Groupes et colonies, une aubaine en mai, un risque en août

En février, un courriel arrive : une association demande la mi mai pour trente enfants, quatre encadrants et trois nuits. Ce sont trois nuits pleines dans une semaine où il y a sinon six caravanes, et c'est en même temps la réservation où le plus de choses peuvent mal tourner. Les groupes et colonies au camping sont de l'argent réel en basse saison et souvent une erreur en haute. Voici les questions à régler avant de dire oui, et ce qui doit figurer dans le contrat.

Évaluez la demande avant de répondre

Avant d'accepter, clarifiez six points, de préférence sous forme de questions dans votre courriel de réponse :

• Qui est le cocontractant : l'association, l'établissement scolaire, la collectivité, le comité d'entreprise, ou une personne physique qui paie pour tout le monde.
• L'âge des participants et le nombre d'encadrants.
• Le mode d'arrivée : car, véhicules personnels, vélos. Un autocar a besoin d'une aire de manoeuvre et d'un stationnement qui ne bloque pas l'entrée.
• L'hébergement : tentes du groupe, locatifs, ou un mélange.
• Le programme : feu, barbecue, terrain de sport, usage d'une salle en cas de pluie.
• Les repas : autonomie avec leur propre cuisine, votre restauration, ou un traiteur extérieur.

Les réponses déterminent le prix, la zone à attribuer et le fait d'accepter ou non. Un groupe d'adolescents à côté de la rangée des résidents à l'année est un conflit annoncé, même si tout le monde y met du sien.

Le contrat se signe avec l'organisateur

C'est la phrase la plus importante de cet article. Pour une classe, votre cocontractant est l'établissement ou sa collectivité de rattachement ; pour une colonie, c'est l'association organisatrice. Pas les parents, pas l'animateur à titre personnel. Cela détermine à qui part la facture, qui répond des dégâts et avec qui vous parlez si quelque chose ne va pas.

Outre les dates, l'effectif et le prix, le contrat doit contenir :

• L'acompte et sa date d'exigibilité, puis le solde et s'il se règle avant ou à l'arrivée.
• Un barème d'annulation graduée selon le préavis, et une règle pour le groupe qui passe de trente à vingt deux. Fixez un effectif minimum facturé.
• Le dépôt de garantie, son montant, le moment du versement et les conditions de restitution.
• L'encadrement : les encadrants sont fournis par l'organisateur, qui répond de la surveillance de ses participants, pas le camping. Inscrivez qu'au moins une personne majeure nommément désignée est joignable vingt quatre heures sur vingt quatre, avec son numéro de portable.
• Le règlement intérieur comme pièce contractuelle, expressément, et l'heure du silence.
• Une clause d'interruption en cas de trouble grave et répété, pour ne pas improviser le troisième soir.

Envoyez le contrat tôt et faites le retourner signé. Une école ou une collectivité met des semaines, pas des jours, parce que plusieurs personnes doivent valider.

L'accueil de mineurs reste la responsabilité de l'organisateur

Un séjour collectif de mineurs relève d'un cadre réglementaire propre : c'est l'organisateur qui déclare son accueil auprès des services de l'État, qui est responsable des taux et des qualifications d'encadrement, du projet pédagogique et du suivi sanitaire des enfants. Vous êtes l'hébergeur, pas l'organisateur, et il est sain que le contrat le dise noir sur blanc.

Cela ne vous dispense pas de deux choses. D'abord, demandez à l'organisateur une attestation d'assurance en responsabilité civile couvrant le séjour, et conservez la. Ensuite, vérifiez auprès de votre propre assureur que l'accueil de groupes de mineurs entre bien dans votre contrat, avant la première colonie et pas après.

Pensez aussi aux formalités habituelles. Pour un groupe étranger, la fiche individuelle de police s'applique comme pour tout campeur : demandez à l'accompagnateur de vous transmettre la liste complète des participants avec les informations nécessaires quelques semaines avant, plutôt que de remplir trente fiches sur le parking pendant que le car attend.

Taxe de séjour : les mineurs en sont exonérés

Un point utile et souvent oublié dans les devis de groupes : les personnes mineures sont exonérées de la taxe de séjour. Sur trente enfants, cela change le total, et l'oublier dans un devis puis le corriger ensuite donne une très mauvaise impression à un organisateur qui compare trois campings.

Attention toutefois : les encadrants majeurs, eux, sont assujettis. Et les tarifs comme les éventuelles autres exonérations relèvent de la délibération de votre commune ou de votre intercommunalité, donc relisez la avant d'écrire le devis. Faites apparaître la taxe en ligne distincte sur la facture, avec le nombre de nuitées assujetties, pour que le trésorier de l'association voie exactement ce qui part à la collectivité.

Sur place : zone, référent, états des lieux

Attribuez au groupe une zone continue, si possible en périphérie et à distance des résidents et des familles avec de jeunes enfants. À l'arrivée, faites le tour avec les encadrants, pas avec tout le groupe : sanitaires, tri des déchets, extincteurs, point de rassemblement, emplacement autorisé pour les barbecues. Remettez les clés contre signature.

Faites un état des lieux à l'arrivée et au départ, les deux avec des photos. Cinq minutes de tour avec un téléphone suppriment la discussion sur le dépôt de garantie. Et désignez chez vous une personne référente pour ce groupe, afin que les encadrants ne s'adressent pas chaque fois à quelqu'un d'autre.

Notez les incidents directement sur la réservation, avec l'heure et le nom. Avec CampSuite, la réservation garde le client et ses coordonnées, l'acompte, les messages et la facture au même endroit, y compris depuis un téléphone, et les arrivées du jour s'affichent sur un seul écran, groupe compris. Voyez les fonctionnalités et la page des tarifs.

Liste pour la prochaine demande de groupe

• Cocontractant identifié, avec l'adresse de facturation.
• Âge, effectif et nombre d'encadrants confirmés par écrit.
• Arrivée en car vérifiée : accès, aire de manoeuvre, stationnement.
• Période placée hors haute saison quand c'est possible.
• Zone attribuée en périphérie, à distance des résidents.
• Acompte, solde et barème d'annulation dans le contrat.
• Effectif minimum facturé fixé.
• Dépôt de garantie convenu, avec ses conditions de restitution.
• Encadrement à la charge de l'organisateur, une personne désignée et joignable.
• Attestation d'assurance de l'organisateur demandée et conservée.
• Votre propre contrat d'assurance vérifié pour l'accueil de mineurs.
• Règlement intérieur annexé au contrat, heure du silence précisée.
• Clause d'interruption en cas de trouble grave et répété.
• Liste des participants demandée plusieurs semaines avant pour les fiches de police.
• Exonération de taxe de séjour des mineurs appliquée dès le devis.
• États des lieux d'entrée et de sortie avec photos, clés contre signature.
• Un référent du camping désigné nommément.

Un groupe bien préparé remplit une semaine de mai qui serait restée vide, et il revient l'année suivante, parce que les organisateurs restent là où le séjour s'est bien passé. Un groupe mal préparé vous coûte trois résidents. La différence tient entièrement aux deux heures que vous mettez dans le contrat. Pour garder les réservations, les groupes et les arrivées au même endroit, regardez les solutions pour petits campings ou écrivez-nous.