El registro de viajeros en tu camping, sin perder la tarde en recepción

Si cobras por que alguien duerma en tu terreno, el registro de viajeros te afecta. Da igual que tengas doscientas parcelas en la costa o un área de autocaravanas con doce plazas y una barrera: el Real Decreto 933/2021 habla de actividades de hospedaje, y un camping o un área con pernocta de pago lo es. Desde el 2 de diciembre de 2024 la norma está en vigor por completo, y con ella el antiguo parte de entrada pasó a ser una comunicación bastante más detallada a través de la plataforma SES.Hospedajes del Ministerio del Interior.

Esta guía resume lo que hay que recoger, en qué plazo hay que enviarlo y, sobre todo, cómo organizarlo para que no se convierta en una hora de teclado cada tarde de julio.

Quién está obligado

El decreto se aplica a quien presta servicios de hospedaje de forma profesional o con ánimo de lucro: hoteles, hostales, apartamentos turísticos, casas rurales, campings y, en general, cualquier alojamiento por el que se cobra. Las áreas de autocaravanas entran en la misma lógica cuando la pernocta se paga. Si tu área es gratuita y municipal, la obligación recae en quien la explota, pero conviene confirmarlo con el ayuntamiento antes de dar por hecho que no te toca.

La obligación tiene dos partes. La primera es llevar un registro documental de los datos, que debes conservar durante tres años. La segunda es comunicar esos datos a las autoridades. Cumplir una sin la otra no sirve.

Qué datos hay que recoger

Aquí está el cambio grande respecto al parte de toda la vida. Por cada viajero de 14 años o más hay que anotar:

• Nombre y apellidos, sexo y fecha de nacimiento.
• Tipo y número del documento de identidad, y su nacionalidad.
• Dirección de residencia habitual completa: calle, localidad y país.
• Un teléfono o un correo electrónico de contacto.
• Número total de viajeros y, si viajan menores de 14 años, su relación de parentesco con el adulto que responde por ellos.

Los menores de 14 años no rellenan nada por sí mismos: sus datos los facilita el adulto con el que viajan. Además de los datos de las personas, hay que recoger los de la operación: fecha de entrada y de salida, la referencia de la reserva si existe, si el pago se hizo con tarjeta, transferencia o efectivo, la identificación del medio de pago y el titular, y la fecha del cobro.

Es más de lo que muchos campings pedían hasta ahora, y es lo que explica las colas en recepción de quien lo dejó todo para el momento de la llegada.

Plazos y dónde se comunica

La comunicación se hace a través de SES.Hospedajes, la sede electrónica del Ministerio del Interior. Antes de enviar nada hay que dar de alta el establecimiento en la plataforma, un trámite que se hace una sola vez y que conviene resolver fuera de temporada. Después, los datos de los viajeros y de la reserva se comunican en las 24 horas siguientes, por formulario o subiendo un fichero.

Si tu camping está en Cataluña o en el País Vasco, la comunicación va a la policía autonómica (Mossos d'Esquadra o Ertzaintza) por sus propios canales. Confírmalo con ellos: la obligación es la misma, la ventanilla no.

Un consejo práctico: fija una hora del día para hacer los envíos, por ejemplo al cerrar la recepción, y apúntala como una tarea más del turno. Lo que se hace "cuando haya un hueco" en agosto no se hace.

Qué pasa si no lo haces

No comunicar, hacerlo fuera de plazo o hacerlo con datos incompletos es una infracción de la Ley de protección de la seguridad ciudadana. Las infracciones leves se sancionan con multas de 100 a 600 euros y las graves de 601 a 30.000 euros, según lo que se haya dejado de hacer y cuántas veces. Para un camping pequeño, una temporada entera sin comunicar puede salir más caro que el software, el ordenador y la impresora juntos.

Y hay una segunda consecuencia menos visible: los datos que recoges son datos personales, así que tu política de privacidad y tu registro de actividades de tratamiento tienen que reflejar que los recoges, para qué y durante cuánto tiempo.

Cómo organizarlo sin colas en recepción

La clave es pedir los datos antes de la llegada, no en el mostrador. Quien reserva por internet puede rellenar los datos de los viajeros al reservar o en los días previos, desde el móvil, mientras tú estás en otra cosa. El día de la llegada solo queda comprobar el documento y firmar.

Para que eso funcione hace falta que cada reserva tenga sus huéspedes asociados, y no una libreta con los nombres de un lado y las fichas del otro. En CampSuite cada reserva guarda a sus huéspedes con sus datos, su anticipo y sus mensajes en un solo sitio, así que cuando toca comunicar, la información está en la reserva y no repartida por tres cuadernos. Y si llevas un área de autocaravanas, la lógica es la misma con menos campos: una matrícula, un conductor, una noche.

Otras tres costumbres que ahorran horas:

• Un único formulario para el huésped, en su idioma, con los campos que exige el decreto y ninguno más.
• Una comprobación del documento al llegar, con el dato ya escrito, en lugar de copiarlo a mano del DNI.
• Una copia de cada envío guardada con la reserva, para poder demostrar que se hizo y cuándo.

Lista de comprobación para esta semana

• Alta del camping o del área en SES.Hospedajes hecha, o fecha puesta para hacerla.
• Formulario de datos del viajero revisado: pide todo lo del decreto y nada más.
• Un momento fijo del día para las comunicaciones, asignado a alguien del turno.
• Política de privacidad actualizada con este tratamiento y su plazo de tres años.
• Los huéspedes de cada reserva guardados con la reserva, no en una libreta aparte.

El registro de viajeros no va a desaparecer, y en temporada alta es una tarea diaria. Cuanto antes deje de ser una hora de teclado al final del turno y pase a ser un par de clics con los datos que el huésped ya escribió, más tardes tendrás para el camping. Si quieres ver cómo lo hace CampSuite cuando llegue a España, déjanos tus datos y te avisamos.