Un terminal de paiement et un reçu posés sur le comptoir de la réception

Un campeur appelle en mars et pose la question avant même de demander le prix : est-ce que vous prenez les Chèques-Vacances. Si la réponse est non, il appelle le camping suivant, parce qu'il a une somme qu'il ne peut dépenser que chez un professionnel conventionné et qu'il va la dépenser quelque part. Accepter les Chèques-Vacances au camping n'est pas une faveur faite au client : c'est l'accès à un budget déjà provisionné pour des vacances, et beaucoup de campings n'y sont pas conventionnés sans avoir jamais fait le calcul. Cet article pose le calcul, puis la mécanique.

Comment ça marche, côté professionnel

Les Chèques-Vacances sont émis par l'Agence nationale pour les chèques vacances. Le salarié les obtient via son employeur ou son comité social et économique, souvent avec une participation de celui ci, et il ne peut les utiliser que chez un professionnel du tourisme et des loisirs conventionné par l'ANCV.

Pour les accepter, il faut donc être conventionné. La démarche se fait auprès de l'ANCV, elle donne un numéro de conventionnement, et elle vous inscrit dans l'annuaire des professionnels agréés, ce qui est en soi une visibilité gratuite auprès d'un public qui cherche précisément où dépenser ses titres.

Ensuite, le principe est simple : vous encaissez les titres et vous les remboursez auprès de l'ANCV, qui retient une commission. C'est ce chiffre qui fait hésiter, et c'est ce chiffre qu'il faut comparer à la bonne chose.

La commission se compare à une commission, pas à zéro

L'erreur classique est de comparer la commission de remboursement à un paiement par virement, où il n'y a rien à payer. La bonne comparaison, c'est la commission d'un site de réservation, qui prélève un pourcentage nettement plus élevé sur le même séjour, et qui en plus s'interpose entre vous et le client.

Le raisonnement à tenir est celui du séjour marginal. Si le conventionnement vous amène, sur une saison, une poignée de séjours que vous n'auriez pas eus, la commission est largement couverte. Et une partie de ces clients revient ensuite en direct, en payant par carte, parce qu'ils connaissent le camping.

Renseignez-vous auprès de l'ANCV sur les conditions et les taux en vigueur avant de décider, parce qu'ils évoluent et qu'ils dépendent du mode de remboursement choisi. Demandez aussi les délais de remboursement : c'est un point de trésorerie, surtout en juillet.

Le papier et le dématérialisé ne se gèrent pas pareil

Il existe une version dématérialisée des Chèques-Vacances, utilisable depuis une application par le bénéficiaire, à côté des titres papier classiques. Les deux n'imposent pas le même travail à la réception.

Le papier suppose de vérifier la validité du titre, de le tamponner ou de l'annuler selon la procédure prévue, de le conserver en sécurité et de l'envoyer par lots pour remboursement. C'est du maniement d'argent : coffre, comptage à deux, bordereaux.

Le dématérialisé se rapproche d'un paiement électronique, avec un montant exact et pas de rendu à gérer. Si vous démarrez aujourd'hui, demandez à l'ANCV ce que la version dématérialisée change pour vous, parce que c'est ce qui décide du temps passé au comptoir.

Point important pour votre équipe dans les deux cas : un titre papier ne se rend pas en espèces. Si le client présente plus que le montant dû, il ne récupère pas la différence en monnaie. Écrivez la règle noir sur blanc dans votre procédure de caisse, parce que c'est là que naissent les litiges du samedi.

Ce que ça change dans votre organisation

Trois décisions à prendre avant la saison, et à écrire.

D'abord, à quoi vous les acceptez. Le séjour, oui, évidemment. Mais l'épicerie, le snack, la location de vélos, le pressing, la caution du mobil-home : décidez pour chacun et affichez la liste. Votre conventionnement définit le périmètre de ce que vous pouvez encaisser en titres, vérifiez le avec l'ANCV plutôt que de trancher au cas par cas.

Ensuite, à quel moment. Un acompte réglé en Chèques-Vacances plusieurs mois avant l'arrivée, cela se gère, mais cela suppose que les titres arrivent par courrier ou soient présentés sur place, donc précisez le dans vos conditions.

Enfin, comment vous le tracez. Un séjour payé moitié en titres, moitié par carte doit apparaître ainsi sur la réservation, sinon la caisse ne tombe pas juste et personne ne sait plus qui a payé quoi. Avec CampSuite, la réservation garde le client et ses coordonnées, l'acompte, les messages, la facture et le détail de ce qui a été encaissé, y compris depuis un téléphone, et les rapports vous donnent les recettes par période pour rapprocher les remboursements ANCV de vos encaissements. Les paiements par carte, à la réception et en ligne, se font au même endroit. Voyez les fonctionnalités et la page des tarifs.

Dites le, sinon cela ne sert à rien

Un camping conventionné qui ne l'annonce pas a payé une démarche pour rien. Le public concerné cherche activement le mot, alors mettez le là où il regarde : sur la page des tarifs de votre site, dans la fiche de votre établissement, sur votre profil d'établissement Google, et dans la réponse type que la réception envoie aux demandes de devis.

Vérifiez aussi votre fiche dans l'annuaire des professionnels agréés : période d'ouverture, téléphone, lien vers votre site et non vers un site de réservation. C'est le même travail que pour n'importe quel annuaire, et il rapporte plus ici parce que la concurrence y est moindre.

À faire cet hiver

C'est une démarche administrative d'hiver qui ouvre un canal que peu de campings exploitent vraiment, et qui coûte moins qu'une commission de plateforme. Le seul vrai travail est de décider les règles à l'avance pour que la réception n'improvise pas en août. Pour garder les réservations, les acomptes et les encaissements au même endroit, regardez les solutions pour petits campings ou écrivez-nous.