Quién va dónde, y por qué decide tu agosto

Dos campings con el mismo número de parcelas, la misma ubicación y los mismos precios pueden acabar agosto con siete puntos de ocupación de diferencia. La diferencia casi nunca está en el marketing. Está en quién recibe qué parcela, y cuándo se decide eso. Una reserva de tres noches colocada en mitad de una semana libre en la parcela 14 no te cuesta tres noches: te cuesta la semana, porque a los lados quedan dos noches que nadie compra.

La asignación de parcelas no es, por tanto, una tarea administrativa. Es una decisión de ingresos. Y se puede tomar en enero en vez de un sábado por la mañana con doce coches esperando.

La primera decisión: número fijo o libre elección

Hay tres modelos y cada uno tiene un precio.

• Libre elección. El cliente escoge lo que ve libre. Cómodo para los habituales, tranquilo en recepción, e invendible por internet: no puedes confirmar online algo que no sabes. Además quedan huecos, porque nadie aparca pensando en que quepa otro al lado.
• Asignación fija al reservar. El cliente sabe dónde va, tú puedes vender online y puedes planificar. A cambio tienes que cumplir lo prometido, también cuando el viernes alguien quiere quedarse más.
• Reserva de categoría, número después. El cliente reserva "parcela con luz de más de noventa metros", y el número lo asignas unos días antes. Para la mayoría de los campings es el mejor equilibrio: se vende online y mantienes la mano sobre el plano hasta poco antes de la llegada.

Si hoy dejas elegir y quieres vender por internet, el tercer modelo es el paso que menos duele.

Categorías que el cliente entiende

Una categoría solo sirve si el cliente nota la diferencia y la paga. Cuatro a seis bastan casi siempre, y se distinguen por cosas que se pueden fotografiar: metros cuadrados, amperios de la toma, sombra o sol, distancia al bloque sanitario, si está en pendiente, si tiene toma de agua propia.

Dos errores que se repiten. El primero son veinte categorías que se diferencian en detalles: el cliente no las entiende y elige la más barata. El segundo es una sola categoría para todo: entonces vendes la parcela del pinar al mismo precio que la de al lado de los contenedores, y quien se lleva la mala escribe la reseña.

Evitar huecos sin jugar al tetris

El oficio está en colocar las estancias cortas de forma que no queden restos invendibles. Tres reglas resuelven la mayor parte:

1. Las estancias cortas, a los bordes. Pon una reserva de dos noches al final de un bloque y no en el centro de una semana vacía.
2. Las largas, primero. Quien se queda dos semanas recibe la parcela alrededor de la cual rellenas después.
3. Mínimo de noches en las semanas punta. En Semana Santa, en los puentes y en las dos semanas centrales de agosto, poner un mínimo es más eficaz que cualquier recolocación posterior, y además está en la tarifa en vez de explicarse por teléfono. Está desarrollado en el artículo sobre Semana Santa y puentes.

Y hay una herramienta que muchos no usan: recolocar antes de la llegada. Si vendes categorías y asignas números tres días antes, puedes cerrar los huecos una vez por semana sin quitarle nada a nadie. Cambiar de parcela a un cliente que ya está dentro, en cambio, solo en caso de necesidad y nunca sin compensación.

Peticiones, temporada y la parcela del pinar

Todo camping tiene tres o cuatro parcelas que quiere todo el mundo. Decide de antemano con qué regla se adjudican y dila en voz alta: por orden de reserva, por duración de la estancia, o como categoría propia con precio propio. Cualquier cosa es mejor que "a criterio", porque el criterio no se puede explicar cuando dos clientes habituales quieren la misma parcela.

Las peticiones se apuntan al reservar y se contestan con honestidad: "lo anotamos, no lo podemos garantizar" es una buena respuesta, "ya veremos" no lo es. Y agrupa las parcelas de temporada en una zona, lejos del paso de los de tránsito. Eso resuelve más quejas de ruido que cualquier reglamento interno.

El día de llegadas que sale de ahí

Una buena asignación se nota el sábado. Quien ya sabe qué parcela es de quién puede imprimir la lista el viernes por la noche, poner los carteles, ordenar las llegadas por hora prevista y hacer la entrada en dos minutos en vez de en diez. El día en sí está en el artículo sobre el check-in.

CampSuite reúne las reservas hechas por internet y las hechas a mano en una sola agenda, de modo que una parcela no se ofrece dos veces, lista las parcelas, los alojamientos y el glamping con sus propios precios, guarda cada reserva con sus huéspedes y sus datos, su anticipo y sus mensajes en un solo sitio, también en el móvil, muestra las llegadas y salidas del día, envía confirmaciones y mensajes a los clientes y da los números de reservas, ocupación e ingresos. Hay además un diseñador del plano del camping. Lo que incluye está en la página de funcionalidades, y lo que cambia en un camping de costa con mucha rotación en la de soluciones.

Decidir en invierno, no en julio

• Modelo de asignación elegido: libre elección, número fijo o categoría con número posterior.
• Cuatro a seis categorías definidas, por rasgos que se pueden fotografiar.
• Cada parcela asignada a una categoría, con metros y amperios apuntados.
• Diferencia de precio entre categorías que refleje la diferencia real.
• Mínimo de noches para Semana Santa, puentes y semanas punta, en la tarifa.
• Regla escrita para las parcelas más pedidas.
• Parcelas de temporada agrupadas y separadas del tránsito.
• Cita semanal en la agenda para cerrar huecos antes de las llegadas.
• Las peticiones viven en la reserva, no en un papel.
• La lista de llegadas se prepara la noche antes, no esa mañana.

Es una tarde de enero, y es la tarde que en agosto te llena las semanas que si no se quedan a medias. Si quieres que miremos cómo tienes organizada la agenda, escríbenos desde la página de contacto; los precios de cada plan están en la página de precios.