La fiche individuelle de police au camping, sans ralentir les arrivées

Un samedi de juillet, quatorze heures, la file démarre devant la réception. Une famille néerlandaise, deux couples allemands, un camping-car espagnol. Votre saisonnière tend à chacun un bloc de papier bleu, et vous vous demandez, pour la troisième saison de suite, si cette fiche individuelle de police est encore obligatoire, qui doit vraiment la remplir, et ce qu'il faut en faire ensuite. La réponse est oui, elle l'est, elle ne concerne que vos campeurs étrangers, et bien organisée elle prend vingt secondes par arrivée au lieu de cinq minutes. Voici ce que dit le texte et comment le tenir en pleine saison.

Qui doit remplir une fiche, et qui n'a rien à remplir

L'obligation figure dans le code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile, à l'article R611-42. Elle vise les étrangers qui séjournent dans un hôtel, un terrain de camping, un village de vacances ou tout autre établissement d'hébergement : ils remplissent et signent une fiche individuelle à leur arrivée. Le gestionnaire la conserve et la remet aux services de police sur demande.

Trois précisions qui règlent la plupart des questions de comptoir :

• Un campeur de nationalité française ne remplit pas de fiche. Ce n'est pas un registre de tous vos clients, c'est une formalité propre aux ressortissants étrangers.
• Les enfants de moins de quinze ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui les accompagne. Une famille de cinq avec trois enfants en bas âge, c'est deux fiches, pas cinq.
• La fiche est individuelle et signée. Un seul document pour quatre adultes voyageant ensemble ne remplit pas l'obligation.

Quant aux ressortissants de l'Union européenne, ils restent des étrangers au sens de ce texte. Les pratiques locales varient et certaines brigades sont plus attentives que d'autres : le plus simple est de demander une fois pour toutes à la gendarmerie ou au commissariat dont vous dépendez ce qu'ils attendent de votre terrain, et de noter la réponse avec le nom de votre interlocuteur.

Ce que la fiche contient

Le contenu est fixé par le texte et tient en quelques lignes. La fiche porte le nom et les prénoms, la date et le lieu de naissance, la nationalité, le domicile habituel du campeur, ainsi que les dates d'arrivée et de départ prévues. Elle est signée par l'intéressé.

Deux erreurs reviennent chaque saison. La première : photocopier le passeport et ranger la copie à la place de la fiche. La copie d'une pièce d'identité n'est pas la fiche, et la conserver sans nécessité vous crée une obligation de plus au regard du RGPD. La seconde : compléter la fiche à partir de la réservation sans faire signer. La signature fait partie de la formalité.

Combien de temps la conserver, et comment

Les fiches sont conservées six mois et remises, sur leur demande, aux services de police et aux unités de gendarmerie. Passé ce délai, elles n'ont plus de raison d'être : détruisez-les, et détruisez-les vraiment, c'est à dire au broyeur et non dans la poubelle du bureau.

Ce point de conservation est aussi un point RGPD. Ces fiches contiennent des données personnelles collectées pour une finalité précise et une durée précise. Concrètement, sur un terrain de camping :

• Rangez les fiches dans un meuble fermé à clé, pas dans une bannette sur le comptoir où le campeur suivant lit le nom du précédent.
• Notez sur chaque classeur le mois concerné, pour que la destruction à six mois se fasse sans trier.
• Limitez l'accès aux personnes qui en ont besoin, et dites à vos saisonniers pourquoi.
• Mentionnez cette collecte dans votre information sur les données personnelles, avec sa base légale et sa durée.

Ne confondez pas non plus les trois registres qui coexistent sur un camping. La fiche individuelle de police relève de la sécurité publique. Le registre du logeur sert à la taxe de séjour et à la commune. Vos données de réservation servent à vous. Trois finalités, trois durées, et des informations qui doivent concorder si quelqu'un vient les comparer.

La tenir sans allonger la file du samedi

L'obligation ne dit pas comment vous devez vous organiser, et c'est là que se joue la différence entre vingt secondes et cinq minutes. Ce qui marche :

1. Demandez les informations à la réservation, pas à l'arrivée. Nationalité, date et lieu de naissance, adresse : ce sont les mêmes champs, et un campeur les saisit tranquillement chez lui en février.
2. Préremplissez la fiche à partir de la réservation et ne laissez à la réception que la vérification et la signature.
3. Préparez la veille les fiches des arrivées du lendemain, classées par emplacement. Le samedi, on distribue, on vérifie, on signe.
4. Un seul point de collecte. Si la moitié des fiches est au bureau et l'autre dans le classeur de la barrière, la demande de la gendarmerie devient une chasse au trésor.
5. Un contrôle hebdomadaire : comparez les arrivées de la semaine et les fiches signées, et rattrapez les manquantes tant que le campeur est encore sur le terrain.

Ce que CampSuite fait, et ce qu'il ne fait pas

CampSuite garde chaque réservation avec ses campeurs et leurs coordonnées, son acompte et ses messages au même endroit, sur votre téléphone, de sorte que les informations demandées par la fiche sont déjà là quand la famille se présente au comptoir. Les réservations du site et celles prises au téléphone vont dans le même planning, et l'écran des arrivées du jour vous donne le samedi matin la liste de ceux que vous attendez, emplacement par emplacement. Les nuitées et les personnes sont au même endroit pour la taxe de séjour.

Ce que CampSuite ne fait pas : transmettre quoi que ce soit à la police ou à la gendarmerie. Il n'existe pas de télétransmission de ces fiches comme il en existe chez nos voisins ; la fiche est remplie, signée et conservée par vous, et remise sur demande. CampSuite tient les données dont la fiche a besoin, la formalité reste la vôtre. Que vous exploitiez des emplacements nus, des locatifs ou une aire de camping-car, le principe ne change pas.

Votre liste pour la prochaine ouverture

• Un stock de fiches conformes, avec tous les champs prévus par le texte.
• La règle connue de toute l'équipe : étrangers seulement, une fiche par adulte, moins de quinze ans sur la fiche d'un accompagnant.
• Les informations demandées dès la réservation, et la fiche préremplie.
• Un classeur par mois, fermé à clé, détruit à six mois.
• La collecte mentionnée dans votre information RGPD, avec sa durée.
• Le contact de votre brigade ou de votre commissariat noté, avec ce qu'ils attendent.
• Un contrôle hebdomadaire des fiches manquantes pendant la saison.

Bien tenue, cette formalité ne coûte rien et vous évite la seule situation vraiment désagréable : une demande officielle un mardi d'août, et un classeur incomplet. CampSuite arrive en France dans les prochaines semaines ; si vous voulez voir comment il tient vos arrivées et vos données de campeurs, laissez-nous vos coordonnées et nous vous prévenons dès que vous pourrez ouvrir votre compte.