Buchung ihre Gäste mit ihren Angaben, die Anzahlung und die Nachrichten an einem Ort; wenn der Schein gedruckt oder die Kurtaxe gezählt werden soll, steht alles in der Buchung. Das gilt für den Wohnmobilstellplatz mit zwanzig Plätzen genauso wie für den Platz mit dreihundert Parzellen und einem Drittel Dauercampern.

Drei Gewohnheiten, die Stunden sparen:

• Ein Gästeformular in der Sprache des Gastes, mit genau den Feldern aus § 30 und keinem mehr.
• Vorbereitete Scheine für die Anreisen des Tages, sodass der Gast nur noch prüft und unterschreibt.
• Ein fester Zeitpunkt im Monat für die Kurtaxe-Meldung, mit einem Namen dahinter.

Checkliste für diese Woche

• Meldeschein-Vordruck geprüft: alle Angaben aus § 30, nichts Überflüssiges.
• Regel für Aufbewahrung und Vernichtung aufgeschrieben und dem Team erklärt.
• Aktuelle Kurtaxe-Satzung gelesen: Sätze, Befreiungen, Meldetermine.
• Jahreskurtaxe für Dauercamper geklärt und in die Verträge aufgenommen.
• Die Gäste jeder Buchung in der Buchung erfasst, nicht in einem Buch daneben.

Der Meldeschein wird nicht verschwinden, und in den Sommerferien ist er tägliche Arbeit. Je früher er aufhört, eine Stunde Papier am Ende der Schicht zu sein, und zu zwei Klicks mit den Angaben wird, die der Gast schon selbst eingetragen hat, desto mehr Samstage bleiben für den Platz. Wenn Sie sehen möchten, wie CampSuite das nach dem Start in Deutschland löst, hinterlassen Sie uns Ihre Daten, und wir melden uns, sobald Sie Ihr Konto anlegen können.