Cerrada la temporada, mira los números que deciden

En octubre todos los campings dicen la misma frase: ha ido bien. A veces es verdad y a veces significa que en agosto no quedó una parcela libre y que el resto del año no lo ha mirado nadie. La diferencia cuesta dinero, porque las tarifas del año que viene se deciden ahora, y se deciden con lo que recuerdas o con lo que puedes contar.

Estos son los números que valen la pena, en el orden en que conviene mirarlos. Ninguno necesita un programa de contabilidad: necesitan el registro de las estancias y media hora tranquila.

Primero: la ocupación, pero por tipo de parcela

La ocupación global de la temporada es casi inútil. Dice que se llenó, no dice qué se llenó. Lo que sirve es la ocupación separada por tipo: parcelas sin luz, parcelas con luz, parcelas grandes de autocaravana, bungalows, tiendas de glamping, parcelas de temporada.

El cálculo es sencillo: noches vendidas dividido entre noches disponibles, donde las noches disponibles son el número de unidades de ese tipo por los días de apertura. Hazlo por tipo y casi siempre salen dos cosas. La primera es que un tipo de alojamiento trabaja mucho menos que los demás y que el total lo tapaba. La segunda es que el tipo que lleva tres años por encima del noventa por ciento tiene mal el precio, no mal la demanda.

Segundo: el ingreso por parcela disponible

Este es el número que cierra la discusión sobre el precio. Coge el ingreso de alojamiento de un tipo de parcela y divídelo entre las noches disponibles de ese mismo tipo. Obtienes lo que te renta cada parcela de ese tipo cada día que el camping está abierto, llena o vacía.

Hace falta porque el precio y la ocupación, por separado, engañan. Una parcela con luz a precio más alto y ocupación media puede rentar más que una parcela sencilla siempre llena. Mientras solo miras la ocupación no lo ves, y sigues descontando justo lo que más te renta.

Deja fuera la tasa turística donde la cobres: la recaudas por cuenta de la administración y no es ingreso tuyo. Y separa los extras: luz por consumo, perro, lavandería, alquileres. Los extras se miran aparte, porque suelen ser la parte que más crece con menos esfuerzo.

Tercero: la estancia media

Noches vendidas dividido entre el número de reservas. Es el número que explica cuánto trabajo tiene recepción. Dos campings con la misma ocupación y distinta estancia media no tienen el mismo oficio: con una media de tres noches haces tres veces los check-in, tres veces las limpiezas y tres veces los cobros.

Míralo por meses y no solo del año. Si en junio la media es de dos noches y en agosto de nueve, tu problema de junio no es el precio: es el mínimo de noches y cómo comunicas los puentes. Un mínimo de noches en Semana Santa, en los puentes y en temporada alta, decidido ahora y escrito en la tarifa, es la palanca más simple sobre este número.

Cuarto: de dónde vinieron las reservas

Divide las reservas de la temporada en cuatro grupos: directas desde tu web, teléfono o correo, portales y agencias, y clientes que repiten. Pon al lado de cada grupo el ingreso y, en los portales, la comisión pagada.

• Si el porcentaje de portales ha subido respecto al año anterior, has pagado más comisión por el mismo llenado.
• Si las directas están paradas, mira tu web: cuánta gente pide presupuesto y cuánta reserva sin llamar.
• Si tienes muchos clientes que repiten, el año que viene escríbeles antes de abrir cupo en los portales. Es el llenado más barato que existe.
• Si los portales solo te traen noches de agosto, cuando habrías llenado igual, estás pagando comisión por nada: recorta el cupo en las semanas llenas y déjalo abierto en junio y septiembre.

Quinto: cancelaciones, no presentados y anticipos

Cuenta cuántas reservas se cancelaron, cuántas no se presentaron y cuántos anticipos se quedaron sin cobrar. Después mira cuándo llegaron las cancelaciones: a tres meses se revende sin problema, a tres días no.

Si las cancelaciones tardías son muchas, la respuesta no es una penalización más dura: es un anticipo pedido siempre, también en parcela sin luz, y unas condiciones escritas con claridad y aceptadas al reservar. Si los no presentados son muchos, casi siempre es que nadie escribió al cliente los días antes de la llegada.

Los mismos datos sirven para lo obligatorio

La ventaja práctica de tener esto ordenado en octubre es que los números te hacen falta de todos modos. El Instituto Nacional de Estadística hace una encuesta de ocupación en campings, con viajeros y pernoctaciones por procedencia y por mes, y si estás en la muestra tienes que responderla. El registro de viajeros lo has ido comunicando a SES.Hospedajes según el Real Decreto 933/2021, pero el registro te sirve para cuadrar las pernoctaciones. Y si operas en Cataluña o en las Baleares, la autoliquidación del impuesto sobre estancias en establecimientos turísticos o del impuesto de turismo sostenible se presenta según el calendario que fija la normativa autonómica, que es el único sitio donde el plazo está bien.

Si partes del registro y no de la memoria, estas obligaciones se rellenan del mismo archivo y no se contradicen. Y es la contradicción entre dos declaraciones, más que el número en sí, lo que trae preguntas. El marco completo del registro está en el artículo sobre el registro de viajeros.

De dónde salen los números sin perder una semana

Si la temporada ha estado en una agenda de papel, estas cuentas se pueden hacer, pero cuestan dos días y se hacen una sola vez. Si la temporada se ha ido registrando, son una página que se mira en media hora.

CampSuite guarda cada reserva con sus huéspedes y sus datos, su anticipo y sus mensajes en un solo sitio, también en el móvil, reúne las reservas hechas por internet y las hechas a mano en una sola agenda de modo que una parcela no se ofrece dos veces, lista las parcelas, los alojamientos y el glamping con sus propios precios, cobra anticipos y saldos con tarjeta, emite facturas y recibos, muestra las llegadas y salidas del día y da los números de reservas, ocupación e ingresos. Lo que incluye está en la página de funcionalidades, y lo que cambia en un camping pequeño en la de soluciones.

La lista para esta semana

• Ocupación por tipo de parcela, noches vendidas sobre noches disponibles.
• Ingreso por parcela disponible, por tipo, sin tasa turística y sin extras.
• Extras por concepto: luz, perro, lavandería, alquileres.
• Estancia media, mes a mes.
• Reservas por canal, con la comisión pagada al lado.
• Cancelaciones y no presentados, con la antelación con que llegaron.
• Semanas por debajo del setenta por ciento, listadas por su nombre.
• Tres decisiones escritas para la tarifa del año que viene.

No hace falta una hoja de cálculo bonita. Hace falta que en noviembre, cuando decidas precios y mínimos de noches, estés mirando ocho números en vez de recordar un verano. Si quieres que los miremos juntos, escríbenos desde la página de contacto; los precios de cada plan están en la página de precios.