La facture au campeur, juste du premier coup

Un campeur qui part le dimanche vous demande "une facture au nom de la société". Un autre voudrait que le séjour de sa belle-mère figure sur la même note. Et en janvier, le comptable appelle parce que quarante tickets du snack ne correspondent à rien. La facture au campeur passe pour la chose la plus simple du métier jusqu'au jour où un contrôle ou un client exigeant montre lesquelles étaient bien faites et lesquelles n'étaient qu'un papier avec un numéro. Voici ce qu'une note et une facture doivent contenir en France, pourquoi votre classement change le taux de TVA, et comment traiter la taxe de séjour pour ne rien refaire.

Note ou facture : ce qui est obligatoire, et quand

Pour une prestation de services rendue à un particulier, la remise d'une note est obligatoire dès que le prix dépasse 25 euros toutes taxes comprises. En dessous, elle reste facultative mais doit être délivrée si le client la demande. Autant dire qu'en camping, sauf pour une glace au snack, la note est due.

Elle doit comporter la date de rédaction, votre nom et votre adresse, celles du client sauf s'il s'y oppose, la date et le lieu d'exécution, le décompte détaillé en quantité et en prix de chaque prestation, et la somme totale à payer. Elle est établie en double exemplaire : l'original au client, le double chez vous.

La facture au sens fiscal, elle, est obligatoire dès que le client est un professionnel, quel que soit le montant. Et c'est le cas plus souvent qu'on ne croit : l'artisan qui loge trois semaines pendant un chantier, l'entreprise qui réserve pour un séminaire, l'association qui vient en groupe.

Ce que la facture doit contenir

Les mentions sont fixées par le code de commerce et le code général des impôts. Pour un terrain de camping :

• Numéro unique et séquentiel, par série, sans trou. Si vous tenez une série pour l'accueil et une pour le snack, chacune suit sa propre suite.
• Date d'émission, et la date de la prestation si elle diffère. En camping, elle diffère presque toujours.
• Identité complète des deux parties : dénomination, adresse, et pour vous le numéro SIREN, la forme juridique et, le cas échéant, le numéro de TVA intracommunautaire.
• Détail des prestations : emplacement ou locatif, nombre de nuits, nombre de personnes, options. "Séjour" tout seul ne décrit rien.
• Prix unitaire hors taxes, taux et montant de TVA, ventilés par taux s'il y en a plusieurs, puis total hors taxes et total toutes taxes comprises.
• Date de règlement et, pour un client professionnel, les conditions d'escompte, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Si un campeur réclame une facture après avoir reçu une note, vous pouvez l'établir, mais vous devez pouvoir montrer que le séjour n'a pas été encaissé deux fois. C'est précisément pour cela que la facture doit sortir de la réservation, et non d'un carnet à part.

Le classement change le taux de TVA

Voici le point qui surprend le plus, et qui justifie à lui seul de tenir son classement à jour. La location d'emplacement sur un terrain de camping classé relève du taux réduit. Sur un terrain non classé, la même prestation relève du taux normal. À prix affiché identique, vous ne gardez donc pas la même chose selon que votre arrêté de classement est à jour ou périmé.

Le reste de la carte ne suit pas automatiquement l'hébergement : le bar, la restauration, l'épicerie, la location de vélos, la laverie ont chacun leur régime. La méthode économique consiste à s'asseoir une fois avec votre comptable, dresser la liste de toutes vos prestations avec leur taux, et l'intégrer au modèle de facture. Ensuite, la personne à l'accueil choisit une prestation et ne décide plus d'un taux. Les erreurs de taux se corrigent par facture rectificative, et celles là prennent du temps.

La taxe de séjour n'est jamais votre chiffre d'affaires

Règle qui ne souffre aucune exception : cet argent n'est pas le vôtre. Vous le collectez pour la collectivité, vous le déclarez, vous le reversez, et entre temps il n'entre pas dans votre base de TVA.

Concrètement :

1. La taxe figure sur une ligne distincte, après le total du séjour, sous son nom.
2. Elle ne s'ajoute pas à la base de TVA de l'hébergement.
3. Le nombre de personnes et de nuits taxées doit être lisible, pour que le campeur comprenne et pour que les totaux se recoupent.
4. Les exonérations, à commencer par celle des mineurs, s'appliquent personne par personne et se voient sur la note.
5. Le total de vos factures sur une période doit correspondre à ce que vous déclarez. S'il ne correspond pas, le problème n'est pas dans la déclaration mais dans les factures.

Une note qui noie la taxe dans le prix de l'emplacement est celle qui génère le plus de discussions : le campeur en déplacement professionnel ne peut pas la justifier, et vous ne pouvez pas prouver ce que vous avez collecté.

Numérotation, conservation et logiciel

Trois points qui tombent rarement ensemble, mais qui tombent toujours pendant un contrôle :

• Numérotation continue par série, avec les factures rectificatives dans leur propre série et référencées à la facture d'origine.
• Conservation des factures émises et reçues pendant les durées prévues par le code de commerce et le livre des procédures fiscales, qui ne sont pas les mêmes. Notez la durée qui vous concerne plutôt que de la redemander chaque année.
• Le logiciel. Si vous enregistrez les règlements de clients particuliers dans un logiciel de caisse ou de gestion, il doit satisfaire aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage, et vous devez pouvoir présenter le justificatif de l'éditeur. Demandez ce document une fois et rangez le avec la comptabilité.

Anticipez aussi la facturation électronique entre entreprises, dont le calendrier a déjà été décalé plusieurs fois. Demandez à votre comptable la date qui s'applique à votre structure et à votre éditeur ce qu'il prévoit, plutôt que de le découvrir le trimestre précédent.

Que la facture sorte de la réservation

Presque tous les problèmes de facturation d'un camping viennent du même endroit : le séjour vit dans un planning, l'encaissement dans le terminal et la facture dans un autre logiciel. Trois endroits, trois vérités et un mois de janvier très long.

CampSuite émet factures et reçus depuis la réservation elle même, avec les campeurs, les nuits, l'acompte et les paiements déjà dedans, donc ce qui est facturé et ce qui est encaissé sont la même chose. Chaque réservation garde ses campeurs et leurs coordonnées au même endroit, sur votre téléphone, les réservations du site et celles prises au téléphone vont dans le même planning, et le rapport des recettes vous donne la période bouclée sans additionner des tickets. Si votre terrain mélange emplacements nus et locatifs, chaque type porte son tarif et sa prestation.

Votre liste avant la clôture

• Séries de facturation définies, continues, sans trou.
• Liste des prestations avec leur taux de TVA, établie avec le comptable et intégrée au modèle.
• Classement à jour, et taux appliqué en conséquence.
• Numéro SIREN et mentions professionnelles présents sur les factures aux entreprises.
• Taxe de séjour sur une ligne distincte, hors base de TVA, recoupée avec la déclaration.
• Exonérations visibles sur la note, personne par personne.
• Factures rectificatives dans leur série, référencées à l'originale.
• Durées de conservation notées, sauvegardes hors de l'ordinateur de l'accueil.
• Justificatif de conformité du logiciel demandé et rangé.
• Calendrier de la facturation électronique vérifié avec le comptable.

Avec cela, le campeur du dimanche repart avec sa facture correcte en deux minutes, et janvier cesse d'être le mois où l'on reconstitue le mois d'août. Pour voir comment CampSuite tient réservations, encaissements et factures au même endroit, regardez les tarifs ou écrivez-nous.